戚宏杰

中国水产有限公司

浅析ERP环境下财务与业务流程一体化的构建

戚宏杰

中国水产有限公司

全球经济的一体化对现代企业管理提出了更高的要求，而信息技术现代化又为改变会计控制环境与控制手段提供了可能。本文从分析传统会计流程的缺陷入手，阐述了传统会计流程与ERP环境下会计流程的差异，在梳理会计和业务流程优化理论的基础上，提出了建立ERP环境下会计流程、业务流程、管理流程一体化系统的必要性和现实意义，并初步构建了财务和业务一体化流程中的主要模块，以期为实现会计与业务流程的优化和整合提供思路启示和方法参照。

EPR环境；财务与业务；流程一体化

随着全球经济一体化时代的来临，传统会计手段已经无法满足现代企业管理的需要，在此背景下，会计电算化得到了迅速的发展。会计电算化的发展，是会计现代化的初级阶段，随着现代企业制度的建立，财务与业务流程有了更深层次的交叉和融合，由此一种全新ERP管理环境诞生了。在ERP环境下，构建财务与业务一体化流程成为会计行业发展的必然趋势，更是新形势下提升企业价值的关键所在。本文的意义和主要目的是讨论ERP环境下的财务与业务流程一体化的体系构建，以实现企业价值的最大化。

1 ERP环境下相关理论综述

1.1 ERP相关理论

1.1.1 ERP理论内涵

企业资源计划ERP(Enterprise Resource Planning，如下简称ERP)是最早由美国Gartner Group加特纳公司1990年初提出的一种管理理念，提出后迅速为全球商业企业所接受，其主要手段是将企业内财务、生产、物流、采购、销售、库存、人力资源等各部门，通过现代化的信息技术连接在一起，形成一个跨部门、跨地区的工作流程网，使整个集团内部形成动态信息高度集成；其主要表现是在业务流、物流、资金流、价值流、信息流等供需链上的5种流统一；其实质是建立在资讯技术基础上，以系统化的管理思想为导向，为管理层提供决策运行手段的管理平台，也是实施企业流程再造的重要工具之一。

1.1.2 ERP环境下会计与业务流程的特点

ERP环境下构建会计与业务流程一体化，必须要考虑以下特点。第一：强调建立高度统一的管理系统，实现财务流程与业务流程的统一，提高工作效率，优化成本，加快企业的决策速度；第二，ERP系统依赖于准确的数据和自身柔性的调节能力，以避免系统性偏差，因此，ERP环境下会计与业务流程要求系统中所用数据尽可能的反映真实情况。第三，EPR环境下的财务与业务流程是一个动态管理的流程，具有持续性，企业可根据实际情况对流程进行持续优化和调整。

1.2 会计业务流程理论

1.2.1 业务流程优化理论

业务流程优化理论是指通过对现有业务流程的梳理、反思与分析，找出现有业务流程缺失、冗余的产生原因，并对其进行完善和改进，甚至彻底重新设计，从而实现业务流程的优化。业务流程优化是企业进行自我更新的一种工具，是企业顺应市场形式，保持持久竞争能力的必要手段。

会计流程必须与业务流程相匹配，业务流程的优化反过来要求会计流程的优化，并能够适应持续的优化和改进。会计与业务流程的共同优化是建立ERP环境下财务与业务流程一体化的基础。

1.2.2 会计业务流程优化原则

会计业务流程优化的原则主要包括：效率原则、价值增值原则、数据共享原则。

效率原则是指在优化会计业务流程的过程中，需要考虑在业务流程中因各种非确定因素导致业务结果不同，以及一个业务流程的结束是新的业务流程的开始，从而认识到将传统的职能管理模式转化为流程管理模式的必要性，通过业务流程优化，缩短信息沟通的渠道和时间，提高对顾客和市场的反应速度，最终实现流程运营的最大值和企业效率的提升。

价值增值原则是指业务流程中每一个环节上的活动尽可能实现最大化增值，减少无效活动，按照整体流程全局最优的目标，设计和优化流程中的各项活动，从而降低企业的业务成本，实现资源效益的最大化。

