唐红梅

湖南省邵阳市高级技工学校

高级技工学校档案管理初探

唐红梅

湖南省邵阳市高级技工学校

作为档案管理人员既要对档案室内存档资料充分熟悉，在档案收集的过程中要注重质量和提高档案的利用率，又要及时的对利用率进行分析和研究，查找不足及时纠正。学校的档案管理工作就要有科学严谨的态度，使其在学校管理的工作中发挥极大作用。本文着重论述学校档案管理工作中的问题和不足，简要的提出自己的几点看法和建议。

档案；高级技工学校；电子文档

一、档案的定义和学校档案的范围

档案系指机关、机构、组织或个人在业务处理过程所产生、持有并保存的纪录、文件或资料。技工学校的档案是记载学校日常教育教学和科研实践活动的历史资料。这些原始的记录是学校教师在教学实践中产生的智慧结晶，它客观的反映了学校教学工作的发展。

高级技工学校的档案内容一方面包括文件资料、校园文化建设、科研成果、学生学籍档案、招生管理和毕业就业等几方面的管理。另一方面在学校运行方面包括财务管理、资产管理和技能鉴定等过程中的综合情况管理。

二、档案在学校管理中的作用

档案的特殊功能主要体现在档案具有服务性，它在具备人们在社会活动中的记载凭证作用和参考作用是其他记载方式无法相比的。

1凭证作用

档案是历史活动的真实记载和人们社会活动的真实记录，与其他文献不同的是档案具有一定法律效益。档案的凭证作用，是由它的特点所决定的。档案因为它自然形成的这种自然性决定它记录内容的客观性，使档案成为重要可靠的历史依据。从档案的自身出发，它能够保留当事人在历史中的真迹，比如手稿、信件等。有些影音文件还能够保留当事人的影相和声音等等，这些都能作为真实证据反映了档案的真实特点。

2参考作用

都能干作为一种历史的真实记录方式除了具有凭证作用以外还具有参考作用。因为，档案既能真实记录人们在社会中的活动情况，也能反映出社会实践活动的范围等等，为人们认识自然和改造自然提供了真实有效的研究依据。

三、高级技工学校档案工作存在的问题

在高级技工学校的档案管理中还存在很多的多问题，具体如下：

1、学校对学生档案管理的重要性重实小、认识浅。学校的相关管理人员档案管理意识差、责任感不强，不能对学生档案的管理给予足够的重视，对学生档案材料归档工作缺乏主动性，使档案材料不完整、不规范。

2、缺乏科学、有效的档案管理形式

现阶段大部分院校的学生档案管理形式陈旧，甚至有些学校仍然以手写、手抄的纸质档案为主，缺乏现代化的管理方法。

3、档案管理队伍薄弱，管理人员水平差

长期以来在档案管理工作中，普遍存在档案立卷不规范等问题，都是由于管理人员业务水平不够，管理队伍薄弱造成的。由于高级技工学校对档案管理工作缺乏重视，档案管理人员的整体素质不够，专业知识缺乏，从而导致了档案管理不正规、不规范，阻碍学校信息管理发展甚至有可能影响学生未来的就业。

四、高级技工学校档案管理工作的改革方向

档案的管理和资料的收集、保存工作，是一项长期的且具有重要意义和深远影响的工作，不可小视。高级技工学校档案管理工作的科学和规范，对学校的科学管理、学生的就业发展，都起到重要的作用。具体建如下：

1、统一思想，强化领导，重点提高高级技工学校档案管理意识。

学校领导要高度重视，重点推进档案管理的考核机制的建立，出台行之有效的检查程序，责成专业人员从事档案管理工作，并将档案管理列入学校日常工作范围。重点提高高级技工学校的档案管理意识，培养档案管理人员对档案工作的严谨意识。

2、大力加强档案的收集和整理

学校要对档案资料等进行及时收集，悉数保存，保证原始资料的安全性和完整性。主要内容包括：

（1）人员档案。通过人员资料收集整理有效提高教职工的工作积极性，建立健康向上的竞争氛围，达到有效提高工作效果的目的。

（2）图像资料。学校的教学、科研等活动中，会产生大量的推按资料，包括教师培训、学术交流和师生奖惩等，这些内容都要及时等级保存，保证资料的完整和全面。

（3）撰写年鉴记事和荣誉档案等。学校要建立起《学校年鉴》的编纂制度，重点按照时间顺序记载学校一年当中的各项活动和工作，便于了解学校发展历史。对高级技工学校师生每年获得的表彰和荣誉等要严格登记建档保存。

（4）影音资料等。对学校的非文字资料进行收集保存，包括遗迹、文物、影音资料等，都要及时进行登记存档，进行妥善保管。

3、配强专业人员，提升工作效率。

为加强高级技工学校的档案管理，需要配备专业管理人员进行档案统一保存和管理，要选拔思想素质过硬、有责任感并对学校工作熟悉、办事规律了解且业务能力强的同志单位管理人员。档案管理人员不仅需要具备足够的专业知识和业务水平，还要掌握科学的管理知识和现代化的管理理念。要建立健全档案管理人员责任机制。此外，还要强化硬件水平，有助于提高档案管理水平，保证档案管理质量。要从实际出发有效配齐防火、防盗、防虫等措施，保证档案资料的安全、规范。

4、做好电子文档的处理保存，认真贯彻落实电子文件管理措施。新形势下必须做好新型文件的归档和保存工作，这几要求档案管理人员必须有效融入现行文件领域，对接收和处理大量的电子文件进行有效处置和保存，保护电子文件信息。同时，还必须详细记录文件信息重组的详细过程，采取先进处理方式，确保电子文件的及时收集和保管。

结语：

通过以上论述，我们可以看出要想为高级技工学校的改革和发展提供有力的理论支持，就必须切实的抓好学校的档案管理工作。科学有效的档案管理不仅可以为学校的教育教学改革、内部管理等提供有效的参考，还可以帮助学校在科研、决策、处置重大问题等方面提供有力依据。建立良好的档案管理工作机制能规范学校的日常工作，保证教育教学活动的顺利靠站，有利于对教育工作的宏观调控。综上，我们要讲快速改进高级技工学校的档案管理工作提上日程，加速改革和完善档案管理模式，这不仅是教育教学实际的需要，同时也是提升教育品质、创立精品学校品牌的迫切需要。

[1]何丽娟.浅谈技工学校的档案管理[J].经营管理者，2009(11)

[2]陈伟霞.高职院校教学档案管理初探[J].企业文化旬刊，2012 (9)

[3]张华.如何提高学校档案管理人员业务素质[J].大观周刊，2011(39)

唐红梅（1974-），女，籍贯：邵阳，学历：大专，职称：档案管理助理，研究方向：档案管理。