信息时代下加强环保电子档案管理的思考

2015-04-17李敏仙

建材与装饰 2015年41期

关键词：信息时代数据库档案管理

李敏仙

（浦城县环境保护局）

信息时代下加强环保电子档案管理的思考

李敏仙

（浦城县环境保护局）

随着网络技术的发展，信息化时代的到来，环保档案的管理也逐步从纸质的向电子的转变。在信息时代这个大的背景下，环保电子档案的管理的优越性，它会遇到什么样的问题，以及如果解决这些问题将是本文叙述的重点。

信息时代；环保电子档案；管理；问题

科学技术的迅速发展，计算机技术尤其是网络技术也得到的飞速的发展，给人们的生活，工作都提供的极大的便利。以前以纸质为载体的环保档案也逐渐向电子档案转变。电子档案是信息社会发展的必然产物。在使用的过程中也出现了许多问题，因此加强对电子档案的管理研究是环保档案工作者的一项紧迫的任务。

1　环保电子档案的优越性

信息时代的到来，电子文档的普遍，去除了以前纸质文档的繁杂，下面具体说说电子档案的优越性。

1.1方便快捷

电子档案是一种虚拟的文档，不像纸质档案那样堆放在一块或者挤在一起，他们之间不占空间；电子档案的应用减轻了档案管理人员的劳动强度，提高工作效率。现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，为信息的查找提供了快捷途径，档案管理人员不再手工建档，纸质档案逐渐转化成电子档案，这样就可以将过去的集中立卷改为平时随时整理立卷。这样集中的工作量就变为分散的工作量，提高了立卷管理的水平，从而达到了档案管理工作及时归档的目的，方便检索利用。查阅方便，无需用手翻阅，只需在电脑上通过关键字搜索即可找到，而且还可以把档案放在一个文件夹里通过网络共享给别的部门或同事，不用人力递送，即省时间又省力气。

1.2环保节能

运用电子档案进行档案管理，真正实现了无纸化办公，不用再消耗纸张，减少对树木的砍伐，也不会产生污染，而且目前大家为了健康，都在追求低碳，环保的生活方式。电子档案虚拟事物，不消耗任何资源，最大程度的实现了节能环保。

1.3有利于提高工作质量

对于环保电子档案的管理最终的目的还是能够以后更好的利用它。既然为以后提供可以利用的档案，那么这些的卷宗都不仅质量高而且水平还要求高。对于传统的文书立卷，立卷人都是根据自己的理解情况进行纸张立卷的，针对这些立卷的尺度根本都做不到统一，这样肯定会影响以后的文档利用情况。制约了管理人员的水平的提高。有了电子档案，就可以把档案人员从繁琐的整理工作中解放出来，把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用起来，从而提高了档案人员的工作质量和利用效率，在提供服务时能更好的发挥实效价值。

2　环保电子档案的开发利用管理的几个要求

（1）针对开发平台的要求。由于各环保单位可以利用分布式数据管理系统这个平台，来实现网络互联，以达到共享数据的目的，同时还可以在各环保档案单位所在地建立本地数据库，这样不仅可以节约经费又可以互访数据。

（2）对硬件要求。这里的硬件也就是计算机。该计算机必须具备相应的条件，因为计算机既要担负处理档案信息的使命，同时还要和各档案单位之间进行数据通信。

（3）对数据库模式设计的要求。电子档案数据繁多，对数据库模式设计要求也很复杂，要求数据库模式设计必须满足当前工作的需要，还要预见未来对他的需求，这就要求此数据库模式不仅性能好，还要易于扩充和修改，以满足当前和未来的需求。

（4）针对系统中的应用程序，要包含数据的输入的应用，查询的应用，事务处理的应用以及报表处理的应用等等必要程序。

（5）众所周知，环保档案数据不论是以前还是现在都是非常重要的资源，是各项环保指数评估的依据，因此必须定期对这些数据进行备份，方便数据信息破坏后的恢复。

（6）数据库的安全性非常重要，一旦数据库的安全遭到破坏，将会产生不可估量的后果。因此电子档案安全性是建立在数据库安全的前提下的，在保证数据库安全的情况下，才能进行电子档案的利用。

