徐红培

（扬州市第一人民医院，江苏扬州，225002）

人事档案记载着一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人真实信息，是医院知人善任、选贤举能、绩效考核和职称评定的重要依据。随着医疗体制改革的不断深入，医疗机构的不断增多，医学人才流动的不断增多，以及人事档案管理逐步由纸质档案管理向档案信息管理方向迈进，原有的人事档案管理模式已不适应信息管理的要求。笔者根据多年的人事档案管理实践，结合单位人事档案管理实际，谈谈医院人事档案管理工作中存在的问题与应对措施。

一、医院人事档案管理工作中存在的问题

扬州市第一人民医院有着55年的历史，其档案时间跨度长、涉及范围广。其中人事档案工作受诸多因素影响，存在以下几个问题：

1.文件材料收集难度较大。医院人事档案的特点，是形成部门比较分散。比如履历表、年度考核表、学历、职称、聘约、培训进修、工人等级申报表等材料由人事处提供；奖惩材料由工会、党办、团委等部门提供；干部考察、任免材料由党办提供；临床医生的基层服务鉴定由医务处提供等。因此，文件材料的收集难度比较大。

2.材料缺失不能全面反映个人情况。由于人事制度改革、自主用工和自由择业的推广，人事变动频率加快，造成人事管理中的档案材料收集不及时、不齐全。一是部分职工人事档案材料缺失严重，不能实现人事档案的动态管理，一些职工的人事档案中只有几张登记表和工资审批表。二是有些医护人员离岗进修、培训或出国留学等，在此过程中形成的诸如入学、结业、毕业登记等相关材料没有收入个人档案。三是反映个人道德品质方面的材料少。四是大多数年终工作总结都是套话、空话，内容年年一样，无法让组织人事部门全面了解一个人的工作能力和工作实绩。

3.人事档案整理不符合规范要求。一是资料审核不严格。不少人事档案材料存在着填写不正确、不完备的现象。如，姓名用字比较随便，乱用多音字和简化字，甚至还写错字。年龄、工龄、党龄、学历、经历和身份，即“三龄二历一身份”存在造假现象。二是归档材料不规范。纸张大小不一，有的表格印制超过装订线，材料中未去铁钉，时间一长锈迹斑斑，损坏严重。三是分类不准确，如鉴定材料和考察材料认定不清楚，归类混淆。

4. 人事档案管理技术相对滞后。医院的综合档案工作已达到省三星级单位，但是人事档案管理技术还相对滞后。人事档案虽然采用了电脑录入的方式，实施了计算机管理，但仅仅局限于名字、档号的输入、输出与检索的基础管理，相比于手工操作，计算机查找的效率有所提高，出错率有所降低，但所录入的数据大部分是按照职工自己提供的资料，数据的准确性、及时性得不到保证。

二、加强医院人事档案管理工作的对策措施

1. 丰富内容，把好材料收集关。一是确定收集范围。结合本院实际，对每个干部档案十大类内容，一一核对相关信息，将所缺材料进行逐项登记，通知本人和有关部门按要求补充收集。二是确保收集及时。每年年初通知医院人事处将上一年形成的干部档案材料收集齐全后移交至档案科。对于年度考核表、工资审批表等千份以上的批量材料，我们集中时间进行收集，尽量安排在一个时间段内完成，避免中途搁置，减少差错。三是鉴别收集材料。对所收集的归档材料逐份仔细鉴别，做到内容不实的不归档，未经审查的不归档，手续不完备的不归档。若发现填写错误的，退给相关人员纠正后再盖章归档；对有疑问的材料，制成表格，分类汇总，通过网上查询、信函、电话联系等方式向原单位索要相关证明材料。四是甄别材料价值。在收集工作中不能只看重学历和职称，最重要的是看工作实绩。重点收集医护人员有价值的材料，如实绩鉴定、年度考核表等。

2. 加强监督，把好审核认定关。人事档案专项审核工作的第一步就是确认档案信息是否准确，是否需要整改，因此找准各项信息的认定政策和认定依据尤其关键。在工作中，凡是档案中出现年龄、工龄、党龄、学历、经历和身份等方面弄虚作假，发现记载前后不一致、涂改或有疑问等情况的，按照要求进行一次全面检查清理和登记。同时，对全院在职干部人事档案“三龄二历一身份”信息表采取分期分批的方式进行个人信息确认。对个人档案信息记载不一致的，以尊重历史、尊重事实的原则，认真查阅原始资料，反复进行核查，本着“谁管理、谁把关，谁考察、谁审核，谁签字、谁负责”原则，对档案进行严格审核。为确保信息的真实性和准确性，制作《干部“三龄二历一身份”审核结论表》，以有效杜绝假材料。

3. 夯实基础，把好档案整理关。为提高干部人事档案的质量，更好地方便利用，我院以《干部档案整理工作细则》为准则，对所有干部人事档案进行全面、系统、规范的整理，重新编排打印卷内目录，卷皮由档案袋改为专门档案盒。在整理过程中对破损严重、小于标准的材料进行裱糊；对过窄和未预留装订线的材料进行加边处理；对大于规范标准的材料进行折叠处理；对有订书钉等金属物及时剔出。装订成册的档案，检查封面姓名与内容相一致，目录表放在卷首，材料按目录顺序排列，对于手续不完备（漏签章、材料不完整）的退还形成部门，修补完整后收回归档。我院干部人事档案严格按照标准整理，做到分类准确、编排有序、目录清楚、无损坏、无卷角、无折皱、无残留金属物、装订整齐、无脱页漏装等，以保证人事档案的准确、真实、完整和有序。

4. 健全制度，把好贯彻落实关。一是建立档案材料接收、保管、借阅、转递等各个环节的管理台账，做到疏而不漏，记录详细。健全干部人事档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等各项管理制度，做到干部人事档案管理有章可循、有据可依。二是严格执行查借阅纪律。严禁擅自转借；查借阅归还后的档案逐卷逐页审核，防止在借阅中存在涂改、抽取、撤添档案材料等违规行为的发生。

5. 更新技术，把好利用服务关。优化人事档案信息管理是提高人事档案管理效率、实现资源共享的客观要求。医院要对人事档案信息化建设的技术环境进行更新升级，建立功能统一的人力资源档案网络化管理系统；还要在完善信息的基础上，采取有效的网络系统防护措施，如利用防问控制、加密签署、防火墙控制、漏洞扫描和入侵检测等技术，严防信息失密、病毒侵袭等问题产生。在信息化管理时代，医院只有加大人事档案现代化管理的投入，不断满足人事档案所必需的硬件设施和技术需求，才能把医院的人才资源配置和人事档案信息化工作推向深入，更好地为医院管理提供快捷有效的优质服务。