佟 旸，张一凡，吴 逊

（天津市水文水资源勘测管理中心，天津 300061）

水利科研档案是水利科研活动的历史纪录，是水利科技档案的重要内容。水利科研项目从开展到结束产生了大量的数据，形成了大量可贵的文献资料，这些数据和文献资料经整理形成水利科研档案。但是，这些宝贵的水利科研资料由于管理力度的薄弱、管理手段的单一、借阅查询方法的繁琐导致查阅和使用困难，使其得不到有效的利用。怎样挖掘水利科研档案的潜力，使水利科研成果进一步发挥作用是科技管理工作的一项重要任务。在当前信息时代，利用信息技术建设电子档案，实现水利科研档案管理与服务信息化，对水利科研成果的推广应用和水利科研工作的管理有着重要的意义。

1 天津水利科研电子档案建设与管理的必要性和重要性分析

水利科研档案有着重要的作用和价值，而这一重要价值和作用只有通过水利科研档案的利用才能发挥出来。因此，水利科研档案的管理和应用是水利科研价值发挥的关键，需要高度重视。

水利科研档案是水利科研活动真实、完整的记录，但对档案管理来说，纸质档案不能满足当前档案管理的需求。水利科研工作从立项、研究到得出最后成果，需要开展很多工作，产生大量文件。以水利科研报告来说，它是水利科研活动全过程的记录，是水利研究工作的最终结果。但是，纸质档案保存的水利科研报告，是课题组根据验收专家意见修改后的版本，是加工后的产品，已不是原始的第一手材料。特别是在数据方面，水利科研活动产生的大量数据，需要经过计算或模型运算产生结果，然而由于篇幅局限，水利科研报告往往只提供计算公式或模型算法和给出结论，大量的数据计算和模型运算无法采用纸质介质存入档案，许多宝贵的数据和资料流落在个人手中或就此丢失。

随着水利信息化的发展，水利科研工作高度借助于信息技术。网络传输、视频监控、录音录像、多媒体应用、GIS技术、数据库技术等在水利科研中广泛应用，水利科研档案迫切需要建立与之相适应的信息化管理方法和管理系统。以水环境研究为例，纸质档案一般保存的仅是水质指标和变化说明等数据和语言描述，而录像、照片、监控等信息技术应用产生的电子文件可以提供直观可视的水质变化过程、方便研究分析、提高工作效率和提升水利科研水平和质量。但是，这些电子文件只有通过信息管理系统科学的组织、利用，才能发挥应有的作用。

如何提高水利科研档案管理水平，挖掘水利科研档案的潜力，为社会和水利科研工作及时、有效地提供水利科研档案信息服务，是当前信息时代水利科研档案管理和应用的紧迫问题。利用信息技术，建设水利科研电子档案，规范水利科研档案管理，提高水利科研档案质量，实现水利科研档案管理与服务信息化，使水利科研成果进一步发挥作用，正是解决这一问题必要而有效的方法。

2 天津水利科研电子档案管理平台架构和功能

天津水利科研电子档案建设是遵循电子文件归档与管理规范，建设电子档案应用平台，为档案收集、立卷、保存、管理和应用提供一体化的服务支撑。其主要内容是平台的架构和功能、档案的收集与保管、应用服务和系统安全保障。

2.1 电子档案的文件类型

电子档案由电子文件及其相应产品组成。电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传输的文件。

一般来说，电子文件主要有以下几种文件类型：①字处理文件，是用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等；②图像文件，是用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件；③图形文件，是采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件；④影像文件，是用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件；⑤音频文件，是用音频设备获得并经计算机处理的文件；⑥多媒体文件，是用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式；⑦数据库文件，是采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件；⑧超文本文件，主要是采用Web 技术制作的浏览器文件。

2.2 电子档案管理平台架构和功能

（1）平台架构。电子档案管理平台架构由数据存储、数据处理、档案管理、Web 服务4 层体系组成。平台开发基于SOA 面向服务的技术结构和J2EE 技术，以XML 和Web Service 作为基础服务和数据接口标准，以“Web/中间件/服务器”的技术架构构建平台。平台采用多层B/S 应用体系，通过Web表示层提供应用系统的用户接口，通过档案管理层和数据处理层实现内部档案管理和对用户的基础应用服务，通过数据存储层实现数据的集中存储和管理。平台支持LDAP 目录访问协议；支持主流的数据库系统和组件化开发；具有良好的安全性；支持负载均衡和集群技术，提供良好的可扩展性和容错性。

