肖艳清

（三明高新技术产业开发区金沙管委会　福建三明）

开发区企业职工档案管理创新与发展

肖艳清

（三明高新技术产业开发区金沙管委会福建三明）

企业职工档案是人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载记录着职工录用、调配、培训、考核、奖励、选拔、任用、业务技能、工作表现以及工作变动等过程中形成的信息资料，是企业发展和职工活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分。本文分析了开发区企业职工档案管理中存在的问题并提出了对策。

企业；档案管理；规范化

开发区是率先建立社会主义市场经济体制、启动经济快速发展的实验区。随着开发区企业日渐增多，规模不断扩大，企业职工人数也不断增加，开发区企业职工档案工作便日渐凸显出它的重要性。开发区的档案工作是伴随着开发区的建立而出现的新内容。如何根据开发区的特点去加强开发区档案管理和利用，有效地为开发区的发展区加强档案的管理和利用，更好地为开发区建设发展服务，是社会主义市场经济体制下档案工作深化改革的重要内容之一。

1　开发区部分企业职工档案管理的现状

1.1不够重视企业的人事档案，抛档现象较为严重

大部分的企业对档案不够重视，对于两三页的档案很少会认真仔细的去看，而对于较厚一摞的个人档案，就更少会有人去认真看，企业的招工单位与求职者达成协议一般是采用聘用的形式，对求职者的档案也很少去看，企业对员工进行考核一般是根据员工的实际工作业绩来进行的。有的企业为了使管理更加的方便，为员工办理临时档案，对其在工作期间的工作业绩进行考察，对其能力和表现进行评估，但是对人事档案进行管理需要更多的管理成本，所以很多的企业单位都不愿意对员工建档，不愿意接纳员工的档案。特别是一些规模较小，企业业主自身素质不是太高的企业，本身不重视档案工作，因此也就忽略了它的重要性。目前，开发区企业已日渐增多，规模不断扩大，企业职工人数也不断增加，由于多种原因，大部分的企业都没有对职工档案进行建立，没有记录离职员工和新入职员工的资料，对其没有进行管理，导致员工不能享有养老医疗等福利。

1.2企业没有规范的收集职工档案资料

企业对职工档案资料没有进行合理规范的收集主要存在的原因有四个方面：①在对职工进行招用的时候，没有进行档案建设，所以也没有相关的招工登记表。②有的企业建立了档案，却没有将职工的档案资料进行归档，导致很多职工的资料遗失。③有的企业没有与职工签订劳动合同，档案中并没有劳动合同。④企业没有进行规范的档案管理，很多档案遗漏。

2　职工档案管理中存在的主要问题

（1）现代的档案管理体制不适应经济的发展。企业对职工的档案进行管理，一般是由多个部门进行管理的，这样就很容易出现分工交叉重复的状况。大学生毕业后的职工档案一般是由当地的人才交流中心进行档案管理，企业主要是对固定员工身份的职工档案或者是合同制身份的职工档案进行管理，这样的档案管理方式，与我国要求实行的全员劳动合同是不相符合的，对职工维护个人利益是非常不利的。

（2）企业档案管理人员不具备较高的综合素质，不符合档案管理工作的要求，无法满足档案工作发展的需要。很多的企业对档案管理不重视，在填写职工档案这方面并没有认真的进行，导致会出现很多的错误和遗漏，这就给劳动保障部门的工作带来了很大的困扰，在给职工办理失业、退休、养老等手续的过程中就会更加的繁琐和困难。基至有些企业连兼职档案管理员都没设。

（3）档案保管没有较好的环境，使档案的安全得不到保证。档案管理的软件建设配备较差，档案室达不到安全保管要求。档案管理人员也是且过且过，责任意识不强，档案业务不熟悉，年复一年，档案管理形成了恶性循环，出现了档案越管越差，越管越少的现象，随着人才流动性的增大，很大部分人的档案并没有随之流动，档案存与原工作单位，由于人才的流出，档案管理人员不再对此人的档案进行更新，流出后的工作经历一片空白。以致出现严重断档现象。

