林芳美

（云南省地震局，昆明650224）

（作者电子信箱，林芳美：linfmei＠sohu.com）

引言

地震行业科研专项是指中央财政公益性行业科研专项经费支持的地震行业科研项目。地震专项支持地震行业应急性、培育性、基础性科研工作，主要包括：地震行业应用基础研究；地震行业重大公益性技术前期预研；地震行业实用技术研究开发；国家标准和地震行业重要技术标准研究；地震计量、检验检测技术研究等［1］。

地震行业科研专项在立项、审批、设计、实施、试运行以及验收阶段，产生了大量的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文档等各种载体的文件材料，这些文件材料构成了地震行业科研专项档案（以下简称行业专项档案）。行业专项档案是地震行业科研项目实施过程和项目成果的真实记录，是项目建设、结题、验收的必备条件，更是项目完成后运行、维护、管理的重要依据。因此，做好行业专项档案管理工作，加强项目档案的收集、管理，提高其开发、利用水平，为今后的地震科学研究、项目建设和防震减灾等各项事业提供重要的参考和利用价值，具有十分重要的现实意义。

1 行业专项档案的特点

1.1 成套性

成套性是项目档案最基本的特点，地震行业科研专项同样有这个特点。每一个地震行业科研项目都是以一个研究项目为单元进行建设的，建设过程中同时产生一个完整的、互相之间密切联系的项目档案体系，所有的档案之间系统联系，共同反映一个科研项目的全过程。在实际归档过程中，每一个行业科研专项项目都独立形成若干个档案案卷，案卷中的文件材料按照有机联系来进行排列，完整地反映项目实施的全过程。例如行业专项“宽频带流动地震台阵探测与主动源探测”项目，形成的文件材料从立项、审批、实施到结题验收阶段，完整地反映了项目实施的全过程。

1.2 内容广泛、形式多样

地震行业科研项目涉及综合管理、台站建设、野外观测、技术研究、实验、考察、技术系统建设、仪器、软件研制等内容，包含了基本建设、科学研究、观测与探测以及设备采购等各类文件材料，形成的档案具有内容广泛、形式多样的特点。档案人员需按照各类文件材料的特点，分门别类进行整理和归档。如“宽频带流动地震台阵探测与主动源探测”项目的文件材料，包含了项目管理、台站勘选、仪器架设、台站巡查、观测数据、科学实验等不同类别的内容，需分别进行整理和归档。

1.3 专业性强

地震行业科研项目是一项专业性和技术性很强的科学研究工作，涉及的专业有地震监测、地震预报、地震工程、地震对策、地震科学研究、基本建设和地震专业仪器设备等，其文件自身的技术性具有与其他行业不同的特点，专业性很强。例如，地震监测类文件材料包含了测震、地磁、地电、地下水动态、地球化学、地形变、重力、地应变等不同手段的观测记录、观测报告、测震图纸、工作日记、仪器管理、观测质量评比、检查以及台站技术改造等，所形成的档案材料具有监测专业的特点。又例如，地震预测预报类文件材料涉及震情分析与研究、震情落实、地震预测预报意见、大震速报与灾情速报、地震观测数据处理、震情会商等内容，所形成的档案材料具有预测预报专业的特点。

1.4 周期性

由于行业专项档案的形成过程与地震行业科研项目活动的特定周期有着密切的联系，这就决定了其形成档案的周期性特征。相应的专项档案工作就必须按照项目实施进度的时间节点同步管理，及时跟踪，紧密配合，这样才能避免档案建设与项目建设脱节，从而完成高质量的行业专项档案。一般的地震行业科研专项项目执行周期为2～4年，个别的项目会因为项目特点而延长其执行周期。行业专项档案的整理应与项目执行同步进行，并在项目执行完毕后及时进行归档。例如“宽频带流动地震台阵探测与主动源探测”项目历时2 年，文件材料的形成周期即为2 年，在项目执行完毕并通过验收后，及时进行归档。

1.5 载体丰富

地震行业科研项目档案除了一般的纸质档案外，还有大量的光盘、磁盘、照片以及专用设备、试验模型等涉及其他载体形式的实物档案，载体非常丰富。大量的电子档案需要严格按照电子档案整理规范进行，其管理方法远不同于传统的纸质档案，在收集、整理、鉴定、归档等环节都有不同的要求。照片档案整理也应严格按照相关的整理规则进行，注明每一张照片的时间、地点、人物、事件等要素，并进行一对一的编目，保证照片档案的完整、准确。如“宽频带流动地震台阵探测与主动源探测”项目，其所形成的文件材料涉及纸质档案、光盘档案、活动硬盘档案、照片等，载体非常丰富。

2 做好云南省地震行业科研专项档案工作的思考

云南省自2008年至今承担了多项地震行业科研项目，包括“宁洱6.4 级地震现场综合考察和研究”、“西南地震应急对策新模式与关键技术研究”、“宽频带流动地震台阵探测与主动源探测”、“南北地震带灾区速判与灾情展布研究”、“地震信息发布保障技术研究”等，项目总投资逾千万元。这些项目涉及地震考察、技术系统建设、地震探测、科学研究等内容，相应形成的云南省行业专项档案具有内容丰富、种类多、数量大的特点。行业专项档案是对一个完整的地震行业科学研究项目的展现，从执行过程的重要文件材料到最后的技术、工作总结，是对行业专项科学研究的概括、提升，并对今后的地震行业项目申报、科学研究、成果评审等具有良好的参考、借鉴价值。因此，加强行业专项档案管理工作，保证最主要科研成果的完整准确，确保档案材料的系统、安全和便于提供利用，进而发挥行业专项公益性科研项目特点，具有十分重要的意义。

