王艳秋

（肇州县信息中心 黑龙江 肇州 166400）

在档案管理工作中电子技术的作用

王艳秋

（肇州县信息中心 黑龙江 肇州 166400）

计算机以及互联网的发展使得我国当下的各个行业都在很大程度上发生了改变。在档案管理领域，计算机的先进电子技术发挥的作用更是十分重要的。所以，研究档案管理工作中电子信息的作用，能够更好的促进档案管理工作的发展。本文在此主要阐述了电力档案的优势，并对如何加强电子技术在档案管理中应用的策略进行了一定的探索，旨在为提高电子技术在档案管理工作中的应用而提供一些有价值的参考意见。

电子信息网；电子文件；电子档案

电子技术已经在我们的生活、学习、工作中被广泛的应用，并且已经成为了我们生活中不可缺少的一个重要组成部分。随着其应用的深入，电子技术逐渐的被应用在了档案管理工作之中，并且其应用为档案管理工作开辟了一条新的路径，使得档案管理工作更加方便、快捷、更加的符合时代发展的潮流。所以，在今后的档案管理工作中，相关部门应该加强对电子技术的作用研究，并且在研究中逐渐将对电子技术的研究纳入到档案管理领域研究的一个重要课题之一，从而促进电子技术在档案管理工作中发挥更大的效用。

1.电子技术在档案管理中的作用

1.1 效率高，速度快

能快速查阅相关档案资料，大大提高了工作效率。电子档案的产生，可以从传统的手工编目和查询等方面的工作中解脱出来。这将会推动档案事业的发展，使档案管理再上一个新台阶。

1.2 档案信息得到有效利用，实现资源共享

可异地实时为利用者提供电子档案信息，打破了传统利用方式和时空局限，并可多人在各自计算机上同时查找利用同一份电子档案，大大提升了档案利用服务的总体水平。

1.3 促进了档案的实体保护，档案保管更加安全

相对以往纸制档案不利于查阅，而且纸制档案易脏、易碎、易丢失。相对电子档案，档案人员不仅可以通过电子档案直接查询档案信息、而且可以通过终端上权限浏览非涉密级文档和涉密文档，有效的保护了档案的涉密程度，对档案实体起到了有效保护作用和物理隔离。

1.4 有效地节约档案占用空间，档案储备量更加充足

所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点，而且与纸质档案的管理方式是相通的。电子档案的加入，丰富了档案管理体系，为传统的档案利用开辟了一条新路。

2.加强电子技术在档案管理中应用的策略

由上述可知，电子技术在档案管理中发挥着十分重要的作用，对于档案管理工作中效率、信息应用等多个方面的工作都达到了以往不能想象的工作效率。所以，在今后的档案管理工作中，不断的加强对电子档案管理工作的重视，同时引入并且建立崭新的网络电子档案信息系统，加强电子技术在档案管理工作中的应用时十分有必要的。笔者在此对如何加强电子技术在档案管理中应用的策略进行了一定的分析，希望能够为档案管理领域更好的发展而献计献策。

2.1 完善档案信息库建设

档案信息的计算机网络应用应该进一步完善档案信息库，保障档案信息的有效管理和充分使用。档案信息库作为信息资源的载体应该进一步完善，针对当前档案信息使用不当的问题应该对不同的信息进行合理的归类，确保档案信息的有效提取。档案信息库的建设中还应该包括合理的维护工作，档案信息库中的信息由于使用频繁往往会出现一些问题，因此加强档案信息库的维护工作十分必要。档案管理部门应该充分重视和完善档案信息库的维护工作，定期对档案信息进行更新和检查，确保档案信息的完整性。档案信息库的建设应该始终将如何实现档案信息的有效服务作为出发点，将如何实现档案信息的最大化利用列入信息库建设的考虑因素，保障信息库建设能够充分发挥其作用，提高档案信息的有效利用。

2.2 要明确案卷概念和明确组卷规则

过去，案卷有文件“组合体”和“保管单位”的双重属性，但在多媒体时代是行不通的。一张光盘可以存贮数百乃至上千个电子案卷，一个案卷的多媒体文件则可能存在于不同的保管单位之中。因此，要肯定电子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗内档案分类的产物，但过去组卷要兼顾文件的联系和案卷的厚度；因此，应该建立更加科学、严谨、详尽的全宗档案分类方案，直接作为组卷的基础和依据。目前，职能管理在机关工作中的地位和作用日益凸显。档案作为历史的真实记录，应该反映这种情况。同时，文书立卷也是机关工作的组成部分，应该与之融为一体。

2.3 运用先进科学技术，应用计算机辅助立卷

无沦是电子文件归档，还是完成纸质文件的立卷工作，都需要一个好的文、档一体化管理系统。一方面，电子案卷的建立是人工不可能实现的；另一方面，要利用计算机替代手工操作，提高立卷工作的质量和效率。例如，利用文书登记的目录组卷并进行电子文件的自动归档，提供可选择的全宗名称、年度、机构、职能和保管期限表等著录项数据，复制生成可修改的案卷题名，进行案卷和卷内文件以及特殊载体档案的排序并生成档号，进行各种立卷统计，打印各种目录、封皮、统计表和交接文据等。可见档案信息化服务与管理水平将随着信息化时代的快速发展而不断提高。

2.4 提高档案管理工作人员的计算机技术水平

档案信息管理人员的计算机网络技术水平还有待于进一步提高，能够更好地为档案管理工作服务。一方面需要加强档案信息管理人员的计算机网络技术培训工作。计算机网络技术的应用有效地提高了档案信息管理的工作效率，有助于提高档案管理工作的水平。在档案管理工作人员的计算机网络培训中需要进行计算机网络技术知识的讲解和实践操作，确保工作人员能够熟练掌握计算机网络技术，提高档案工作效率。

3.结语

综上所述，档案管理工作中电子技术对于档案管理领域的发展有着不可忽视的重要作用。然而，电子技术是一项比较复杂的技术，同时电子技术与档案管理的有效结合也是一个比较困难的工作，再加之我国档案管理领域对于电子技术作用以及应用的研究并没有达到一定的深度，因而不利于电子技术的应用发展。所以，在今后的档案管理领域，要加强对电子技术的重视和研究，并且要从电子技术的多个方面，从档案管理的多个角度进行分析，从而研究出更好、更有利于电子技术发挥其效用的方法和措施，促进档案管理领域在更大幅度上的发展和进进步。

[1]刘寿惠.刍议新形势下的企业档案管理[J].中国科技博览，2011.

[2]赵梦临.浅议新时期企业档案管理[J].档案管理，2012.

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