杨雪飞

（山东省胶州市档案局 山东 胶州 266300）

关于档案利用工作的体会与思考

杨雪飞

（山东省胶州市档案局 山东 胶州 266300）

档案资源是社会信息的一部分，也是社会的宝贵财富，在经济飞速发展的当今社会，档案信息资源的开发利用对我国现代化建设有着非常大的意义。本文通过分析目前我国档案信息资源利用存在的主要问题，并根据档案资源的具体特点提出合理的建议，以供广大读者参考。

档案资源；档案利用；档案管理

一、目前档案资源利用存在的问题

（一）档案资源利用工作重视不够

某些部门的管理层认为单位的档案资源利用不能带来直接的经济利益、社会效益等，所以往往将单位的档案资源利用工作与单位的发展规划相分离，没有对其给予足够的重视。由于这种在思想观念上没有重视，导致单位档案利用在实际工作中经常出现没有足够支持的局面，更缺乏比较全面系统的规划，有些上级的规定无法落实到位，整个档案资源利用工作不能积极展开，严重影响了工作效率。

档案资源在利用过程中产生的效益往往需要很长的周期，也需要使用档案资源的各个部门加大投入力度，但是由于档案资源的回报周期过长，导致很多部门都没有耐心，也无法在档案资源利用上耗费太长的时间和精力，所以档案资源利用工作不能很好地开展。

（二）档案资源利用体制不健全

虽然目前我国大多单位的档案资源利用都是以档案法为主要目标，但是在实际工作中还没有完全规范化操作，有些管理制度不符合法制管理、科学管理的规定，并且制度建设的进程比较缓慢。比如在起草公文时，有些档案管理人员对用纸、用笔时没有按照档案管理的规定，经常使用一些不耐久的工具，导致公文上的字迹很快就会模糊，影响了档案的正常利用。造成这样的原因就是没有比较健全的体制规定，导致后期的档案利用工作经常出现差错。

另外一方面，由于档案资源利用体制不健全，导致档案利用工作只是被动服务，仅仅局限于对档案的整体和保管，或者是对档案进行分类和组合，从而方面档案利用者在使用时比较方便，但是这种工作状态限制了档案利用程度，被动的档案服务并没有给利用者带来比较满意的服务。同时，档案信息资源在编制过程中也是依靠大事记、文件汇编等，而这种开发方式具有严重的滞后性，导致档案利用工作处于落后局面。

（三）档案资源利用设施建设不足

由于各部门的档案资源利用工作无法给单位带来直接的经济利益和社会效益，所以各部门在对档案资格管理的资金投入方面比较少，档案资源利用的基础设施建设就会出现了不足的局面。比如在工作中会出现资金、场地、人员的不足，并且有些设施比较老化，这样就会促使单位档案的资源利用只能应付，很容易造成档案资源的流失，无法提高管理水平。另外一方面，计算机是档案资源利用比较重要的设备，而有些部门在这方面没有投入足够的资金，导致档案信息化利用无法展开。

（四）档案资源利用队伍综合素质不高

目前我国各部门的档案资源利用人员大多是兼职人员，档案专业人才很少，整个档案管理队伍建设不健全。由于兼职人员不是档案专业出身，没有相应的专业知识和职业技能，在工作中不能规范化操作，经常出现随意性行为，这样就会促使档案资源利用的不规范。

另外一方面，各单位档案管理人员有部分是领导家属，他们往往没有比较高的学历，对计算机等现代技术比较陌生，无法实现档案资源的现代化、信息化管理，再加上他们的年龄比较大，管理意识比较落后，有些人还认识档案管理只是对卷宗的保管，缺乏比较先进的管理观念。

受体制的影响，我档案资源利用引进人才比较困难，一些档案管理技术比较全面、综合素质比较高的专业人才无法从事高校档案资源利用，导致整个队伍建设出现困难。

（五）档案资源利用信息化进程缓慢

随着科学技术的发展，大量的信息化、现代化技术慢慢进入档案资源利用中，档案资源利用也在朝着信息化管理的方向发展。但是部门高校的档案资源利用没有应用高校数据库、校园网络等手段，整个收集工作处于比较滞后的状态，这样就会促使成形的档案资料长期处于休眠状态，没有发挥自身的优势。虽然我国大多部门都采用了计算机技术来辅助档案资源利用，但是在操作中没有实现联网，主要操作方式仍然以单机为主，这样提高的档案资源就比较有效，整个管理水平比较低，严重影响了档案共享利用率，没有实现档案资源利用网络化，更没有实现真正的信息化管理。

