魏娜娜+刘海燕+李明

摘 要：档案信息化建设是目前我国档案事业面临的一项战略任务，，本文从档案信息化建设的发展趋势着手，分析了当前档案信息化建设存在的问题，探讨了档案信息化建设的对策与措施。

关键词：档案；信息化建设

作为众多信息资源中的基础信息源，档案是经济和社会发展历史的科学记录，是人类最为宝贵的财富之一。随着各个领域信息化建设浪潮的冲击，传统的档案管理模式遇到了严重的挑战，大量信息的存储、电子档案的管理等具体问题日益突出，如何利用数字网络等现代技术手段，实现传统档案业务向网络环境的迁移，最大限度地满足社会对档案信息的需求，成为一项摆在新时期档案人面前的重大课题。

1 档案信息化是新时期档案工作发展的必然趋势

从国家信息化进程的总体形势上来看，现代网络技术的快速发展，已经形成了一个集开放式与互动式于一体的网络信息环境，这在很大程度上决定了档案部门必须借助计算机、网络、数字等现代技术手段完成相当数量的档案工作，促使档案工作在网络环境中具备可操作性、可利用性。也只有这样，档案工作才能突破传统时空的界限与限制，既在空间上实现异地归档、查询，又在时间上实现全天候、24小时服务，最大限度地发挥档案的价值和作用。

从当前档案工作发展的具体情况上来看，随着电子技术的发展，办公自动化、无纸化办公等新生事物如雨后春笋般层出不穷，档案的生成方式、记录载体的主要形式都发生了根本性的变化，这直接导致了档案来源的多样化、档案载体形态的电子化、档案信息传递的网络化等倾向，并且对传统档案管理模式形成了颠覆性的影响。档案工作要想适应新的历史条件和发展形势，档案信息化可以说是必由之路。

2 档案信息化建设存在的问题

经过近三十年的探索与发展，我国档案信息化建设取得了较大的成绩和长足的进步，比如：国家出台了《全国档案信息化实施纲要》，将信息化建设由局部推向整体，大连数字档案馆等重大项目得到立项等。但是，同时也存在着以下问题。

2.1 基础设施不够完善

档案信息化建设必须以高性能的软硬件基础设施来保证，要想实现数字环境中的信息保存、管理、利用与共享，性能高、容量大的服务器、计算机、扫描仪、磁盘列阵等设备肯定是必不可少，但是从目前的情况来看，由于档案工作经费相对不足，导致除少数发达地区的档案馆之外，国内大部分档案馆的基础设施配备情况尚不能完全满足发展要求。特别在在一些偏远地区，一些基层单位的电子化文件长期游离于档案管理部门的视线之外，成为我国档案信息化管理的“无人区”。比如：有的单位并没有将CAD文件纳入档案管理的范畴，有的单位没有达到“防磁、防光、防潮、防高温、防酸碱、防挤压”的要求。可以说，基础设施的不完善很大程度上影响了我国的档案信息化建设进程和发展程度。

2.2 档案信息资源共享程度不高

档案管理和信息化的根本目的是为了更好地为社会进步、经济发展、文明传承等提供服务，因此，档案资源的开发与利用是档案信息化建设的核心，也是档案信息水平与成效的重要体现。但是从目前国内信息化建设的发展程度来看，尚处于初级阶段，档案资源的开发利用的电子化与社会化程度不高，与社会需求质之间存在着较大差距，特别是与信息化程度较高的图书馆、银行等行业而言，档案部门的信息库建设还比较落后，在一定程度上存在着将档案信息化等同于电子目录、数字化扫描，而忽略了档案信息资源的建设与整合，更不用说利用与共享。

另一方面，在档案信息资源建设的过程中，各单位使用的档案管理软件各不相同，有的是单机版，有的是网络版，这就严重制约了档案信息资源的共享。“各自为政”的另一个后果就是造成已经建成的档案资源数据库之间、已经建成的和正在建设的数据库资源之间存在着较大差距，因此，在不同软件和数据库之间进行数据交换和共享的时候，就会存在技术上的障碍，从而造成了“信息孤岛”的广泛存在，严重降低了档案资源利用的效率与共享的程度。

