王兰 盖宇 任遵伟

摘 要：在经济高速发展的当今社会，正处于信息化的时代，无论是在生活还是工作的领域都广泛的应用着科学技术，同时，由于科学技术的使用也为社会的发展带来的诸多的生机与活力。伴随着网络技术的普及以及广泛的使用，改变了传统形式的办公模式，增添了新鲜的元素，提高了工作的效率。在公文的起草以及审核和签发的每个环节工作中，都能够通过网络来实现，真正的体现现代化科技所带来的优越成果。档案管理系统是办公自动化的应用重要的构成部分，对于档案管理具有重要的影响意义，特别是对于文书档案的归档工作，具有深入的研究与探讨的重要意义。

关键词：办公自动化；文书档案管理；措施

在办公自动化的情况下，文书档案的归档管理工作可以分为电子文件的归档以及纸质文件的归档。因此文书档案的管理工作也一定贯穿于文件，从产生到整理再到规定的各个环节。在一定的程度上讲，办公自动化对于文书档案的管理工作提出了更高的要求。在办公自动化的实际操作中，档案的管理系统是一项重要的构成部分，同时它对于档案管理体制具有深远的影响，特别是对文书档案的归档工作，具有较多的问题，需要进行深入的研究。

1 建立科学的档案管理系统

应用计算机的方式管理档案系统，在对文件进行传递以及编号时其过程具有较明显的优势，但是，目前在管理档案的工作中，并不是所有的档案工作都适合应用计算机的方式进行管理。尤其像文件的鉴定、分类或者组卷的一类工作，较注重人的经验判断，并没有固定的形式，所以应用计算机来进行判别，具有较困难的问题。所以，在面对这种现象，应该充分的考慮到计算机的有关优势，充分的发挥出档案管理的功能。档案管理的系统应该区别于手工管理的方式，在要求论证的情况下，要对每一个手工的环节进行深入的研究与分析，并认真地研讨出哪一类的档案工作可以应用于计算机的管理模式，哪些的档案管理工作是必须要依靠人来完成。自进行分配以后，档案管理的工作才能更加的提高管理效率。

在进行分析中，会发现在档案管理系统中较为难处理的一个问题就是文件的立卷环节。如果应用传统的档案管理的模式，在这一环节中有关人士要对文件进行鉴定，以及对归档签订、期限签订，并且包括文件的分类以及组卷，对案卷的顺序进行排列以及编写案卷号等程序。并且对文件进行签订的过程中，人们需要去判断文件的各项分类、组卷以及对案卷的标题进行拟写等。因此，档案管理系统的工作造成了较复杂的局面，并且对于计算机的应用也不能够充分的发挥出功能，由此会造成阻碍档案管理工作现代化的进程。所以，建立起科学合理的档案管理系统，将档案管理的程序进行简化，摒弃繁琐的环节，将立卷的方式更新形式，应用单份文件归档的方式具有良好的应用价值。采用单份文件归档的形式，文件省去了分类、组卷以及拟写标题等内容，并且能够根据解决计算机存在的归档困难的问题。但是，即使将立卷方式进行了改变，一些有关于文件的鉴定工作也应该由人为进行判断，不能够将这一程序省略。所以，在文件的归档中，档案部门的主要工作就是做好对文件的鉴定，保证档案的质量。建立科学合理的档案管理系统，能够为档案的归档工作提供更有效的质量保障，简化档案管理中的有关环节，提高管理的效率。

2 提高文书档案管理工作效率的方式

传统形式的手工档案管理具有较繁琐的工作性质，例如需要大量的人力以及物力，虽然管理工作人员较多，但是，管理的效率却达不到理想的标准。对于档案信息含量以及档案的实体工作的量的总体比值不高，并且由于传统的管理方式具有落后的管理理念，因此在档案工作的方方面面都具有较多的问题。例如，对于档案的利用率较低，不能迅速的查找出需要需找的档案信息，这样就严重的影响了档案信息资源的有效使用。在科学技术高快速发展的当今社会，具有快节奏的生活和工作方式，如果一直应用传统形式的档案管理方式，会严重的阻碍现代化档案工作的发展。所以，为了使档案管理工作能够适应现代化的需要，与时俱进不断地增添时代的元素，应该实现计算机的现代化形式的管理模式，提高档案管理的工作效率。

在对档案管理的工作中，采用计算机的管理方式，摒弃传统形式的落后的管理状态，充分的将从前的档案管理工作案卷级的性质，转化为文件级的形式，由较单一的形式转化为多样化的管理模式，为提高高效率的应用档案工作打下坚实的基础。面对当下计算机事业以及网络技术的不断发展的现状，应该充分的利用起当下的时代大环境对档案管理的途径进行改革。例如，可以将档案信息和载体进行分散形式的利用，在限制权限的基础上让用户进行自行的检索，或者利用网上检索以及全文检索的形式都可以做到。同时，也能够跟一些其它的信息子系统建立起联系，充分的提供经营管理信息，进一步的提高对档案利用的质量水平提高工作的效率，并在一定的程度上能够保证档案的工作中服务水平的提高。

3 办公自动化重点文书档案管理的重要性以及优势

经济的发展以及科学的进步，将计算机技术应用于文书档案的管理工作中使文档的管理工作得到了更加科学化以及合理化的效果，同时也更加规范了档案管理工作，发挥出其较多的价值，提高了管理的效率。

3.1 增强了档案管理工作的时效性

在文档管理的工作中，如果能够让文档信息具有实时的性质，就会使需求者通过互联网等渠道进行迅速的查询，达到使个人的信息登记压在文档信息资源共享的目的。同时，将个人信息的登记也在查阅的环节进行简化，并且通过计算机的检索就会把借阅者的信息进行保存。一方面能够使借阅者进行多次的借阅，另一方面，也能够减少登记的次数，避免反复的登记造成的麻烦。这样，就会有效地提高了使用的效率，为使用者带来诸多的方便。

3.2 办公自动化的文书档案管理可以将档案进行长久的保存

传统的文档管理是以纸质的方式为主要的载体，对于这种管理的模式很难做到长久的保存，并且在管理过程中极容易造成被损坏的现象。应用办公自动化的管理环境，文书档案的管理工作可以具有多种保存的载体，避免了传统的较单一方式的管理渠道。可以充分的利用多种形式保存文档，同时保证人们可以随时的进行查阅，及时的更新最新的动态。在一定程度上保证了文档不会造成损坏的状况，有效的延长文档的使用期限。

4 结语

在科技不断的进步的现代社会，传统的文书档案的管理模式以及不能够适应当下的社会发展需求，也不能满足人们对于高质量物质生活方式的追求中所提出的要求。充分的应用现代科技，将文档管理有“卷”的形式转变为“件”，并逐步的发展为文档一体化的与时俱进的现代科学管理方式，具有重要的意义。办公自动化文书档案归档工作的质量也是衡量档案管理工作的重要标准，关系到档案资料的完整性与质量水平。因此，应该不断地将文书档案管理工作做到标准化以及规范化。

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