张禄中铁十六局集团第一工程有限公司

充分发挥档案职能助推企业发展

张禄
中铁十六局集团第一工程有限公司

从长期经济走势看，我国经济已经从高速增长进入中速增长阶段，加上人口结构、投资结构变化和环境资源刚性约束，传统产业增速逐步放缓，产能过剩现象更加严重，市场竞争日趋激烈，长期性的调整趋势不可逆转，企业面临的严峻形势将会常态化，不适应的企业将逐步被淘汰，可以说，煤炭企业依靠能源消耗的高速增长分享收益的时代已经结束，充分的市场竞争时代已全面来临，优胜劣汰、适者生存的市场竞争法则将会进一步体现。在当前的严峻形势下，企业档案工作如何充分发挥自身职能，实现从“死档案”到“活资源”转变，助推企业发展，具有十分重要的意义。

一、观念要创新，为企业发展注入活力

企业档案工作必须坚持“以企业需求为导向，以开发利用为中心，为企业提供全方位服务”的管理理念。一是要管好档案、用好档案，首先要熟悉档案。如今各煤炭企业提供利用的档案，不仅有文书档案，也有科技档案、专业档案、声像档案、实物档案等，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。要确保能够快捷、高效地为煤炭企业经营者、管理者和广大技术人员提供他们所需要的信息。二是要确立档案是资产的观念，无论是科技、还是文书、声像、会计档案，都是全体干部职工工从事生产实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。它是一种非常重要的资产，它除了具有企业无形资产的属性外，还具有专有性、地域性等公共属性。

二、方式要转变，开辟档案服务新领域

通过实践，我们深刻认识到，必须实现档案服务方式的转变。一是从封闭管理向开放服务的转变，要改变过去那种“自我封闭，因循守旧”的管理模式，打破“束之高阁”的档案管理方法，打开档案库门，开展全方位的推介，提高档案的经济价值。二是从重视档案收集、保管向重视档案开发利用的转变。要改变过去那种“坐等上门，借阅复制”的利用方式，主动了解决策层和其他人员对档案资料的需求，有针对性的及时向利用者提供档案信息，提高档案的利用率。三是从侧重档案主体管理向重视档案信息资源管理的转变。这就要求我们要充分开拓信息资源的广度，挖掘信息资源的深度，把“死档案”变成“活资源”，以满足企业生产经营活动的需要。四是从过去单一的纸质媒体向多种媒体的转变。加强档案的信息化建设，充分利用现代化的高新技术，建好、管好和用好电子档案，发挥电子档案查找速度快，查全，查准率高，信息联网，资源共享，容易储存，便于携带等优势。开发档案信息资源，随时为决策者提供准确的档案资料。

三、职能要提升，为企业发展创造效益

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案总和，主要包括煤矿规划、开采技术、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、党政工团等方面，同企业的生产、经营、技术等方面有着直接的不可分割的联系。企业的每台设备、每个课题、每张图纸等，无一不受档案材料的制约，企业档案已成为一项同企业人、财、物同等重要的管理财富，从某种意义上讲，企业档案储备实际上可理解为企业技术储备的一种形式，它的丰富程度，标志着企业技术内在的潜力大小和企业发展后劲的强弱，因此要重新审视档案在企业发展中的独特作用，充分利用其职能，为企业发展推波助力，归纳起来，主要提升其以下几个方面的职能：一是情报职能。企业情报中又可分为技术情报和经济情报，如企业的技术档案、生产档案、设备档案、工艺图纸等本身就是重要的技术或经济情报。如何开发好企业档案信息情报资源，对于企业的生存发展更具有重要的战略性意义。二是参考职能。档案中记载了企业各种生产活动的情况、成果、经验和教训。从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为企业生产经营管理的科学依据和参考资料。当今，日益增多的科学技术档案，更是进行企业现代化生产管理和科学技术管理的重要条件。但是，无论普通档案还是科学技术等专门档案，总的来说，都在不同程度上和不同的方面反映了企业经济活动的情况，都能为以企业经济发展为中心提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制定企业总规划、经济计划，检查和总结生产情况，推广先进技术和管理经验以及防止灾害等等，都是重要的参考资料。举列：淄矿集团岱庄煤矿在当前严峻的经济形势下，不等不靠，着力把推行“内部市场化管理”作为商业模式创新和提高企业经营管理水平的切入点，构建了“五全十制”的内部市场化管理体系，其中内部市场价格就有6类，多达58802种，还有诸如“管理、价格、计量、核算”等四大体系、28项内部市场化管理制度和内部市场调控体系等多项管理体制，这些单价、体系的建立，很多都是依靠查阅自建矿以来的各种规章制度，生产技术等多项档案资料，进行整合、提炼而完成的。该矿自实行内部市场化运行机制以来，今年一季度相比去年同期水平，在产量降低、煤价降低的情况下，效益却增收1500多万元，依靠的就是内部市场管理，深挖内潜，降低成本，取得了实实在在的经济效益。三是凭证职能。企业档案是一种具有本源性的信息，因为它是企业活动直接地、原始地产物，它不是人们有意编造的，也不是根据个人的好恶或某种需要而改造加工的。它的可靠性足以见证、查证、证明某一事实。

总之，企业档案工作如何为企业发展提供扎实有效的服务，是档案工作者需要认真思考的问题，是当前经济形势下赋予档案工作者的历史使命，我们应当切实发挥档案职能，为企业发展推波助力，贡献档案工作者的一份力量。

参考文献：

[1]刘维秦.提高档案管理水平，推进现代化档案管理工作发展.新西部，2011

[2]王冬艳.提升档案管理服务水平，推动档案管理信息化.黑龙江科技信息，2012.