2.3 档案信息化的标准体系建设不健全

每一个行业的发展都离不开法规、标准、规范的引导和约束，档案工作也不例外。从目前的情况来看，虽然已有一些标准规范出台，但还不能满足档案信息化快速、有序的发展。比如：采用相关技术将已有各类高质量的数据库与各地档案馆数字资源库互联的工作无统一标准，馆藏档案数字化工作亟待规范，档案网站信息系统设计和应用的标准规范还需进一步完善。目前我国已经颁布并执行的档案信息化建设的标准规范大致有电子信息管理共用的标准、电子文件特有的标准，还有的是电子文件暂时与纸质文件、档案管理共用的标准，标准的制定工作尚处于起步阶段，还有许多空白和不足之处，这也在一定程度上掣肘了档案信息化建设的进程。

2.4 高素质、复合型档案专业人才缺乏

人是影响社会发展的第一要素，同样，人才对于档案信息化建设也有着至关重要的作用。但是与其他行业相比，档案信息化人才队伍建设面临的形势十分严峻。

第一，档案的职业准入门槛相对较低，对于档案从业人员的水平没有严格、明确的要求，造成了很多非档案专业人才进入档案部门工作的情况比比皆是。

第二，从专业结构来看，多数来自文史类专业，有计算机、信息技术专业背景的人数比例十分低，特别是既懂档案专业又精通信息技术的人才更是凤毛麟角、少之又少。

第三，从年龄结构来看，在档案管理岗上的从业人员多数是年龄偏大的老同志，甚至有的单位干脆将档案室当作“养老岗”，年龄老化带来的一个严重问题就是知识结构老化、意识观念老化。

3 对策与措施

3.1 加大投入，进一步加强基础设施建设

进一步提高各级政府、各个单位对于档案工作重要性的认识，在此基础上，积极争取各方面的支持，在条件成熟的城市或地区，争取实施“档案信息化提升工程”，根据情况，连续几年，在政府年度预算中设立“档案信息化”专项资金，专款专用于本地区的档案信息化建设、改造或升级，从而在大幅提升档案信息化建设的基础设施配备水平，为档案信息化建设奠定必要的基础。

3.2 加强宏观管理，推进档案信息资源建设

一方面，由国家档案主管部门做好档案信息资源建设的宏观管理，大力推行统一的、网络版的档案管理软件，促进现行结构不同、格式不同的各类数据库的整合与兼容，尽快形成档案信息资源的“大数据”，从而消灭“信息孤岛”等不良现象的存在。

另一方面，在确保档案信息安全的前提下，立足多样化的社会需求，建立“一站式”档案服务平台，即按照最大程度地方便广大人民群众利用档案的原则，建立档案利用接待、检索、查询、取证、反馈等“一条龙”服务，实现档案服务的透明、快捷、方便与高效。

3.3 加快档案信息资源管理标准的制定与推行

在充分利用已有标准规范的基础上，加快档案信息资源管理标准规范的制定，逐步推出适合我国国情的相关标准规范，完善档案信息化建设的标准规范体系，使档案信息化建设有章可循。

3.4 大力提升档案人才的综合素质

一方面，要有针对性地加大对档案工作人员的计算机技术、信息网络技术等的培训力度；另一方面，要进一步建立健全档案专业继续教育体系和职业资格认证制度，培养专业化、复合型的档案人才，从而更好地满足新时期档案工作的要求

参考文献

[1]杨公之主编：《档案信息化建设导论》，中国档案出版社2008年；

[2]孟世恩、梁博：《我国档案信息网络一体化建设中存在的主要问题及对策》，《档案学研究》2006年第1期；

[3]李喜梅.浅谈档案管理现代化[J].中州煤炭，2010.endprint