刘玉霞

摘 要：事业单位的档案既多且杂，档案管理者既要具备系统的档案管理知识和优秀的业务能力，又要具备踏实认真的工作态度和持之以恒的决心。想要出色地完成这一工作，事业单位的档案管理者仍需长期不懈的努力和探索。本文主要总结现阶段我国事业单位档案管理的现状，针对档案管理工作中涌现的诸多问题提出有效的应对措施，力求在最大程度上优化事业单位的档案管理水平。

关键词：事业单位；档案；档案管理

随着现阶段我国社会经济发展日行千里、人民物质生活水平逐年稳步地提升，社会公众对事业单位信息采集与信息资源整合的要求也与日俱增。事业单位想要保证办公效率，达到良性运行的目的，首先要重视各类文书档案的管理工作。然而，事业单位的档案种类较多较杂，档案管理工作的事业性与专业性并重，想要改进档案管理工作机制并不是一朝一夕的事。在这种背景下，如何提高档案管理的效率，形成科学规范的档案管理体系，全面提高事业单位档案管理工作的质量与水平，是当前我国事业单位亟待解决的问题。

1 当前我国事业单位档案管理工作的现状

1.1 事业单位上下对档案管理工作的重视程度不够

事业单位的档案往往存储了大量的信息，是确保各项工作得以顺利进行的重要保障。只有档案管理人员对自己的工作赋予足够的重视，将档案信息分类整理工作做到极致，才能达到提高办公效率的目的。

然而，当前我国的事业单位普遍未将档案管理工作提到重要的位置上来。大部分档案管理人员对自己工作的重要性并无自觉，将档案管理视作毫无技术含量的“抄抄写写”[1]，这种落后的理念和敷衍的态度不仅大大降低了档案管理工作的质量和效率，更严重妨碍了事业单位的长期稳定运行。更有甚者，部分事业单位的领导并未清醒地认识到档案管理部门在事业单位中的关键地位，也就不会将精力投入到优化档案管理水平、提高档案管理人员的专业性上来。上行而下效，档案管理人员敷衍了事，致使文书归档管理混乱，办公效率低下。

1.2 档案管理人员的专业素质不强

档案管理工作是一项系统性、周密性兼备的大工程，这不仅要求档案管理人员备深厚的专业知识、优秀的业务执行能力，又要有高度的责任心与持之以恒的工作态度。

然而，现阶段我国大部分事业单位的档案管理队伍水平较差，从结构上看，经验丰富的老员工较少、业务能力不熟的年轻员工较多；专职的档案管理人员较少、兼职的工作人员较多；从业务素质上看，理论知识扎实的工作人员较少、专业素质不强的工作人员较多。此外，事业单位在档案管理上仍以手写为主，这种落后的办公模式常导致管理人员工作效率不高、信息录入不准不全，既丧失了档案管理部门的职能，又造成事业单位被高度信息化的时代所抛下[2]。

1.3 事业单位的档案管理设备老旧落后

现代计算机与网络技术的快速发展给诸多行业领域带来了深远影响，在企事业单位的档案管理方面，电子文档的广泛应用打破了传统的文书档案管理模式，以电子计算机为基础的自动化办公设备已逐步显出其强大的优势[3]。然而，当前我国部分事业单位的档案管理设施较为陈旧，既无法满足归档、调档、信息检索、信息加密等档案管理上的客观需求，大幅度地降低了档案管理工作的质量和效率，更造成工作人员的重复劳动，降低了档案管理人员的工作积极性。

