吕辉

摘 要：高职院校教学档案是进行教学研究、教学改革、教学经验交流、课程建设的重要平台。加强教学档案管理需要加强教学档案普法教育力度，强化档案管理意识；建立健全教学档案管理工作规章制度，促进教学档案管理规范化建设；健全教学档案的收集、归档制度；加快教学档案管理的系统化、现代化建设；建立教学档案评价指标，强化教学档案的监督职能；加强教学档案管理队伍建设，提高档案工作人员素质；加强教学档案信息资源的开发利用。

关键词：高职院校；教学档案

高职院校在教学活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料，均属于高职院校教学档案。它不但是学校全部教学活动的真实记录，也是进行教学研究、教学改革、教学经验交流、课程建设的重要平台。提高教学档案的管理水平和利用价值有利于提高教学质量、改进教学方法和进行教学研究服务，对于学校的重大决策和教学科研管理工作具有重要的指导作用。但由于各种各样的原因在当前的高职院校教学档案管理中存在着各种问题以至教学档案不仅没能发挥它应有的作用甚至阻碍了教学工作的顺利开展。本文试图从以下几个方面来分析目前教学档案管理中存在的问题及改进方法。

1 档案管理人员的专业化素质问题

目前，许多高职院校缺乏档案专业科班出身的、受过全面的档案管理专业培训的档案管理人员，现有教学档案管理队伍中，相当一部分都是由其他岗位人员改行来搞档案管理工作的，或者是由其他岗位的人员临时兼管的。档案管理从业人员大多没有受过正规的专业知识、专业技能的培训，档案管理专业毕业的专业技术人员更是凤毛麟角。档案管理队伍普遍存在着专业素质不高，专业技能和业务知识水平较差的状况，由于他们对教学档案管理重要性认识不深，对先进的教学档案管理知识掌握不够，对利用计算机、网络技术等现代管理手段来进行档案管理的能力较差，导致在工作中只能被动应付，缺乏创新思维，严重影响教学档案管理的质量和水平。对于这些问题我认为应该从以下几个方面加以改善：

首先， 要提高教学档案管理人员的思想素质。这里所说的思想素质不只是指政治立场更重要的在于对本职工作的严肃认真。要把教学档案严肃对待不得随意主观改动一些重要数据， 如学生成绩等。作为教学档案管理人员一定要有强烈的责任感和敬业精神， 特别是在为院系领导提供教学管理决策，帮助领导制定教学管理措施，制定每学年度的教学计划等方面没有过硬的思想素质甚至会给整个学校的发展带来灾难性后果。

其次， 更要提高教学档案管理人员的业务能力。虽然教学档案管理人员大都是半路出家， 专业素质不强。这就要求相关部门做好他们的再教育工作， 比如可以通过进修、脱产上研究生班， 也可以通过自学来不断提高自身的业务素质。随着高职院校的发展不断加快， 学生人数不断增加， 教学档案的管理、收集、编研也日趋复杂这就对管理人员的专业素质提出了更高的要求。所以从事教学档案管理工作的人员一定不能懈怠务必不断学习提高自己的专业素质。

2 高职院校教学档案管理的规范化

学校应该出台相应的教学档案收集、归档制度，使档案的收集、归档工作做到按章办事，按规操作，保证教学档案的完整。具体做好以下几个方面的工作：（1）严格执行教学文件、材料的收發登记制度；（2）加强对零散文件、材料的收集（3）平时文件、材料的收集工作要落实到人，教学档案的收集只靠少数专职人员完成是不行的，必须建立专兼人员相结合的档案管理队伍。教学档案材料的收集范围归纳起来主要包括以下几个方面内容：一是教学计划档案管理方面，应归档的材料包括教学计划、教学大纲、自编教材（讲义）、多媒体课件、教学执行计划、授课计划、课程表等；二是教学过程管理的档案管理方面，应包括新开课程审批表、教学督导人员听课记录卡、教师批改作业情况登记表、考试试题、评分标准及试卷分析报告、课程成绩登记表、毕业实习相关资料、实验实践教学文件、学生毕业论文等内容；三是学籍档案管理方面，包括学生入学学籍登记卡、学生学籍变动登记卡、学生奖惩情况记录、学生成绩总表等内容；四是教师工作量管理及业务考核方面，包括教师授课情况登记表、教学质量情况信息反馈表、教师业务进修情况登记表、教学科研成果登记表等内容；五是教学工作年度总结和工作计划等内容。

3 教学档案形成过程的客观化。

以学籍档案为例，首先要加强对教师和档案管理人员的管理，教师对学生的考核，一定要做到公平、公正，严格按考试大纲要求出题，适当考核学生平时成绩，严格考试纪律，公正试卷，成绩一旦上报，非正当理由，任何人无权更改。档案管理人员要及时催收学生成绩，对学生成绩及时分类、登录、归档。对每个班，每个同学的成绩进行统计、分析，将统计结果及依据有关规定应受学籍处理的学生的详细资料上报有关部门和领导处理。学籍管理员要坚持原则，严格按规定办事，学籍管理文件材料要真实、准确，切忌因自己工作上的不周或外界干扰影响教学档案的质量，甚至造成不良后果和恶劣影响。

4 加强高职院校教学档案的利用化

有效开发利用教学档案，是教学档案工作的落脚点，也是高职院校档案人员和档案部门的职责。将教学档案作为资源，围绕学校各项工作，及时地有效地开发利用，并为之服务，将会使高职院校教学档案大放异彩，会使高职院校工作充满朝气。以学籍档案为例，档案管理人员定期对各届各班及每个同学的学籍档案资料进行统计、分析，并将统计结果上报相关领导和部门，学院领导根据这些数据分析出各届各班的毕业率、优良率、及格率、不及格率、淘汰率，对各系教学工作学生管理工作进行评估，可以此调动各个系办学的积极性。根据这些数据，结合产生这些数据的其他教学档案材料和背景资料（如生源状况、师资水平、教学大纲、教学计划、试题等），还可分析出教学工作和学生管理工作中存在的问题，为制定教学管理措施，改进教学方法，提高教学质量，加强学生思想政治工作提供信息支持。学院学生就业管理部门可以利用学籍档案资料向用人单位推荐毕业生，为用人单位选择人才提供信息咨询。

在高职院校档案管理工作中如果能够提高档案管理人员的专业化素质问题，将高职院校教学档案管理做到规范化，保证教学档案形成的客观化，最后加强高职院校教学档案的利用化，那么高职院校教学档案管理工作一定会进入高效的现代化。

参考文献

[1]刘艳娟.浅谈高职院校教学档案管理工作[J].科技情报开发与科技，2011（20）：114-115.

[2]林纪华.高等学校教学档案管理工作思考[J].内蒙古民族大学学报，2011（1）：155-156.