3　信息时代环保电子档案管理存在的问题

3.1电子档案的存储要求高

由于环保电子档案载有重要的原始信息，不仅有企业的机密，也有企业法人和相关人员的个人信息，是保密性较强的文件。不能在网络上进行传输，只能存放在一些电子存储设备，比如从磁盘到光盘，或者是硬盘等等，但是这样的存储方式对存储的环境比较苛刻，这些存储工具的共同特点是都是有一种聚酯底基制成的，这种材料在高温、潮湿、多尘和有空气污染的情况下容易与磁粉分离，导致存储的文档无法读取。同样，在受到冲击力、机械力和磁场干扰的情况下，也容易让存储工具失效。所以电子档案的存放空间有严格的要求。

3.2电子档案易失真

由于电子文件是虚拟的，很容易被改动，复制，或者是删除，而且它不像纸质档案一样删除或者是改动后还可以被发现，电子文件，删除或改动不留任何痕迹，根本就不容易被发现。而且也看不到文件的拟稿者的笔记，难以确定拟稿者的真伪。

3.3电子档案内容的安全性和保密性

电子档案存储在电脑中时，如果用软件进行管理，可以实现多级互动，多人共享。但是如今网络病毒的肆虐，电子档案容易受到病毒攻击，特别是一些涉密的档案，更是成为黑客攻击的对象，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失，也极易造成不良的社会影响。

3.4档案管理软件的统一性

计算机软件研制大大落后于硬件的发展，远不适应各方面存储的需要。档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件，势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网，尤其是市、县两级环保部门的档案工作由于受机制、资金、场地、人员、管理制度等方面的制约和影响，档案管理软件统一性差。

3.5环保电子档案的管理缺乏专业人才

环保电子档案管理需要专业的管理人员，不是随随便便的一个人员就可以的。它既要求管理人员掌握档案管理业务，还要求掌握计算机技术。目前在环保系统中，电子档案管理人员中，档案专业毕业的可以说很少，那么这个既懂得计算机技术的知识，有掌握档案管理的专业的知识的复合型人才更是少见。他们中间大都是计算机水平不高，只会一般的计算机操作的。这对环保电子档案管理工作带来压力。

4　加强环保电子档案管理的措施

4.1加大对专业人才的培养

目前各级档案管理部门的重要任务之一就是培养一批精通计算机知识的档案专业人才。对在职的档案业务人员进行计算机专业知识的培训。同时可以通过招考等多种渠道来选拔或培养具有计算机专业知识的应用人才，使他们不仅具有计算机专业知识，还要熟悉档案业务；不仅会操作程序还要会设计程序。

4.2建立健全相关法规，对电子档案进行依法管理

信息时代，网络上存在着许多不安全因素，在电子档案形成的那一刻起直至电子档案的保存应用等之间任一环节，电子档案的信息都有可能被更改或丢失，因此建立和健全相应的法规和管理制度，对保证电子档案的原始性和真实性有着重要意义。通过法律的形式将对电子档案的保管和应用的标准规定下来，各级档案机关和外界人士能够自觉的遵守这些规则，从而保证了电子档案的安全性。

4.3环保档案部门对电子档案工作要制定科学合理的标准和规范

目前环保档案部门应针对电子档案工作制定一套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范。将电子文件从形成到保存方式等一系列工作利用标准和规范确定下来，使其在形成的那一刻起就可以得到科学有序的管理。

4.4数据库格式和档案管理软件要统一

数据库格式和档案管理软件的统一有利于档案系统内部，各地档案部门之间的信息的共享，资源的互相利用以及全国的联网等，希望国家环保档案有关部门能够认清此问题，并将此问题列为重点，采取有力措施。