王建伟 刘永亮

摘 要：文书档案管理是单位发展历程的简单缩影，也是衡量单位办公室管理发展水平的一条重要标准，其管理水平的高低在一定程度上对档案资料的完整性以及质量的好坏具有重要的影响。因此，加强对办公室文书档案管理工作的重视，建立起长期有效的管理工作程序的制度至关重要。本文从分析办公室文书档案的特点着手，深入探讨了目前办公室文书档案管理过程中存在的问题，并提出了相对应的优化策略以供参考。

关键词：办公室；文书档案管理；问题及策略

文书档案管理工作是办公室基础管理工作的重要组成部分，为单位的管理和发展提供了有利的支撑和保障。文书档案主要产生于团体、机关、企事业单位的日常行政管理事务活动过程中，是将通用的文书转化为部分档案资料后的习惯性称谓，具有重要的保存价值。为此，要加强对文书管理工作的标准化和规范化建设，提高文书档案的使用价值，这是新时代背景下对办公室文书档案管理工作提出的新挑战和新要求。

1 办公室文书档案管理的基本特点

办公室文书档案管理工作具有自身独有的特点，具体表现在：其一，文书档案管理工作主要是对资料的收集与保管；其二，文书档案的产生于办公室文书工作；其三，办公室文书档案管理工作是将复杂并且丰富的文书工作进行更加细致化的管理【1】。办公室文书档案不仅将纸作为信息的载体，记录着发生的事件及过程以及物品的存档等，因此文书档案管理工作的重点就是信息的收集以整合，并对其进行分类管理和保存。

2 办公室文书档案管理过程中存在的问题

2.1 对办公室文书档案管理建设的力度不够

一般而言，用于存放办公室文档资料的地方大多处于建筑底层，里面空间较小，而且地面容易潮湿，通风不好，在这样一种环境下非常不利于文书档案资料的长久保存，长期以往会对文书档案造成一定程度的损害。出现这种状况的原因主要是由于当前部分领导对档案管理工作的不够重视，导致对办公室文书档案管理的硬件设施建设的投入力度不够，严重影响了办公室文书档案管理工作的良好发展。

2.2 办公室文书档案管理人员职业能力不足

由于大多企事业单位在办公室文书档案管理工作方面缺乏必要的宣传和重视，使得部分管理人员在日常的工作过程中对自身的职责明确不清，出现了部分工作失职的现象。加之，文书档案管理工作本身工作量较大，管理人员在实际操作过程中又表现出能力不足，缺乏足够的耐心和责任心，最终导致文书档案管理工作出现了滞后和混乱的局面。

2.3 缺乏规范化的办公室文书档案管理工作机制

正所谓“没有规矩难成方圆”，通过制定合理的规范机制，能够有效明确工作人员的各项职责，有利于日常工作持续有效的开展。然而，针对目前我国办公室文书档案管理的现状可知，由于领导对档案管理工作的不够重视，使得办公室文书档案管理工作没有建立起规范化的管理机制，文书档案管理工作无章可循。由于缺乏一定的惩戒机制，工作人员的主人翁意识薄弱，对待工作更是采取懈怠的态度，对文书档案管理工作的发展具有严重的阻碍作用，难以满跟上时代发展和前进的步伐【2】。

3 优化办公室文书档案管理的策略

3.1 加强办公室文书档案管理工作的规范化建设

要实现高水平地办公室文书档案资料的管理就应该不断加强对文书档案管理工作的规范化建设，而要加强文书档案管理工作的规范化建设重点就在于要建立起合理的管理机制和规范。为此，领导要全面提高对公室文书档案管理工作重视，制定出严明合理的文书档案资料管理机制和规范，明确管理人员的工作职责，确定管理工作的各项规范和要求，对于工作失职的现象要进行相应程度的惩罚，以此来增强人们的对待文档管理工作的警戒，全面提高文档管理工作的质量和成效。

3.2 提高文书档案管理人员的职业能力水平

文书档案管理人员作为文书档案管理工作的主体，其职业能力水平的高低对于文书档案管理工作的好坏具有重要的影响，所以必须借助各类渠道来全面提高文书档案管理人员的职业能力水平。具体来说，可以从以下两个方法着手：第一，吸纳专业化的人才来从事文书档案管理工作，即企事业单位在招收新人才的过程中要有目的地进行，严格把关，争取能够将在文档管理方面拥有异常突出能力的人才吸收进来；第二，对现有的管理人员加强培训。企事业单位可以通过专家授课、专业培训、校企合作等各类方式来加强对在职工作人员的培养，不断提升他们自身的素质和能力，使其能够跟上时代发展的步伐。

3 激发文书档案管理人员工作的积极性

要想激发文书档案管理人员工作的积极性，首先领导要加强对文书档案管理工作的重视，时常对文书档案管理工作人员给予一定的关怀，使得管理人员在心理感受到自身工作岗位的重要性，其次要设立一定的工作奖惩制度，对于工作认真负责，工作成效显著的员工进行一定的物质或者精神奖励，不断激发他们的学习热情。相反，对与工作态度散漫，工作成效较差的管理人员进行一定的惩罚，是其充分认识到自身的错误，一边在日后的工作中加以改正。通过这样的一种方式，定会对文书档案管理工作产生积极地促进作用【3】。

4 结语

办公室文书管理工作是档案管理工作的基础，故而企事业单位要想充分发展和利用自身的信息，一定要全面加强对办公室文书档案管理工作的重视。虽然，目前我国的办公室文书档案管理工作面临着诸多的问题，但通过一定的优化措施能够加以有效解决。为此，新时代背景下，要加强对办公室文书档案管理工作的规范化建设，明确管理人员的工作职责，确定管理工作的各項规范和要求；其次要注重提高文书档案管理人员的职业能力水平，使其能够跟上时代发展的步伐；最后要不断激发文书档案管理人员工作的积极性，从而不断促进我国办公室文书档案管理工作持续健康地发展。

参考文献

[1]周韵. 论文书档案质量[J]. 山东交通科技. 2002（04）

[2]李克. 浅谈文书档案的计算机管理[J]. 科学之友. 2012（11）

[3]孟祥云. 谈机关文书档案的管理[J]. 水利天地. 1994（03）

[4]夏毓芳. 谈账外文书档案材料的收集[J]. 当代建设. 2002（05）

[5]孙萍. 电力勘测设计单位文书档案利用及现代化管理[J]. 电力勘测设计. 2004（01）