3　职工档案规范化管理的有效措施

（1）依据相关法律进行档案管理，对企业的职工档案要加大管理力度。对于地方的档案行政部门，对企业的档案管理要进行严格监督，使企业档案管理具有规范性和严肃性，并不断的完善档案管理法制建设，实现依法治档。依法治档是企业规范的全面的进行职工档案管理的重要保证。地方档案行政部门要充分的利用其行政执法的权利，促进企业职工档案管理早日步入规范化的正轨，地方行政部门对档案执法的监督机制要不断的完善，使依法治档的水平不断的提高。定期深入企业检测指导档案工作。对企业档案法规不仅要不断完善，还要加大对其进行宣传，提高人们的依法治档意识，尤其是企业的中高层领导。地方档案行政部门，要严格的以《档案法》为依据，对企业职工建档工作进行规范，严格标准，严格执法，严格监督，杜绝当老好人，坚决反对应付的态度和差不多就行的意识，不能使《档案法》形同虚设。对档案工作做的好的企业要加以表杨，成为标榜。

（2）建立现代的职工管理体制必须适应现代的经济发展。档案管理的方式应该根据企业的发展现状进行，并以劳动力市场的发展需要为依据。很多企业进行职工档案管理逐渐从以前的多级分散管理向现在的集中统一管理过渡，有的企业具备一定的条件，独立的对职工档案进行管理，有的企业还不具备一定的实力，需要借助当地的劳动人事服务中心对其职工的档案进行管理。当地的劳动人事服务中心还可以管理养老保险、生育保险、医疗保险等，使职工的个人利益得到保障，并且方便企业进行职工档案管理，还能够防止出现不利于职工档案保管的现象出现，使劳动保障部门的职能得到充分的发挥，使工作效率得到提高。

（3）企业档案管理的基础性工作要做好。《档案法》的相关规定需要企业严格的执行，不断的完善档案管理制度，对职工档案的记录、整理要认真进行，并且还要保管好职工的档案资料，并且要经常的检查，一旦发现问题要及时的整改，使档案资料完整。档案管理人员的素质对档案管理工作的质量非常重要，因此必须及对档案管理人员进行培训，不仅要培训档案管理的专业知识，还要对其职业道德进行教育，提高档案管理人员的综合素质，使档案管理人员能够满足企业对档案管理的需求，能够使企业档案管理更加规范，更加专业。

（4）规范企业档案管理流程，实现档案管理的专业化、规范化，保障企业职工的合法利益。企业对职工的档案进行规范化的管理，对促进地方经济的发展有一定的作用，所以笔者认为，地方的档案行政部门和劳动人事部门需要根据地方的实际发展情况，为地方企业进行职工档案管理制定合理的规定，企业的规模不管大小都要求建立职工档案管理体系，这个体系必须统一和规范，对于资金实力较雄厚的企业可以采取信息化的管理。对企业的职工档案管理要进行抽查和监督，对于没有按照要求进行档案管理的企业，要以《档案法》为依据进行相应的经济处罚。必须做到不手软，不走过场，以法办事。

管理流动的职工档案，笔者认为，对于移交和保管档案的方式主要有：①职工到新单位工作，与原单位结束劳动合同，如果新单位可以接收档案管理，职工可以将档案转移到新单位进行保管，也可以把档案转移到当地的劳动人事部门保管。②职工所在的新单位没有条件进行档案管理，那么职工就需要将档案转移到当地的劳动人事服务中心档案室。

总之，开发区企业职工档案管理工作应随着开发区的发展而完善，这要求企业业主要提高认识，切实把档案管理工作放在一个重要的位置。档案管理员要注意把握原则：禁止在档案上涂改，杜绝将档案丢失。一旦发现档案被涂改或者出现遗失的情况，要及时的向上级管理部门说明情况，及时的采取措施，到有关部门补办有关资料，并追究有关部门或当事人的责任。

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2015-9-16