郭和珍

摘 要：随着信息技术的快速发展，我国高职院校档案管理面临着机遇与挑战。先进的信息管理技术在为高职院校档案管理提供新途径和方法的同时，也对高职院校档案管理工作人员提出了新的要求。本文从信息时代对高职院校档案管理的影响入手，就其管理现状以及具体的档案管理新途径进行了探究。

关键词：信息时代；高职院校；档案管理；途径

档案管理作为高职院校建设中一个重要的工作，是学校科学管理中必不可少的环节，同时也是衡量高职院校教学管理水平和人才管理质量的外在体现。在信息时代下，档案管理工作有了新的形势和途径，它规范了档案管理工作的流程，提高了高职院校档案管理的质量和效率，从而在一定程度上提高了高职院校的教育教学服务质量。但由于信息技术的应用对相应的档案管理人员的能力提出了更高的要求，所以必須要采取合理的管理途径来提高信息时代下高职院校档案管理的质量。下面以高职院校档案管理为研究对象，就其在信息时代下的管理新途径进行了分析和研究，以期给后续相关方面的研究提供借鉴。

1 信息时代对高职院校档案管理产生的影响

1.1 适应高职院校发展的需要

高职院校的根本教学任务和目的就是为社会培养大批实用型人才。随着我国社会的快速发展以及工业化程度的加深，社会对于实用技能型人才的需求量不断增加，所以为了满足社会日益增加的人才需求，国家在高职教育方面加大了教育资金投入力度，而高职院校教育也取得了一定的进步，但是由于高职教育规模的扩展以及其与社会各事业型单位接触的紧密，它所需要管理的档案数目以及内容也就越来越多、越来越烦杂。在这样的背景下，传统的高职档案管理形式已经不能满足当前档案管理的质量，所以对传统高职院校档案管理模式和方法进行变革势在必行。为了切实提高高职院校的档案管理质量，就必须要在其档案管理中合理运用信息技术，从而提高其管理的效率和质量。

1.2 满足高职档案开发利用的需求

在传统的高职院校档案管理过程中，相应的管理人员大都侧重于收集和保管档案资料，而缺乏对档案的开发和利用。这样一来，大量的纸质档案资料仅仅被进行了合理的归纳处理，并进行有效的存储，但是一旦其被归纳和保存完毕，就很少再次进行利用，并且在查找相关档案的时候也需要耗费大量的人力和时间来进行搜索，同时由于纸质档案资料无法进行共享，所以档案的价值过低，无法发挥其自身的优越性。尤其是人事档案资料，他们与高职教师的人事任免、工资定级、职称评审以及岗位调整等之间具有紧密的联系，所以使用率比较高，如果采用传统的档案管理方法就显得过于繁琐，增加档案管理者的管理难度。而如果在档案中合理地运用信息技术，则可以大大提高档案管理的效率，有利于开发和利用档案实际的价值，并且可以实现高效的检索与查询，提高档案信息的利用率。

1.3 提高高职档案资料信息完整性的需要

高职院校的档案资料是其发展过程中的重要信息资源，包括人事档案、学生档案以及科研档案等众多内容，所以对于科研事业的发展以及学生的有效管理等均具有至关重要的作用。传统的档案管理中，由于纸质的档案资料不仅占用大量的保存空间，同时也会随着事件的推移而逐渐老化和磨损、甚至会出现丢失的问题。而如果在档案管理的过程中合理引入信息技术，将纸质档案转变为电子档案，不仅可以提高档案管理的效率，也可以确保档案信息的完整性。另外，部分高职院校的发展具有复杂性，如有些是两个院校的整合等，所以档案的管理过程中存在交叉性，如果单纯的依靠纸质的档案管理，则会非常麻烦，也有可能搞错档案资料，所以我们必须要将其转化为信息数据来进行管理，从而确保档案管理的准确性和合理性。

2 高职院校档案管理现状

2.1 档案管理工作意识薄弱，滞后问题严重

当前许多高职院校都没有意识到档案管理工作在学校建设中的重要性，所以档案管理工作的效率较低、质量不高。他们将学生的数量以及学生所带来的经济效益看做学校开展中的重点，而忽略了档案管理工作对校园建设的重要性。这种错误的档案管理意识主要表现在学校的领导层方面，同时部分教职工也具有这种观念。但是由于档案管理工作是一项重要的工作，其对于教职工以及学生的工作和学习均具有重要的影响，如果肆意忽略档案管理工作，则将大大影响学校的建设，是不可取的一种教学形式。

2.2 档案管理机制和方法落后

高职院校的档案管理内容较多，包括科技、财会、文书以及人事等档案类型。理论上来讲，如果统一管理这些档案，则可以提高档案的管理效率和质量，但是当前的高职院校档案管理大都是分散形式的管理方法，所以如果要查某个学生的人事档案，则需要分别到不同的部门和单位去查找具体的人事项目和内容。这种管理形式不仅会降低档案管理跌效率，也会在一定程度上影响档案材料的正式性，所以对现有的这种管理方法和形式需要进行变革。