数据共享原则是指在企业进行业务流程优化的过程中，能够把企业的相关数据很明显的显示出来，实现数据的全流程共享。现代社会是大数据时代，对于大数据的掌握是企业致胜的一个关键因素，通过数据的共享可以实现企业内部全流程的交互和应用，从而促进企业业务效率的提升。

2 传统环境下会计与业务流程存在的问题

在传统的会计环境下，财务管理和业务管理是分开的。业务活动产生财务账后由财务完成记帐过程。财务和业务是两条线，并没有十分紧密的关系，这在一定程度上就给企业管理带来了盲点。传统环境下会计与业务流程存在的问题，是促使ERP环境下财务与业务流程一体化构建的原动力，归结起来，传统环境下会计与业务流程存在的问题主要包括以下两个方面：

第一，流程的滞后性。传统环境下的会计与业务流程是在经济业务发生后，采集统计相关数据，制作会计报表，呈报企业管理层，管理层根据这些数据做出管理决策的过程，这样就会出现会计流程滞后于业务流程，管理流程又滞后于会计流程的问题，从而为企业带来一定的经营风险，甚至影响企业的生存与发展。

第二，会计反映与业务结果脱节。会计的基本功能之一便是反映，传统环境下的会计业务流程是将处理后的财务数据进行列报，而产生这些财务数据的关键业务信息又是通过业务流程列报的，两者之间看不出内在联系，使得管理者不能很好地将两者结合起来考虑，有可能导致做出错误的决策。

因此，建立ERP环境下的会计和业务流程一体化系统势在必行。

3 ERP环境下财务与业务流程一体化系统的构建

会计业务流程优化有系统化改造法和全新设计法两种。其中，系统化改造法以现有流程为基础，通过对现有流程的简化和整合，以及自动化等活动来完成重新设计的工作；全新设计法是从流程所要取得的结果出发，从零开始设计新流程，本文主要采用系统化改造法，构建ERP环境下财务业务一体化流程方案。

ERP环境的存在，为业务和财务流程一体化系统的构建提供了可能。其核心思路是由业务流入手，通过销售、采购、库存管理、人力资源管理、投资决策等业务流控制相应的财务流，并使上述流程在对应模块中实现一体化应用。

3.1 采购与应付模块

采购与应付模块主要包括业务链上的采购和财务链上的应付款，该模块主要是为了实现应付业务与采购业务的整合及数据共享。采购与应付模块主要概括为四个步骤:1，采购订货——采购订单；2，采购入库——入库单；3，输入采购发票，形成对供应商的往来账——采购发票；4，付款业务的处理，更新与供应商的往来账——付款单。

3.2 销售与应收流程

销售与应收模块主要包括销售计划管理、客户开发与信用管理、销售定价、销售合同、发货、收款、客户服务和会计控制等。销售系统是以"销售订单"为核心，对销售过程中的货物流动状态进行跟踪和管理，并区分出订单、分配量、现存量、可用量、不可动用量、销售在途量等。销售与应收模块需要实现的功能，主要是能够实时反映销售数据和回款状态，实现应收业务与销售业务的整合及数据共享，模块主要概括为四个步骤:1，销售订货——客户订单；2，存货出库——出库单；3，输入销售发票，形成对销售客户的往来账——销售发票；4，收款业务的处理，更新与销售客户的往来账——收款单。

3.3 库存与成本流程

库存与成本模块是基于对实物的出入库管理和库存余量管理等的收发存管理系统。库存管理系统根据采购管理、销售管理、生产制造等系统的出入库通知或备料计划进行实物的出入库，并根据需要进行库位分配、批号管理。构建库存与成本一体化流程的主要目的是将库存管理与成本管理进行整合，从而实现成本业务应用流程。库存与成本模块主要可以概括为四大步骤:1，入库单——计算采购成本；2，出库单——计算销售成本；3，库存实物量---形成存货金额；4，差异和退货处理。

