杨瑞华

摘 要：随着电子信息技术取得飞速发展，电子文件作为一种数字化信息，从其产生、处理、传递至整理、保管、利用等各个方面都向档案界提出了一系列新的课题。本文就电子文件的特性、电子文件档案的优势和电子文件档案管理策略进行了阐述。

关键词：电子文件；管理要点；管理策略

随着人类进人信息社会及现代电子计算机技术和通讯技术的应用与发展.由计算机网络构筑而成的数字化虚拟环境对人类社会的作用与意义越来越大，一个数字化地球正日益展现在我们面前。人类社会信息的生成，也由单一的传统环境逐渐向主要由计算机网络构成的数字化环境过渡。由此，新的数字化信息在人类社会中起着越来越重要的作用，并向人类杜会提出了新的挑战。电子文件，作为一种数字化信息，从其产生、处理、传递至整理、保管、利用等各个方面都向档案界提出了一系列新的课题。

1 电子文件的特性

1.1非人工识读性。非人工识读是指电子文件载体上所记录的信息是人们无法直接阅读理解的，必须借助于特定的工具来识别。因此，将这一特征称为“非直读性”。

1.2生成环境依赖性。非人工识读性使得电子文件的生成、处理、阅读、使用必须依靠计算机软、硬件工具来实现。

1.3结构复杂性。相比传统形态的文件，电子文件的结构复杂性主要表现在：（1）电子文件个体存在纵向结构。从“内容信息”到作为信息记录方式的“数字代码序列”，再到固化数字代码序列的“存储载体”，电子文件呈现出纵向层结构，各个层面之间的“映射”有着复杂的规则，通过专门的软件来实现。而对纸质文件而言，内容与载体通过书写或刻印融合于一休，成为不可分割、不易变化的整体，结构清晰单一。（2）电子文件内容具有集散性。一份电子文件的信息内容可以由不同的内容要素集合而成，这些内容要索可以源自不同的系统（如：OA系统、MIS系统、GLS系统等）、系统的不同组成部分、不同的数据库及不同的物理位置。（3）电子文件具有与环境的关联性。对电子文件而言，生成、处理和显现这些内容的软件程序和背景信息与表达作者意图的文件内容同等重要。孤立保存的电子文件，会因为支持性软件和关联信息的缺乏而无法正确识读和保存，因此，描述电子文件格式、结构、来源、职能、技术参数、软硬件环境等信息的元数据成为电子文件不可或缺的组成部分。

1.4易变性。电子文件的易变性表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面。（1）电子文件的内容易于改动和操作。由于存在信息与载体的“可分离性”，人们在对电子文件的内容进行改动操作时无需顾及其记录层面和物理层面载体所发生的变化，因为由信息内容到载体之间的“映射”是“自由的”、由系统自动完成的。因此，我们可以随心所欲地改变文件的内容和内容结构，比如对文本信息进行剪切、复制、粘贴，插入表格、图形或音频，对图像文件进行调色处理，对音频文件重新压缩，对数据库文件动态更新，对多种类型的信息进行集成处理等等，这些操作在应用软件平台上都可以很方便地完成，并且通常可以逆转。（2）电子文件的存储载体极易改变。一方面，磁电介质和光电介质的性能不稳定，其物理寿命（保证存储数据不丢失的时间）远不如纸张，在氧化作用或物化环境的影响下，很容易发生文件信息的丢失或改变现象；另一方面。技术的发展使存储设备不断更新换代，新的计算机系统逐渐失去对老式存储设备的兼容性，为保证电子文件信息的长期有效，必须及时不断地将电子文件从老的存储载体转移到新的存储载体，这种存储载体的升级，也可能带来信息的失真。（3）电子文件的生成环境不断变化。随着技术的发展，电子文件赖以生存的应用软件、系统软件平台不断升级，硬件环境的系统配置及其性能不断提高，新的信息编码规范、信息记录方式和文件格式不断问世。由于电子文件对生成环境具有依赖性，将电子文件从旧的生成环境向新的环境迁移成为电子文件长期保管的常规任务，而在技术环境的迁移过程中，将不可避免地发生信息的损失、变异现象。

1.5信息与载体的可分离性。综合各种论述，我们认为信息与载体的可分离性是电子文件相对于传统纸质文件的一个重要而显著的特点。

2 电子文件档案的优势

2.1 电子档案相较于传统档案在归档时间上的优势

电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过移动传输介质传送给档案部门，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

2.2 电子文件的归档的安全优势

电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

2.3 电子文件在保管方式上的优势

电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

2.4 电子文件的分类、编目等管理方式的优势

因为电子文件的特殊性，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

3 电子文件档案管理策略

3.1 对电子文件管理流程加以优化

相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。

3.2 以电子文件管理软件为中心实施管理

电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统（主要是软件）处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。

4 结束语

电子文件以其全新的形式和要求进入了文件、档案管理领域，对电子档案管理工作人员提出了更新更高的要求。电子档案管理工作要赶上时代步伐，适应电子档案管理现代化和办公自动化的时代需要，为社会提供更好更有效的服务。

参考文献

[1]丁海斌编著.《电子文件与电子档案管理》.辽宁大学出版社，2000

[2]丁海滨.《电子文件管理基础》.中国档案出版社，2007.3endprint