2.3 档案管理人员的工作量大

对于高职院校而言，每年都会有大批教职人员和学生入校，老生毕业以及继续进行深造或就业等，所以学校的档案流动性较大，需要频繁对各种档案进行调动，加之纸质的档案资料管理难度大，且学校管理人员较少，所以实际的管理工作量较大，这就进一步降低了管理人员管理档案的效率。另外，档案需要定期进行维护和保存，所以也会消耗大量的人力和财力等。

3 信息时代高职院校档案管理的新途径

3.1 加强高职院校网络建设

网络建设是高职院校档案信息化管理的前提和基础。传统的纸质档案管理模式中所需的档案管理设备以及相应的管理技术较少。但是高职院校档案信息化管理是一项繁杂的项目，它需要建立一个完善的网络信息和数据管理静态，包括计算机、扫描仪以及软件等诸多硬软件，从而实现对档案信息的存储、开发和使用。大量实践和研究表明，高效、稳定的网络环境有利于提高高职院校档案信息管理的水平。因此，在信息化的档案管理背景下，高职院校需要在该方面投入大量的资金，通过引入先进的信息管理设备和必要的而技术来确保院校档案信息化管理工作的顺利实施。另外，为了进一步提高高职院校档案管理的效率，可以将学校的档案与校园网站进行信息共享。

3.2 提高档案管理人员的信息素质

通常而言，高职单干管理人员的信息化能力和素质直接影响着档案管理的实际效果。当前大部分高职院校的档案管理人员大都并非出自档案管理专业，一般都是由别的专业经过简单的培训后就进行上岗的，所以他们可能对于档案管理方面的知识理解的不是非常彻底，所以档案实际的管理效果可能不是非常理想。一名合格的档案管理人员除了要具备良好的职业素养和政治素质外，还应具备积极的服务观念和严谨的工作作风，所以为了确保高职院校档案信息化管理的质量，就必须要提高相应档案管理人员的整体素质和业务能力，同时还需要具备一定的信息技术方面的能力，可以胜任信息处理工作。可以说，档案管理人员的管理技能和专业素质直接决定着高职院校档案信息化建设的整体质量。因此，高职院校必须要加强对档案管理人员在信息技术方面的培训力度，增强他们的信息化档案管理意识，提高其计算机技术和网络技术应用的数量度，从而为信息化档案管理奠定良好的基础。

3.3 促进高职档案信息资源的开发利用

正如上述所述，传统的档案管理过程中由于只重视档案的归纳和保存，而忽略了档案的开发和利用，这样严重影响了档案管理的效率。因此，在信息化背景下，高职院校必须要提高档案管理的效率，加大对档案的开发和利用，从而使人事管理、高职教学以及科研等方面的档案运用更加便捷、高效。为了提高档案的吕勇率，高职院校可以建设本校的档案资源管理网站，借助网站来合理地管理学校的各种档案，同时也有利于对档案信息进行修改、增加和删除，方便用户更好地获取档案，大大提高了档案管理的效率。或者高职院校可以建立一个完善的OA系统来提高档案信息化管理的效率。另外，高职院校和可以与其他院校之间进行有效的合作，共享双方的档案信息，比如高职院校间可以建立一个联合交流协作的网络系统，从而在共享平台上共享各自院校的档案信息，并有各自的档案管理员做好其中细部的管理工作，从而使档案管理由封闭模式向开放模式转变。

3.4 加强档案信息化管理的安全性

正如硬币有两面一样，高职档案信息化管理除了具有上述的种种有点外，也具有一定的缺点和不足，其中最为显著的就是其安全性。同纸质档案不同，信息化档案将档案信息以数字形式储存于计算机和网络中。如果档案管理人员没有充分意识到档案资源管理过程中安全性的重要作用，则很可能会泄露或者弄丢部分档案信息，从而会给学校的管理工作带来不利的影响。另外，由于档案管理人员的操作不当，而使电子文件的档案信息的格式产生变化，所以相应的文件无法被有效识别，损害了相应的档案信息；部分计算机在受到网络病毒的侵袭后可能会损坏计算机内部存储的一些档案信息，从而也会对信息化档案资料产生影响，所以上述的這些安全性问题都需要档案管理者给予足够的重视，以及时回避这些安全性隐患。基于此，高职院校必须要增强档案管理人员的网络安全意识，提高其在档案管理的过程中的安全防范意识，做好电子档案信息的保密工作，尽量不用储存有档案信息的电脑上网，或者不让非管理人员随意使用和浏览档案信息，同时还要做好档案资料的备份工作以及档案管理环境的防潮工作等，全面地提高档案信息保管的安全性。

总之，信息化为高职院校档案管理工作提供了新的发展契机，同时也带来了一些挑战。高职院校必须要结合自身的档案管理情况，迎合信息化发展的趋势，抓住发展的机遇，勇于迎接挑战，在实践中不断完善和创新管理手段和方法，从而最终提高高职院校档案管理的质量和效率。

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