3.4 薪酬与人力资源管理

薪酬与人力资源管理从人员的管理入手，通过人事管理系统建立每一位员工的个人档案材料，结合日常的考勤和奖惩、评价，最终与财务的薪酬管理结合，计算出应付工资，并记入帐务系统中。薪酬与人力资源模块主要可以概括为二个步骤:1，人资档案——设置工资级别、职务，2，考勤与奖惩——计算工资。

3.5 投资与融资管理

投资与融资管理模块以投资决策为初始点，通过一系列投资评价模型的建立，结合企业的实际情况，优选出最适合企业的投资类别和项目，再结合资金情况，选出最适合企业的融资方法和金额。投资与融资模块主要可以概括为三个步骤:1，建立投资模型——设置静态参数，2，优选投资项目——计算所需资金，3，评估公司资金面---选出最适合的融资方法和金额。

3.6 预警与决策支持系统

预警与决策支持系统是一个综合模块，是建立在大数据法则上的一个系统工程平台，其主要功能是通过综合各模块的业务事件和财务结果，及时发现企业运营过程中存在的问题，在给出预警信号的同时，相应提供专家系统的决策支持，以供管理层参考。主要步骤：1，搜集与企业运营相关的一切有用信息，2，建立数学模型，3，预警的及时处理，4，决策支持和评价。

3.7 动态会计平台

所谓动态会计平台是指在ERP环境下，建立一个动态的数据处理程式，实现将所发生的经济业务，通过信息系统迅速的转化为财务会计信息，从而使得财务能够迅速、准确的反映当前经济业务的结果，为企业决策层依照现有财务信息所做出的决策更加贴近实际情况做出一定的贡献。因此，动态会计平台是一个连接业务流、会计流、管理流的平台，就好比在excel中的单元格间设定一个公式为，A1+A2=A3，其中，A2=A1*X，如果改变A1中的数据，A2、A3中的数据也会随之发生改变，几乎不需要反映时间一样，企业的业务流可以看作上例中的A1，企业的财务流可以看作A2，企业的管理流可以看作A3，这样，只要有一个动态的会计平台，能够根据业务流迅速做出反映，且反映结果的公式设定得当，那么，企业的管理层就会依照业务流发生的变化做出更加正确的决策。

3.8 会计模板设计

所谓会计模板设计是指在ERP环境下，将企业可能发生的所有常见经济业务发生后，需要使用的会计凭证、会计审批报表等设计成为固定形式的模板，一旦经济业务发生，可以通过填写固定的会计模板生成财务信息，会计信息使用者可以通过特定的系统，查询或者使用所需财务信息，从而缩短业务发生与会计信息呈报之间的时间，大大提高了会计信息使用者的工作效率。在模板设置中可以设置单据模板、查询模板、账表模板和打印模板，其它节点通过调用这些设置好的模板来实现各自相关的功能，而不用自己定义。上述处理可以减少工作量并形成系统的统一风格，每个企业可以根据管理需耍和个性需求设计满足要求的各种会计模板。

3.9 审批流程设计

所谓审批流程设计是指在ERP环境下，设计合理的审批流程，适当简化不必要的审批手续，从而使得相关经济业务形成的财务单据能够在被定义了的，更加简化的流程下进行传递和审批，大大加速经济业务与财务信息的转化速率，减少管理层决策与业务发生、会计信息呈报之间的时间滞后性，从而提高相关人员的工作效率。不同的企业需要审批的单据种类存在着差别，而每种审批单据审批需要设定的审批人员、审批额度、审批规则和审批人的角色不同，所以各种单据的审批流程要在系统中预先设定。

4 结论

综上所述，本文首先分析了传统环境下会计与业务流程存在的问题，主要有：难以满足企业管理的需要、无法满足会计信息使用者的需要；其次，在ERP相关理论的基础上，把握会计业务流程优化理论、优化原则、业务流程优化的解决方案；最后，初步设计了ERP环境下财务业务一体化流程的方案，主要包括：采购与应付流程、销售与应收流程、库存与成本流程、动态会计平台、会计模板设计、审批流程设计等。通过EPR环境下财务业务一体化流程的构建，提升企业财务管理的科学化和规范化，以此促进企业业务效率的提升和企业经营管理的提升，从而增强企业的外部竞争力。

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