（2）基础软件。系统采用工作流引擎、OCR（光学字符识别）服务、文档格式服务、全文检索服务、报表引擎等成熟的基础软件，为系统功能实现提供基础性的应用服务。

（3）系统管理。系统管理主要由系统角色分配和权限管理来实现。①系统角色。系统角色有系统管理员、档案管理员、课题承担人和普通查询人，通过系统角色管理来设置和控制系统的功能权限和使用范围，通过权限管理实现对归档和查询的应用控制。②权限管理。系统管理员具有对系统运行维护和日志管理等权限；档案管理员具有档案管理、调阅和审查授权查阅的权限；课题承担人具有该课题建档和归档的管理权限；普通查阅人通过申请和授权，可以查阅授权范围内的相应资料。

（4）单机版（离线工作）。为了减轻网络压力，同时也可以为课题归档提供充裕的时间和方便，系统除提供在线使用方式外，还提供与在线应用一致的C/S 方式单机版，支持用户离线工作。用户只需预先从B/S的在线应用系统中导出相关设定参数的配置文件，即可单机离线开展课题立项的前期工作和档案收集、整理、归档工作。在使用单机完成上述工作后，可通过数据打包上传的方式将数据及原文上传到在线应用系统，继续后续工作。

（5）系统安全保障。系统安全和文件转换的真实可靠，是电子档案建设的关键问题，实际应用中除建立身份认证、权限设置、反入侵、防篡改等安全机制外，还应对水利科研档案的内容、文件收集、文件转换、存储方式、使用权限等制定标准、规范和管理办法，不断地解决发现的问题，完善系统功能。

3 天津水利科研电子档案管理和服务

3.1 档案管理

天津水利科研电子档案管理主要包括归档指导、收集归档和档案保管。

（1）归档指导。档案管理员通过归档指导，进入某一具体课题档案归档界面，可以查看该课题的工作情况，并可以以文字形式提出指导意见，但不能对其进行任何直接改动。

（2）收集归档。档案管理员授权1个课题只有1名课题档案员。课题档案员负责组织课题成员按规范收集整理课题档案，从项目立项、试验研究、项目验收、成果管理、水利科研奖励、成果推广几个方面完成全过程档案整理，并建立档案清单，封装后在线提交档案管理员，完成课题归档。重要的文件同时提交相应的纸质文档。对于数据量大的多媒体数据，如影音、图像和有价值的测试、计算、分析数据，可以光盘等介质形式随同纸质档案一并提交。

（3）档案保管。档案归档存储后，系统通过数据库管理安全机制对档案数据进行安全保管。同时，通过以下功能提供数据安全保障：①开发文档转换服务，可以将标准桌面文档格式自动转换为PDF或HTML 等便于发布和保存的格式，同时将转换文件连同原始文件一并保存在档案系统中，为访问和查阅档案提供简单的途径；②普通用户仅能访问档案的PDF版本，仅有档案管理人员才能访问档案的原始版本；③对存储区域进行自动加密，任何存放到该区域的文档系统自动加密为只读文件，无法更改，防止修改、删除或损毁文件。

3.2 应用服务

借助天津市水务局政务网，开设水利科研网页，提供水利科研档案的应用服务。应用服务分为一般服务和专业服务。

（1）一般服务。一般服务主要面向大众，通过登录网页即可浏览水利科研成果目录、内容摘要、技术专利、近期科研方向、在研项目名称和主要内容、科研队伍、人才介绍等天津水利科研基本情况。

（2）专业服务。专业服务需通过身份认证或申请授权进入服务范围，主要有档案检索、信息服务、档案利用和特约服务。①档案检索。使用搜索引擎，通过输入人员姓名、业务类别、时间范围、研究内容、获奖级别等关键词，实现对水利科研档案卷宗的检索。②信息服务。对检索出的水利科研档案，按用户提出的需求，提供参研人员、研究内容、研究过程、数据计算和分析、研究小结、研究结论、专利名称、验收意见、成果奖励等完整信息。③档案利用。对搜索到的档案，经申请授权，提供浏览卷宗、部分打印或下载功能。④特约服务。对一些特殊的需求，如查阅多媒体文件、纸质文档等，可以通过电话、短信等与档案管理员联系并预约。

与此同时，根据需要可开发手机版电子档案管理服务。

4 结语

水利部于2010年印发了《水利科学技术档案管理规定》，对水利科技档案工作提出了明确要求。水利科研档案是水利科技档案的重要内容，水利科研成果有着与其水平相应的经济价值和社会价值。使用信息化管理方法，做好水利科研档案管理，使水利科研成果更好地服务于社会，是水利科研档案管理发展的方向，也是对水利部要求的具体落实。水利科研电子档案是信息时代水利科研档案管理和开发利用的一个新课题，有许多问题和方法需要在实践中不断地发现和解决，随着信息技术和档案管理研究的不断进展，电子档案建设和管理将会不断地进步和完善。