2 优化事业单位档案管理水平的有效措施

2.1 建立科学完善的事业单位档案管理制度

科学完备的档案管理制度是保障档案管理工作顺利完成的先决条件。事业单位的领导应以《档案法》为理论基础，制定一套科学完备、符合事业单位实际运行情况的档案管理制度，通过具体的规章制度约束档案管理人员的行为，规范档案管理人员的工作[4]。事业单位的领导应当构建完整的档案管理机制，将每一个档案管理人员纳入到统一管理中，对档案管理部门的工作情况有一个整体上的把握，既方便领导以宏观调控的手段指导各管理人员的工作方向，也有利于领导及时发现档案管理工作中的疏漏与失误，督促工作人员改正错误。此外，事业单位的领导应当建立一套严格的责任追究制度，确保一旦档案管理工作出现重大失误，能够在第一时间将责任落实到具体的部门主管和工作人员，达到层层传导压力、严格追究责任的目的。

2.2 为档案管理工作提供良好的办公环境

当前我国科学技术的发展日新月异，互联网与信息技术在各领域、各行业得到了越来越广泛的应用。我国的事业单位需要顺应当下办公自动化的趋势，积极学习档案管理方面的新技术，全面提升档案管理工作的技术含量与技术水平。

事业单位的档案普遍较为冗杂，传统的纸质档案往往造成管理人员任务量大、工作效率不高，也不便各部门检索查阅具体的信息。与传统的纸质文档管理相比，计算机能够提供强大的信息处理与存储功能，这意味着自动化办公设备将省去传统文书档案归档的繁冗程序，在最大程度上提升文书档案的收集整理速度。在档案分类与归档上，计算机信息检索功能的优势得到了最大限度的发挥，可将文书档案按项目、科室等条目迅速分类与过滤，以便档案管理者检索文档内容，进而将档案管理者的人工劳动量降至最低，大幅度提升了事业单位在档案管理上的工作效率。因此，事业单位的领导应当加大档案管理设备上的资金投入，引进自动化的办公设备，为档案管理人员创造良好的办公环境。

2.3 加强对档案管理人员的培训力度

事业单位的领导应当重视对档案管理人员的培养，在最大程度上提升档案管理人员的业务能力。首先，领导应不断强化档案管理人员对自己工作的认识程度与重视程度，确保档案管理人员熟悉档案管理的各个环节。此外，领导应当普及档案管理工作的基本知识，在各个部门宣传档案管理工作的关键地位和重要作用，为优化档案管理水平打下扎实的群众基础[5]。最后，事业单位的领导应当加强对档案管理人员专业知识、计算机技能与职业道德三方面的教育力度。当前我国办公自动化的大环境不仅要求档案管理人员掌握文档处理方面的基础知识，还需熟练操作计算机等电子设备，灵活运用办公自动化系统来实现信息数据的编辑、储存、分类、检索、传输、共享等环节。此外，事业单位应当定期组织培训与讲座，多角度、多层次地提高档案管理者的业务素养和管理水平。

3 结束语

现代计算机信息技术的发展标志着档案管理上的变革已经到来。在此背景下，档案管理部门作为事业单位中不可取代的一部分，更应当积极探索自动化办公设备与系统的强大功能，敢于尝试，勇于创新，利用先进的信息技术与完善的管理制度不断加强和提高办公自动化环境下的档案管理工作。改善事业单位档案管理工作上的弊端，需要事业单位上下积极参与到制度改革与专业素质培训的实际工作总来。领导要将档案管理工作摆在事业单位良性发展的重要位置，为优化档案管理工作创造良好的制度基础与物质基础，而档案管理人员应当不断提升自身的业务能力，加强自身的专业知识储备。只有全体人员团结一致、共同努力，才能确保事业单位的档案管理水平得到本质性的提升。

参考文献

[1] 程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报，2011，（20）：198-198.

[2] 程巧玲.事业单位档案管理信息化建设问题[J].档案管理，2011，（4）：86.

[3] 穆欣.事业单位办公室档案日常管理与应用[J].价值工程，2010，29（7）：66-67.

[4] 杨虹.对事业单位档案管理的创新思路的探讨[J].科技资讯，2010，（34）：125，127.

[5] 杨虹.论事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].科技创新导报，2011，（4）：202，204.