任遵伟 王兰 盖宇

摘 要：核电厂工程建设期间的实物档案是以实物为载体将信息、文字、图表等内容进行记录与保存。为了便于档案的利用与管理，信息的记录要全面细致，且不同实物的记录要独立进行，坚持一物一表。核电厂工程建设竣工档案中的部分内容就属于实物档案，本文将对实物档案在实际生产生活中的价值与作用进行分析，探究现阶段存在的一些问题，找到科学合理的方法管理实物档案。

关键词：实物档案；价值作用；归档管理

以核电厂工程建设为例，建设周期长文件数量大，实物档案的种类繁多且较为复杂。每一项子工程在竣工后，都需要对工程信息记录。奖章、模型等都包含其中，它们与纸质档案共同形成完整的竣工档案。工程竣工档案能够为项目后期的核电厂运行与管理提供重要的参考依据。因此需重视实物档案的价值，对其进行科学的归档管理。

1 实物档案的价值作用

实物档案具有随机性、多样性以及复杂性等特点。纸张档案与电子档案的建立可能有一定的规律性与周期性，例如：人事档案是个人身份的证明，记录人的成长过程与经历。但实物档案则是随机建立，竣工档案的建立就是以工程建设中涉猎到的实物为依据，不受时间、空间等其它规律性的制约。

实物档案最大的作用是可以作为凭证与依据。实物档案所记录的是物质成果或者精神活动的内容与状态，它能够将某一阶段的社会变化发展特征表现出来，具有较高的利用价值。例如，甲骨文就是实物档案的一种，它记录了当时历史的发展特征与一些主要事件，后人可以利用甲骨文对古代社会进行研究；而奖状与证书这种实物档案则可证明一个人在某方面取得的成就；再以竣工档案为例，它记录了工程的整体形象、证书奖状、执照证件、公章私章、领导视察时留下的题词报告等，这些资料涵盖了项目建设中的多方面内容，一旦项目被质疑存在质量等方面的问题，实物档案就可以作为相应的凭证，项目后期的运行、管理、改建等也要以此为依据。随着社会的发展，竣工档案在工程建设活动中的作用越来越突出，实物档案的价值与作用不言而喻。

2 实物档案管理的现状

2.1 管理意识薄弱

很多企业或者组织虽然有较多的实物，但未将其进行管理与分类。一些部门没有意识到实物档案的重要性，仅对纸质档案或电子档案进行分类与保管。竣工档案中更多的记录着工程项目建设的参数等文本内容，而相关的审批手续、证书等并没有被纳入到档案中。这些问题产生的原因，归根结底是管理人员的意识较为薄弱。

2.2 管理组织混乱

实物档案的规范收集与保管需依赖于管理与组织的协调清晰，但是，在实际工作中管理组织工作经常呈现出较为混乱的局面，致使管理工作难以达到标准与要求。当前实物档案的收集有三种途径，其一是各个部门主动上交归档；其二是档案管理部门依据企业网站上发布的信息或者表彰文件进行跟踪调查；其三是档案管理部门与其他部门进行协调沟通，如果发现有价值的实物档案，则主动进行收集。但是，有些实物档案，如奖状、证书等，常常被当做个人或者某一部门的荣誉，因此没有被上交或者相关人员不愿主动上交，因此实物档案的收集是不完整的，管理上较为混乱。

2.3 管理难度较大

实物档案以实物为载体记载信息，而实物具有多样性的特点，其形状、大小等方面存在着较大的差异，因此管理上难度较大。竣工档案中证书奖状、执照证件等管理起来相对简便，但是，公章与私章等实物体积小、形状差异大，难以保管。另外，纸质物品、金石制品等实物的材质不同，对保管环境的要求也不一致。

2.4 管理不够细致

实物档案的价值与作用在于可作为凭证与依据，因此实物档案应当具有真实性与直观性这两种特点。有关人员在查看实物档案时，可以清晰的看到工作轨迹与工作成绩。但是，当前的一些实物档案并没有体现出这些特点，档案在管理时可能会出现信息缺损、表意不清等状况，极大的削弱了实物档案的价值与功能。

