黄树兴

摘 要：随着交通行业的发展建设，大量的公文档案资料成为交通行业具体建设成果与过程的记录者。档案一方面成为交通建设的信息资源，也是决策管理工作的重要依据；因而探析交通行业档案管理工作中存在问题及对策对交通行业的发展有着不可替代的作用。

1 当前交通行业档案管理工作中存在的问题

1.1 对档案管理工作重视程度不够

当前，虽然部分交通部门单位把档案工作列入重要议事日程，但从实际来看，交通部门的领导和职工对档案管理的重视程度较差，档案管理的思想意识比较淡薄，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。经常忽视档案收集、整理、传递等工作环节；再加上部分单位出现档案缺页、丢失等现象，导致档案管理缺乏完整性和有序性，失去了档案应有的价值和意义，也对单位后续的工作产生了不利影响。

1.2 档案管理工作标准还不够规范

由于领导和职工对档案管理工作的不重视，致使档案工作人员缺乏应有的教育培训，对新时期下的档案管理新知识、新规范、新标准掌握不足，这就导致档案管理工作中出现档案收集不及时、整理不规范、保存不完整等情况。具体表现在以下几个方面：一是档案的档号不规范，有的档案没有卷内目录；二是有的档案卷内标题不规范，标题题目与档案内容不一致；三是档案案卷用纸不一致，不美观。同时，由于当前电子计算机技术的广泛应用，档案管理的载体发生了较大变化，由以往单纯的紙质档案逐步向电子档案转变。但当前交通部门的档案管理信息化水平还比较低，先进的档案管理系统没有得到应用，档案整理、档案检索等工作依然靠手工工作为主，这就严重制约了档案管理的质量和效率。

1.3 档案管理工作体制机制不健全

虽然近年来交通部门建立了部分档案管理制度，但这些制度仍然不够健全完善，不能完全适应新形势下的档案管理工作新标准。具体表现在：一是档案收集制度不够合理，导致档案缺乏完整记录；二是档案保管制度不够合理，基础信息不全，甚至发生档案损毁、遗失等严重影响档案质量管理工作的不良现象；三是档案利用制度不合理，很多档案利用率低，没有充分发挥出应有的作用和价值。

1.4 档案管理人员能力素质比较低

由于交通部门对档案管理工作的重要性认识不到位，很多单位档案管理工作人员变动大，流动频繁，有的部门没有配备专职档案管理工作人员，而且没有接受专门的档案管理专业新技术规范培训，专业知识老化，知识面窄。对档案科学规范化管理知识比较缺乏，他们在档案管理实际工作中大多进行照搬照抄，这就导致其整理出来的档案缺乏实用性，档案整体规范性不足，致使档案利用价值不高。同时，部分单位的档案管理工作人员虽然是正式职工，但大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，把档案工作作为一种附属工作，工作中缺乏积极性和主动性、科学规范性，导致工作效率低，严重影响了档案管理水平。

2 做好交通行业档案管理工作的对策措施

2.1 提升思想认识水平，强化档案管理工作科学化水平

交通部门的领导和广大职工要从根本上重视档案管理工作，要健全档案管理责任制，将责任落实到人，档案管理工作的哪个环节出现了问题，就由哪个部门承担责任，严格追究问责，确保提升档案管理工作的责任感和紧迫感。要严格责任追究制度，对于违反档案管理工作规定的人员，要严格按照规章制度，进行有关处罚。同时，要强化档案管理人员的教育培训，提升其专业技术水平，使其业务层次更高、职业精神更强，对国家的档案管理政策法规更加熟悉、准确把握，以不断适应新形势下交通行业档案管理的不断发展变化，提高档案利用率。

2.2 结合行业实际，提高档案整理的规范标准化

公文是档案的前身，档案大部分由公文转化而来。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。

结合到具体的交通行业更需要要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。制定相宜的归档原则，如结合当年具体工作内容按时限、项目等细分归档，便于一目了然地系统化标准化查找信息资源。具体说来有以下几方面：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的予以立卷或归档，对未完成的项目则不能立卷或归档，避免给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在以交通细分项目原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，区分在内容、形式和作用等方面具有相似之处的文件资料，具体问题具体分析，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

2.3 健全完善规章制度，强化档案管理工作标准化水平

从专业角度具体来说，要严格公文的制发，这是确保交通部门档案工作标准化、规范化的基础。公文的纸张要符合国家相关要求规定，做到尺寸统一、规范，排版横写横排，统一在左侧进行装订。要严格公文签发步骤，切实履行各层领导签发手续，确保公文制发符合审批权限、公文标题准确，写清主送单位和抄送单位等。同时，公文字迹要清晰，对于草拟的公文、正式的发文以及各种记录、报表等，都要确保字迹清晰，有利于长期保存使用。在行文时，要合理使用文种，规范行文格式，使用规范语句，确保能够在下一步的运用过程中顺利检索使用。要努力提高档案的卷宗质量，这是实现档案管理工作规范化、标准化的关键所在。要使用科学的立卷方式、方法，有利于档案的分类和检索，要注意档案案卷的装订质量和保管方式，以利于档案后期的规范化管理。

2.4 提高管理人员素质，强化档案管理工作保障化与档案管理工作信息化水平

有效的利用计算机技术成为做好交通行业档案管理工作的必要条件，实行计算机管理后，档案的信息输入和数据收集、整理、传递等一系列工作，变得更加易于操作。要档案管理信息化步伐加快后，可以直接降低档案管理人员的工作量，摈弃以往繁重的手工操作，进一步解放档案管理人员，把有限的精力运用到研究档案工作的发展规律和档案工作的水平提高上来，这有助于交通部门档案管理水平的整体提高，促进交通行业公路建设管理的良性发展，也有利于为相关部门提供准确的决策依据，为广大人民群众提供各类服务。这对档案工作人员的素质提出了更高的要求。一方面，新时期、新形势下的档案管理人员要具备比较全面的档案新业务知识和实际能力，要切实树立档案管理信息化意识，能够做到熟练操作计算机，熟悉了解网络信息技术。另一方面，要定期组织档案管理人员系统学习档案管理基本知识，引导其学会运用档案管理系统软件，不断提高业务能力和综合素质。

3 结语

总而言之，面对新形势下的交通部门公路建设档案管理工作，档案管理工作人员责无旁贷。笔者相信，只要广大交通部门进一步更新观念、理清思路，充分认识到当前交通行业公路建设档案管理工作中存在的问题，努力提升思想认识水平，强化档案管理工作科学规范化；充分利用现代技术，强化档案管理工作信息化；健全完善规章制度，强化档案管理工作制度化；提高管理人员素质，强化档案管理工作保障化，就一定能够扎实有效的做好档案管理工作，有效实现档案管理科学化和规范化，更好的服务于交通行业部门发展、改革、稳定大局。