张禄，李红叶中铁十六局集团第一工程有限公司

浅谈对档案保管与保护

张禄，李红叶
中铁十六局集团第一工程有限公司

摘要：历史的真凭实证,是第一手参考材料。它为工作查考提供依据，为生产建设提供丰富资料，是科学研究的基础和条件。档案保管与保护就是为了最大限度地延长档案的寿命，最终的目的是为了更好地提供和利用。能为利用者提供利用的前提就是档案首先要完好无损。作为档案工作者，应提高档案保管与保护的意识，把所学知识运用到实际的工作中，真正实现档案的价值。

关键词：档案；保管与保护；措施

档案是国家和民族的历史文化遗产，是时代发展的轨迹，是社会活动的缩影。目前，我国各级档案馆保存着近2亿卷珍贵档案，其中有1200万卷属于国家重点档案，内容涉及政治、经济、军事、文化等各方面的情况，时间跨度长达近1300年，是国家信息资源的重要组成部分，可见档案的重要性，档案的保管与保护是每个档案局（馆）当前所面临的一个重要问题。

那么，这些档案为什么会出现字迹模糊、破损等现象呢，我认为主要有以下几个方面原因：

一、一些基层单位对档案不够重视

一些单位没有设专门管理档案的工作人员，甚至一个档案员还兼着单位的许多项工作。有些档案员因为身兼多职才使档案管理不够完善，至使档案质量存在很大问题，影响了今后档案利用的质量和效果。还有的单位是因为工作需要，频繁的更换档案员，在刚刚对档案工作熟悉之后就被调走，又换一位新的档案员，由于每个人的工作方式方法不一样，再加上在档案交接的过程中交待不清楚，档案中出现了编号有错误或者页码不连续的现象，有时还会造成有价值的档案丢失。

二、档案人员的素质欠佳

档案工作的好坏、质量的高低，根本上取决于档案工作人员素质的高低。一些档案人员没有受过专业培训，所以对保管与保护档案的概念含糊不清，正因为这些档案员缺乏业务培训，才会使档案在管理过程中出现有圆珠笔、铅笔、复写或是装订错误、掉页的现象。他们可知自己的疏忽会给档案接收、保管和利用工作带来多大的不便。

三、保管与保护设施的严重滞后危及档案的使用寿命和安全

档案库房与设备是保管档案最基本的物质基础。由于档案保管与保护设施的严重滞后，使档案库房的温湿度控制目前很难严格的达到国家规定的标准和要求，档案的使用寿命与安全也因此受到威胁。

档案库房的保护有"八防"的要求，即防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染。对于这"八防"，我们目前能做的只是尽量减少外界因素对档案的伤害，却不能完全避免。就拿防光来讲，我们所说的光包括太阳光和各种灯光。光能直接使纸张中的纤维素受到破坏，是因为光具有破坏纤维素的能量。它可以使纸张中纤维素的机械强度降低，使纸张中的木质素氧化，加速氧化作用。同时光也会使一些字迹发生不同程度的褪色。虽然库房内设置的灯是特制的，不会对档案纸张造成伤害，但我们现在档案信息资源还没有达到一定的高度，有利用者来查档时，还是需要工作人员到库房提卷，这样的反复翻阅案卷和库房外的光源会导致纸张变脆，字迹模糊，必然会对案卷保存带来影响。

四、档案保护意识欠缺

如在接收、利用、整理工作中忽视保护工作，修补档案未用专用浆糊或档案被拿出库房后没有注意到防尘。在一些基层单位，有的没有专门的档案库房或是库房内没有温湿度控制设备等，这些都不利于档案的保护。

五、档案保护技术专业人员缺乏

对于档案工作人员来讲，大家主要注重了业务方面的学习，虽然也会提到对档案的保护，但多数为理论知识。有时档案的纸张出现破损的现象时，大部分也就是把破损的地方粘起来，像对档案进行去酸、去污的方法只是理解表面的意思，懂得专业保护技术的人很少。针对以上几个问题，应采取的措施有：

1.加强基层单位对档案的重视

在抓档案工作的同时，要求各基层立档单位明确一名主要领导分管档案工作，必须配备专、兼职档案员，特别强调兼职档案员做到兼职合理，加强档案员的岗前培训、岗上指导。

2.明确基层档案管理人员的工作职责，提高档案人员的素质

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全，是整个档案工作必须遵守的基本要求，更是档案保管工作的中心任务。档案保管工作是人们针对一切可能损坏或损毁档案的社会的、自然的各方面不利因素而采取的档案保护措施。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。对已经破损的档案要及时抢救。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

3.加大档案保管保护设施的投入力度，尽可能的延长档案的使用寿命

对于档案的保管保护工作来说，控制库内的温湿度是一件十分重要的事情，只有将温湿度控制在一定的范围之内，才能尽量减少各种有害因素对档案的破坏。为档案库房配备足够的空调和除湿机以及温湿度自动监测仪，以便将档案库房的温湿度控制在国家规定的标准内，使档案的使用寿命尽可能延长。

4.加强档案的信息化建设

档案信息计算机管理，仅仅停留在单机水平上是不够的，要适时应用计算机网络技术，建立各种类型的计算机网络系统。使不同区域的利用者共享档案信息及计算机软硬件资源。档案信息化建设是档案事业改革与发展的内在要求。长期以来，受档案保管和利用环境的制约，档案管理基本处于封闭、半封闭的管理状态，档案事业的发展与创新只能缓慢进行，现在的手工检索手段已经落后，可以反复利用的档案信息资源得不到有效的流通与共享。档案馆与利用者之间存在着一道无形的利用屏障。

5.档案工作者加强理论与专业技术等学习，成为复合型人才

在档案信息资源迅速发展的今天，档案工作者不能凭借原有的知识、经验、资历和眼光等传统的模式来进行管理和工作，在学习理论知识的同时也要加强专业技术方面的学习，要能熟练掌握并运用计算机操作技术、复印技术、录音录像技术、光盘刻录技术等现代化手段，掌握档案的修复和复制技术，并能深入研究，在实践中创新。

档案工作者要加强自主学习的意识和动力，自觉锻炼，自我提高，主动进取，不同地工作时期，有计划、有重点地充实新的知识内容，不断调整自己的知识结构，以更好地适应不断发展的档案工作，成为工作中需要的复合型人才。

参考文献：

[1]李光泉.《档案工作基础》.山东大学出版社，2003

[2]李和平.《企业档案工作规范》.中国档案出版社，2010