3 实物档案的归档管理

3.1 提高档案管理意识

应当提高各个部门规范档案管理的意识，加强对档案归档工作的宣传。在整个企业或者组织内部开办相关的讲座或者是展览活动，让员工或工作人员意识到实物档案在工作中的重要价值与作用，可以推举一些相关的实例加以说明，例如，在工程项目质检时，以实物档案资源为依据，可以证明项目建设的合理性与规范性，避免纠纷等问题的产生。

3.2 加强档案收集工作

档案管理人员应当认识到实物档案的价值，将实物档案的收集范围扩大化，档案管理人员应当深入到各个部门，加强与部门间的沟通与交流，形成良好的合作与互动关系。例如，一些较大的工程公司需要将分公司的实物档案交给总公司，如果总公司与分公司的沟通与交流不及时，很容易导致档案资料的缺失或者交接延时。

3.3 规范档案归档程序

档案管理要遵循一定的程序，保证档案管理的规范性。首先要对收集到的实物进行鉴定，确认档案符合归档的标准，有归档价值。以工程项目为例，工程建设的项目的整体形象、审批执照、证书、公章与私章等都算作实物档案的内容，归于竣工档案中。根据实物在实际经验生产中的价值与作用，确定实物档案的保管期限，一般来说保管期限为永久。

其次，归档要规范，为了防止档案收集时发生混乱，可以将各个部门的实物资源放于各部门保管，到年底时再上交档案管理部门统一保管，如果实物的价值较高，可提前上交予以保管。归档时要做好登记工作，部门交接时要填写好相关的手续，保证交接工作的规范性。档案登记表的内容应当包括实物的名称、实物种类上交机构、上交时间等，各负责人确认信息无误后签字，如有必要需加盖公章。

然后，要對档案进行分类。通常情况下，可以将实物按照类别分类，并按时间排序，例如纸质类材料、金属类材料等。然后对档案进行编号，归档章号应包含实物档案的基本信息，包括全宗号、年份、代号、件数、类别等。由于实物档案的材料不同，对保管要求不同，因此在保存与管理时也要分类，例如证书、执照等纸制品可放置于档案盒，而公章、奖杯等可放于陈列柜底层位置，防止因摔打而造成的损坏。

最后，要将实物档案的目录打印保存，对实物档案进行管理。实物档案要用专用的陈列柜或档案柜进行保管，如果实物价值较高，则应当采取一定的保护措施。如果需移交档案，一定要按要求办理相关手续。档案柜要保持清洁，避免档案受到侵蚀，做好相关的保护工作。

另外，管理人员应当定期对档案进行检查，确保档案保存的合理性与规范性。如果发现档案出现损坏要及时上报进行补救，避免损失扩大化。

3.4 实现数字化的管理

随着社会的发展，各行各业对档案管理的要求不断提高，数字化是实物档案管理的必然趋势。纸质的实物档案可以扫描到计算机中，金石材质的实物可以利用拍照等方法将其留存。计算机中还应当完整记录实物档案的基本信息资料，便于查询。以工程项目的竣工档案为例，一些基本的项目建设资料可以通过电脑向总公司以及相关部门传送，节省了人力与物力。

4 结语

核电厂建设工程作为国家重大建设项目，项目完工后需通过国家发展和改革委员会组织领导的竣工验收工作，核电厂建设工程的实物档案最大价值在于能够为事物或者项目建设提供依据与凭证，因此应当对实物档案进行规范的管理，保证归档工作的有序性与合理性。首先应当加强对实物档案归档工作的重视程度，展开宣传，进行档案收集时要深入细致，归档时要严谨规范，并尽可能的实现数字化管理，因此做好核电厂建设工程实物档案的竣工验收工作是满足核电厂安全运行，为国家为社会为企业应尽的职责和义务。

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