伦英君

摘 要：近年来我国社会经济发展很快，不断推动着城镇化的进程，人员流动也日益频繁。构建计划生育信息管理系统，对人口信息实行动态管理，是应对社会新变化、满足人民新需求的重要手段。完善的计划生育信息管理系统，能够创新计划生育管理工作，提高计划生育服务质量与水平，全面准确掌握人口发展变化的规律特点，实现人口计生事业全面发展。基于此本文试阐述计划生育档案信息化存在的问题，并提出了可行的改善对策。

关键词：计划生育；档案管理；信息化

因为我国人口基数庞大，增长幅度较大，只有严格贯彻落实计划生育的基本国策，才能实现我國的长治久安，维持社会的和谐稳定。但在时代发展的过程中，我国人口特点也处于不断变化的过程，面对着新的变化，以往计划生育档案管理方式已经无法满足新形势的要求，所以，计划生育档案管理方式的改革势在必行。随着信息化技术在计划生育档案管理中的广泛应用，也取得了一定的效果，实现了计划生育档案管理工作水平与效率的提升。

1 计划生育档案信息化存在的问题

1.1 认识不到位，重视程度低

信息时代让我们面临着新的课题，怎样发挥计算机技术优势，构建高效合理的档案信息系统，为人口计生事业的发展提供更好的服务。然而，很多计生部门负责人未能站在全局的角度，对新形势下档案管理工作认识不充分，单方面认为做好档案信息化管理作用不大，没有在思想上引起重视，缺乏较强的档案意识，在建设档案信息化过程中出现了应付心理。此外很多单位受到编制、人员等因素影响，缺少专职的档案管理人员，而就算安排专门档案人员也通常是身兼数职，很少静下心来抓好档案工作。这样导致档案管理工作面临着“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬局面，导致计生档案管理工作成效不高。

1.2 管理方式落实，工作效率不高

因为很多计生部门受到计算机管理应用水平的限制，导致难以实现人口计生信息的共享，不利于进行查阅。目前人口计生部门在提供与利用档案方面，主要为实体档案，基本依赖于人工进行归档[1]。虽然实体档案有着较广的利用范围，适应性也很强，能够发挥出原始凭证的作用，但实体档案利用效率不高，工作量巨大，很难适应计划生育档案信息化建设的要求。

1.3 人员配备不足，整体素质偏低

从现阶段人口计生部门档案管理人员素质来看，学历层次低、理论知识缺乏、专业素质不高等情况普遍存在着，无法满足新时期计划生育信息化条件下的档案工作发展要求。很多计生部门档案管理人员缺少丰富的信息化管理经验，管理观念薄弱。在培养人口计生部门人才的过程中，重视提高专业技术人员素质和实践能力，但却忽视了提高档案管理人员的专业素质，导致很多档案管理人员管理水平仍十分落后，思想观念和管理水平无法跟上时代发展的步伐，创新力与活力都不强。

1.4 资金匮乏，缺少有效技术指导

实现计划生育档案的信息化管理，必须将大量的资金投入到硬件设备投入中，但是人口计生部门经费通常由财政进行拨款，经费来源中并没有关于档案建设方面的资金。就算调用有限的办公经费，很多时候也只是杯水车薪，无法适应计生档案信息化工作需求。此外，在档案信息化建设过程中，面临着很多新的问题与情况，很多都涉及较强的专业内容，对于这些专业内容应用怎样入手操作，相关的业务指导并未跟上，从而不利于人口计生部门档案信息化工作效率与水平的提升。

2 计划生育档案信息化改善对策

2.1 档案人员要重新做好角色定位

以往的计生档案基本由人工进行管理，档案人员通常兼任着档案保管员的任务，负责对档案进行管理、保护。然而在现阶段计生档案信息化背景下，档案人员需要尽快重新做好角色定位，认真学习先进的信息化档案管理知识，提高自身综合素质，更快适应工作环境。只有做好以上几点，才能将更优质的计生档案信息及知识服务提供给社会。

2.2 努力争取领导重视与支持

只有领导提高重视、加大支持力度，才能为档案信息化建设提供更好的发展条件。对人口计生部门来说，要在人口计生工作的整体规划中纳入信息化建设，实行办公自动化、信息化、区域网总体方案的过程中，也要将档案信息化融入其中。必须将档案信息化建设具体分类、信息安全、公用信息资源管理、存档阅档等标准规范进行明确，不断细化责任，保证相关标准规范能够得到贯彻落实。此外，还要加大专项资金的投入力度，保证档案信息化建设需要的场地、人员、装备等落到实处。

2.3 统筹规划，突出重点，整体推进

计划生育档案信息化建设是一项系统工程，需要统筹规划，坚持科学布局，只有这样才能避免出现重复建设的情况。第一，按照《全国档案信息化建设实施纲要》中强调的数字化建设意见，加强档案室与档案使用部门的合作力度，保证最大限度优化档案信息资源配置[2]；第二，抓好档案管理业务基础建设，确保档案的收集完整、整理有序、鉴别准确、安全保密，加快档案数据库的建设；第三，充分发挥全国人口信息网络的优势，抓好文书档案、计生档案的入档工作，这样有利于实现计划生育档案信息的共享，加快档案开放与利用，满足不同使用者的实际需求。

2.4 构建网络化管理体系，实施档案分级管理

在全省人口信息数据库统一使用的前提下，加快计算机网络建设速度，采用技术先进、功能齐全、安全可靠的计划生育档案信息服务网络。为让档案信息更加保密和安全，要严格界定各种信息资料的密级，根据用户、数据、信息授予不同的单位、部门及使用者，有针对性的授予使用权限。此外，在授予权限后，使用者具备查看权，能够获取相关信息，人口计生系统内部与上级主管部门的档案信息资源共享得以实现，这样不仅方便了使用者，还提高了计划生育档案利用效率，最终实现了计划生育档案的信息化管理。

3 结语

总之，计划生育档案的信息化管理，能够满足时代发展的要求，并能提高档案管理工作水平与效率，减少档案管理工作成本，在计划生育档案管理工作中发挥着重要作用。所以，作为计划生育工作者，要通过加强学习掌握更多先进的信息化技术，保证计划生育档案管理各项工作顺利开展，有效提升计划生育档案管理水平。

参考文献

[1]臧芬芬.推进人口与计划生育档案管理信息化的思考[J].现代经济信息，2015，06：28.

[2]温晓岩.基层计划生育档案现代化管理[J].中外企业家，2014，17：194-195.