2.1 强化档案管理意识

地震行业科研项目的分管领导、项目负责人、项目组成员以及项目档案管理人员，都应该提高对项目档案管理工作重要性的认识。行业科研项目负责人对项目档案的完整、准确、系统负总责，项目负责人应统筹安排，成立工作领导小组，完备岗位职责，让管理人员、项目人员、档案人员各司其职，严格遵守自己的职责，切实把项目档案的重要性落实在实际工作中。

2.2 建章立制，明确档案管理质量要求

地震行业科研专项承担单位应在立项之初就建立一套详细的档案归档制度，用统一的标准要求各个子项目承担单位。具体包含归档责任、归档范围、保管期限、整理规范、分类方法、归档时间等档案归档要求。归档制度还应该根据项目实施过程中产生的具体材料不断进行完善，归档要求应越具体越好，对不同项目性质，不同介质的档案都有对应的收集、整理方法，这样就能最大限度地提高项目档案的质量。

2.3 坚持档案工作与项目建设同步进行

针对地震行业科研专项建设周期与行业专项档案形成周期一致这个特点，在项目立项初期就应该明确档案的收集、整理职责，应该指定专人（我们一般称兼职档案员）负责项目技术文件材料的收集、整理。完整的前期文件很重要，尤其是在维护项目承担单位的合法权益方面，有很重要的依据和凭证作用［2］。在项目的实施和试运行阶段，应继续追踪收集项目实施过程中产生的文件材料，注重检查和鉴定文件材料的完整性、准确性，及时发现问题，进行补充与修改，确保档案材料的连贯和有机联系。在项目竣工验收前，基本完成项目全过程文件材料的收集、整理和归档工作，在验收阶段注重收集验收申请、验收报告和验收意见等材料，并及时向档案管理部门办理移交手续。

2.4 加强对项目档案工作的指导和监督

在地震行业科研项目立项初期，项目承担单位的档案部门要把行业专项档案的归档要求告知给各个子项目组，并在项目实施过程中主动深入项目现场，进行业务指导。档案部门除做好自身的业务工作外，还要对项目承担单位的项目档案领导人责任制进行监督，项目负责人要对项目档案的质量负责，保证其真实性和准确性。专职档案员应重点指导兼职档案员对项目档案归档细则进行准确把握，包括归档范围和归档质量等各个环节的详细要求。如“宽频带流动地震台阵探测与主动源探测”项目的专职档案员会在项目的不同阶段，对兼职档案员进行收集、整理工作的指导，及时跟踪检查，以保证项目文件的完整。

2.5 重视相关人员的档案业务技能培训

首先是对档案业务管理部门人员进行重点培训，使其熟练掌握项目档案管理办法，真正具备指导项目档案工作的能力；其次是对项目承担单位的相关人员即项目组成员进行培训，明确归档文件材料的范围和质量要求；第三是对兼职档案员进行业务培训，使其在具备有关项目建设方面专业知识的同时，熟悉档案管理的业务和技能，及时准确地掌握地震行业科研项目的进展情况和项目建设各环节形成文件材料的动态。通过培训提高项目档案管理人员的素质，为行业专项档案的完整收集、规范整理、安全保管及有效利用发挥作用。

2.6 做好项目档案的验收工作

项目验收工作是对项目完成质量的一次全面检验和考核，是项目建设的最后一道关口。档案验收、财务验收和业务验收是地震行业科研专项项目验收的3个组成部分，通过档案验收是通过业务验收的首要前提［3］。《中国地震局地震行业科研专项项目档案验收大纲》明确指出，档案验收要审查提交验收的归档文件是否齐全、完整，是否符合归档范围要求；分类编目是否科学合理；案卷质量是否符合国家标准和管理规定。因此，做好项目档案验收工作是保证项目档案完整、准确、系统的关键环节［3］。档案验收工作应贯穿项目的全过程，在项目的中期验收、子项目验收、合同验收和设备开箱验收等环节，应同时验收相关档案，才能实现对项目档案管理的有效控制。在项目任务结束时，还可以对形成的所有档案材料进行预验收，重点检查项目前期文件、各种隐蔽工程记录、实施技术文件、变更文件和各项专业验收文件等，把住这最后一道关口，及时将有关问题解决在正式验收之前，这是保证项目档案质量的有效措施，也是保证项目档案能够正式通过档案验收的关键。如“宽频带流动地震台阵探测与主动源探测”项目，在项目预验收的时候重点对项目档案进行了验收，发现问题及时整改，保证了项目档案的质量。

［1］中国地震局人事教育司和科技司.关于印发《地震行业科研专项管理办法（试行）》的通知.（2007－10－16）［2014－04－20］.http：∥www.cea.gov.cn

［2］于文翠.加强建设项目档案管理 为精品炼厂技术服务.兰台世界，2013（S5）：61－62

［3］中国地震局人事教育司和科技司.关于地震行业科研专项经费2008年项目申报工作的通知.（2007－10－16）［2014－04－20］.http：∥www.cea.gov.cn