（六）档案资源利用率比较低

档案通过文字、图表、声音等各种形式来记录国家机构、社会组织和个人的实践活动，但是在实际利用中却存在利用率低的问题。首先，档案有其机密性和专门性，档案保存的目的在于为形成者日后查阅，但是对于那些外部来说却没有特别大的需求。很多档案都是各种特定部门形成的，和一般普及型信息不同，所以在传播上受到了限制，再加上有些档案存在国家机密和个人隐私等内容，都有不同等级的保密期限，所以在使用者上有了很多限制。另外一方面，档案信息的传播也有一定局限性，虽然有些部门使用了现代化信息技术，但是档案依然以比较传统的方式保存和管理，这样就导致先进的计算机技术也不能解决档案传播慢的问题。

二、解决档案资源利用问题的主要对策

（一）提高对档案资源利用工作的重视

首先各单位应该提高对自身档案资源利用的重视程度，把档案资源利用看作部门管理工作的重要内容，并且要划入单位的整体发展规划之中，加大对档案资源利用的支持力度，加大资金投入和人才建设。为了更好地提高对单位档案资源利用工作的认识，各单位应该在档案资源利用的负责人选拨上给予重视，档案管理的负责人应该成为单位中层干部，从而在组织上对档案管理给予充分的认识。

对档案资源利用的充分认识就是营造良好的工作氛围，这样也可以调动档案工作人员的积极性，为档案管理工作提供很好的基础。所以高校档案资源利用的成功主要在于单位领导的重视，这样可以带动整个部门对档案资源利用的重视，为档案资源利用与时俱进、开拓创新创造条件。

（二）加强档案资源利用制度建设

加强档案资源利用制度建设是从制度上给予档案资源利用一定的保障，主要是因为档案管理工作涉及的部门比较多，工作比较繁杂，这样就需要档案管理部门人员在工作时要坚持一定的原则，建立完善的工作机制就是这方面的保障。首先应该在档案资源利用的各个流程，即收集、整理、保管等环节加强制度建设，在具体制度上对档案管理工作给予规定，保证每个流程都按照规定操作；其次要加强档案管理信息化的制度建设，这主要是为了适应档案管理信息化、数字化、网络化发展的方向。

（三）提高档案资源利用队伍的综合素质

提高档案资源利用队伍的综合素质是从根本上提高档案管理的水平，他们素质的高低对档案管理水平有着决定作用。首先应该加大对档案资源利用人员的培训，保证他们具备相应的专业知识和职业技能，能够胜任信息化管理；其次要引进档案管理专业人才，特别是计算机水平比较高的人才，提高整个队伍建设。提高档案资源利用队伍建设不是短期的任务，它需要长期对管理人员培训，并且要根据时代的发展、科技的变化，不断调整培训内容和培训方式，保证他们切实适应时代的要求。

（四）加快档案资源利用信息化进程

档案资源利用信息化是时代发展的必然，也是提高档案管理水平的主要途径，主要工作包括：第一，加快信息化基础设施建设，包括档案馆的库房、馆藏、检索工具等方面的建设，提高计算机网络技术在档案资源利用方面的运用；第二，促进信息资源建设，要加大利用现代信息技术处理各种档案和文件，并且在存储时可以选用数字化操作，进一步方面使用者的查询；第三，加快档案资源的社会贡献，这样就需要对档案资源合理配置和开发，在使用时采用多种形式，保证用户所需信息可以及时查到；第四，推进多媒体数据库建设，主要是加强档案资源的数字化管理技术，在资源查询时努力做到全文信息查询，提高档案服务质量和效率。

结论：通过以上分析可以看出，目前我国档案资源利用中存在的问题主要包括档案资源利用工作重视不够、档案资源利用体制不健全、档案资源利用设施建设不足、档案资源利用队伍综合素质不高等内容，而解决这些问题可以从提高对档案资源利用工作的重视、加强档案资源利用制度建设、提高档案资源利用队伍的综合素质、加快档案资源利用信息化进程等方面入手，从而提高档案资源利用率，为广大人民群众服务。

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杨雪飞（1974年7月-）女；籍贯：山东省青岛市胶州市；职称：馆员；研究方向：档案；毕业院校：吉林省延边大学。