尚国栋

[摘要]工程资料的管理工作是工程项目管理的一个重要环节，利用ACCESS数据库二次开发的程序，进行工程资料管理，有能实现工程资料管理无纸化、大幅提高工程资料管理效率、缩短收发资料流程时间、降低收文登记错误、遗漏等优点。本文根据在实际工程中的具体应用，介绍了如何利用ACCESS二次开发程序进行工程资料的管理工作。

[关键词]二次开发 ACCESS数据库 工程资料管理 无纸化办公

[中图分类号] G250.74 [文献码] B [文章编号] 1000-405X（2015）-9-226-3

1二次开发ACESS数据库管理工程资料的背景

大型建设工程中工程资料的流转和管理传统管理方法均为纯手工或简单的电子表格记录管理，作业人员工作量大、过程繁琐、重复性劳动强度大、作业过程容易出错。为了提高管理工程资料效率，减少作业人员劳动强度，减少重复劳动，降低成本，特利用ACESS数据库二次开发程序管理工程资料。

笔者利用ACCESS数据库二次开发的程序管理大型火电工程建设项目工程资料，通过实践证明利用ACCESS数据库管理工程资料除具有无纸化和无软件成本的优势，也具有提高工程资料管理效率，降低资料登记错误数量等优点。下面简单介绍一下此数据库的制作过程，并就实践应用情况做一推广阐述。

2程序介绍

2.1使用本程所需的条件

●装有WINDOWS操作系统的电脑

●装好软件OFFICE系列软件中的ACCESS数据库软件

●把ACCESS数据库工程资料管理程序建立好或拷贝进电脑

●按照各工程特点进行少量设置修改并输入初始信息

●具有初级OFFICE软件操作能力的员工

2.2数据库的基本介绍

数据库是利用ACESS数据库平台建立的，其表达和存储方式为有逻辑关系的表，每一张表有表头，有内容；表与表之间有逻辑关系，互相链接、查询、索引。这些表与表之间的逻辑关系，表达和管理工程所需要的数据。

举例：建立第一张表（简称表1）是监理部的人员统计表，里面有序号、人员姓名、职务、联系方式等内容；建立第二张表（简称表2）是监理部专业分工表，里面有序号、专业名称、专业代号等内容；建立第三张表（简称表3）是监理工作联系单发出统计表，里面有序号、发单专业、发单负责人、发单日期、回复日期等内容。其中表3中的发单专业是从表2的专业名称中链接过来，表2中专业名称建立了多少专业，表3中就可以索引相应专业；同样表3中的发单负责人链接表1监理部人员统计表中的人员姓名。当表1、2动态变化，表三也随之变化，从而达到数据的动态管理，保证数据的唯一和统一。三张表逻辑关系如图（a）所示：

3实践应用操作

实际操作前需要说明的是这些操作都建立在数据库（工程资料管理表与表间的逻辑关系、查询等）已建立好，或者将建立好的数据库拷贝进电脑后，才进行的以下实际应用操作：

3.1第一步，启动后，打开已经建好的ACCESS数据库所在的文件夹，如图（b），在文件上双击鼠标左键即可打开所需文件：

双击打开图（b）中《工程资料管理》后，可看到如图（c）界面：

在图（c）中所示界面左侧可看到：已设立好一般工程资料的分类（如图（c）红圈内所示）。

在收到工程资料后即可按照文件类别双击进入相应表名，进行工程资料登记。

3.2 在第一次进入本程序时，应先双击打开表《监理部专业列表》

表《监理部专业列表》打开后如图（d）所示，在《专业名称》表内进行专业代号及专业设置输入，第一次进入应设立好。此表为配合其它表而建立，方便了工程资料按专业分类，便于日后索引查询。

