张明姝

摘 要：本文通过对人事档案特点的分析，总结出人事档案在信息化、数字化过程中可能存在的问题并进行分析。从而指出，目前我国大面积铺开人事档案数字化建设的技术条件尚不成熟。

关键词：人事档案；数字化；信息化

人事档案是在组织人事工作管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的原始记录①。

1 人事档案管理的特点

1.1 真实性

人事档案的真实性，与一般意义上所说的档案的真实性有一定区别。从个体来说，每一份档案从来源、内容、形式等方面都必须完全可靠和真实。凡是来源不明、内容不实、是非不清的文件材料均不能纳入人事档案，即便已归档也要提出。从整体上说，每一份档案应该既反映过去，又反映现在。真实性是人事档案的生命，是人事档案能否正确发挥作用的基础和赖以生存的前提②。

1.2 动态性

人事档案从建立之日起就是动态的而不是静止的。一方面，由于人事档案涉及的当事人，每时每刻都在发生变化，决定着人事档案必须根据现实情况而不断增补，以适应人事档案管理的需要。比如，学历的变化，职务和职称的变化，工作岗位的变化以及奖励、处分都应及时记载并收集相关材料归档。直至逝世，讣告等材料也要归入本人档案，这才意味着收集补充材料工作的终止。另一方面，人事档案随着人员的流动而不断转递，“档随人走”、“人档统一”，是管理人事檔案的一条原则。……