3.3 再双击打开《监理人员名单》，打开后如下图（e）所示：

（1）图（e）《监理部人员名单》表内已输入了一些项目部人员名单，第一次进入应输入好。此表被链接到其它表中人员一项。在其它表中，处理人一项为下拉菜单选择。

（2） 图（e）所示《监理部人员名单》表也是项目部的联络表。联系方式，专业分工一目了然，可打印也可复制做其它用。

3.4 上述两步在第一次进入建立好后，就可以开始日常工程资料管理工作了。举一个具体表例，如双击打开图（c）所示中《见证取样单》，可见到图（f）所示界面。

如图（f）所示，《见证取样单》表打开后，收到“见证取样单”后即可按表头登记。在登记过程中内容大多数内容为下拉菜单选择，只有少数项目需要键盘输入。

图（f）中红色画圈部分即为下拉菜单样例。

3.5再举一个《监理工作联系单》样例，如图（g）。

4实际应用中更改数据库设置的方法

因为工程各有特点，表内的一些具体内容需要做调整。在ACCESS数据库中这些调整非常容易。根据内容，更改设置有两种方法：

4.1表头名称的更改中只需要重新命名就可做到

4.2调整下拉菜单内的选项

下面就调整下拉菜单内的内容方法做一介绍：

例：某新工程中《见证取样单》，需见证取样一些新型材料，为此需要在下拉菜单选项里添加新型材料名称，其方法为：

4.2.1双击打开《见证取样单》，可见如图（h）所示界面。点击红圈1内的三角形按钮，进入ACCESS表格设计模式。其中红圈2是需要增加新型材料进入下拉选择菜单的目标。

4.2.2 进入设计模式界面后（在设计模式内，可更改表格内所有设置），可见如图（i）所示界面。因本例为在见证类型里增添新材料名，所以先选择见证类型（如图（i）中红色方框）。

4.2.3选择后，点击”文本”，可见屏幕左下方有一个查阅按钮（如图（j）红圈1内），点击后就可看到如图（j）红圈2内所示内容。

观察图（j）红圈2内的内容后，我们可发现圈内内容即为下拉菜单选项，其规律为：

‘XXXX；‘XXXX；‘XXXX；‘XXXX；

其中XXXX为材料名，用两个英文输入法下的单引号括起来，中间用英文输入法下的分号隔开。

4.2.4 由此规律我们可以在里面做任何删改或增加。

删除不需要材料即删除某个‘XXXX，增加新材料即再后续‘新材料名，。

4.2.5此方法可举一反三，适合本ACCESS数据库中任何表的下拉菜单改动。

5程序应用感悟

5.1利用该ACCESS数据库程序管理工程资料有如下优点：

（1）该程序是对微软OFFICE系列软件之ACCESS数据库软件二次开发利用，因微软OFFICE软件十分普及，所以本程序运行没有专业软件购买等额外成本；也无需特殊软、硬件环境；对操作者要求也不高；利于广泛推广应用。

（2）本程序可根据工程实际情况进行调整，通用型强。通过前面介绍的方法就可简单的修改数据库设置，可使本程序使用其它工程建设项目。

（3）登记工程资料效率高，登记过程中多数选项为下拉菜单选择，平均每40秒内就可登记一个文件。笔者所在的建设工程项目由于工期紧、赶进度，工程资料月流量达到千种、五千余份，采用此程序使用效果良好。

（4）降低登记工程资料错误概率。因为大部分数据由其它基础表中链接，直接录入的数据很少，杜绝了漏写、错写的可能性。

（5）检索方便。如寻找一份文件的经办人、收到日期或闭环情况等，先根据其工程材料性质进入相应的表，在搜索关键字就可找到。还可多条件检索，如某时间段内，谁经办了收了多少份某种工程资料都可一下查询出结果。

（6）表内数据或查询结果都可打印或输出作其它用。例：查询出某月收到的图纸情况，只需在图纸表内按时间顺序排序，然后将月内图纸选中复制，即可粘贴到EXCEL、WORD等其它软件内使用。利用此法就可制作档案立卷目录，十分方便快捷。

（7）数据携带方便，此程序所需空间小，拷贝在任何一个大于32M的U盘等存储空间内就可以携带，没有特殊要求。

（8）此程序也可扩展管理项目部其它各类用品，制作电子台账，如：管理图纸、试验仪器、办公用品、通讯录等。

5.2同时在实际应用中，也应注意以下事项：

（1）因为采用计算机登记，要对病毒破坏，硬件损坏等问题有所防范。杀毒软件更新、文件定期备份等工作都要做到位，防止意外情况造成数据的丢失。

（2）防止误操作，登记人一定要认真仔细，尤其是在删除一些不要的信息、文件时要看清楚，防止误删造成不必要的损失。

（3）项目部在具体应用时最好设专人使用次程序，防止重复登记或误操作等问题发生。

6程序应用展望

工程中资料在项目管理中称为内业，许多人不重视资料的管理，认为施工管理是重中之重，资料管理人员只要登记好资料，不合格了可以重补。然而在工程竣工移交、项目的达标创优都需要靠完善的工程资料支撑，因此工程资料的日常管理工作显得尤其重要。利用现代化的工具计算机和软件ACCESS数据库进行工程资料管理工作，即可提高工程效率，使资料规整、清晰、又能节约能源，降低成本，体现现代化企业面貌。

最希望这种方法能给其他工程项目的资料管理带来借鉴之处，使工程资料的管理更加规范和完善。