田 真

（河南省南阳市环境卫生管理处，河南 南阳 473000）

文书整理归档的现实意义

田 真

（河南省南阳市环境卫生管理处，河南 南阳 473000）

随着科学信息技术的发展，文书整理归档实现了办公自动化。对电子文件的电子档案管理，将档案管理工作落到实处，拓展了档案管理工作的内容。电子文件和纸质文件的归档管理都是要实现由文件到档案的质变。办公自动化依托计算机技术，改变传统的文书整理归档的手段和方式，为文书整理归档带来许多现实的意义。本文介绍了文书整理归档自动化的优点，文书整理归档自动化存在的不足以及在文书整理归档中常遇到的问题的解决办法。

文书整理归档；优点；不足；思考

在教科书以及档案学词典里都对档案的专业术语“归档”作了确切的详细的定义，文书整理归档将社会发展的历史过程整理成档案，客观地向我们展示研究开发、基本建设、领导决策、问题处理等各个方面的成果。文件归档整理是文件运转处理流程中使文件顺利转化成档案的关键环节，具体由文书人员来完成。但是，这项工作却与档案工作有着密不可分、千丝万缕的联系，它是档案工作的基础。文书整理归档的自动化顺应了时代的要求，提高了文书档案管理工作的效率和水平，满足了文书档案管理工作的现代化要求，揭开了文书档案管理工作的新篇章。

1　文书整理归档自动化的优点

1.1文书整理归档自动化提高了文件传递的安全性和时效性

传统的文件传递方式是邮政传送，在这种传递方式下，文件在传送的过程中丢失的现象普遍存在，文件的传递时间也受到很大的制约，致使对文件的归档与检索存在很大的不便。网路计算机技术在文书整理归档中的应用，实现了文件传送方式向网络传递的转变，极大地提高了文件传递的安全性和时效性。

1.2电子文件比纸质档案的稳定性强

由于纸质档案的纸张极易在氧化剂、酶、酸、高湿、高温等的作用下发生氧化和水解，因此，在档案管理工作中发生损失的可能性非常大。随着电子信息技术不断进步，闪存U盘、DVD光碟、VCD光碟以及移动硬盘等电子载体广泛应用于文书整理归档中，这些方便了文件的阅读、存取和传递。电子文件受环境的影响较小，储存的时间也较长，所以电子文件具有和极强的稳定性

1.3文书整理归档自动化实现了档案信息的共享

在传统的文书整理归档的方式下，档案信息无法在各个企事业单位之间实现共享，档案信息的使用仅限于单位内部，使得资源以及资金造成一定程度上的浪费。档案管理与计算机技术的结合，实现了档案管理由目录（档案外部特征）管理、单途径管理、案卷级管理依次转变为目录和内容（内外部特征）管理、体系管理、文件级管理；同时，档案信息也可以离开载体单独使用，方便了各个信息系统之间的共联，提高了文书整理归档工作的效率以及质量，促进了各个企事业单位档案信息的更新和交流。

1.4文书整理归档自动化提高了归档的效率

电子信息技术在文书整理归档中的运用，减缩了以往人工归档的大量的工作步骤，方便了文书资料的收集和储存、统计和查阅，提高了文书整理归档的效率。

2　文书整理归档自动化存在的不足

2.1文书整理归档人员的整体素质较低

文书整理归档自动化所需要的人才，不仅要求归档人员具有档案管理的技术理论以及电子信息和网络通讯技术，而且要求归档人员要有先进的技术水平与丰富的知识底蕴。

2.2电子档案的保密性较低

电子文件没有固定的存在形式，易于改动与伪造，由于电子档案即使经过了改动，可以不留下任何易被发现的痕迹。网络信息技术给文件的整理归档带了的便利，但一些不法分子利用盗密技术偷取篡改存放在网上的电子档案，这降低了就电子档案的保密程度。

3　文书整理归档中常遇问题的解决办法

3.1建立电子文件管理体系

档案工作人员要掌握一定的电子文件处理技术，透彻了解现行的文书整理归档自动化的工作流程，及时指导电子文件的接受处置、储存提取工作，确保电子文件的原始性。对于已经归档的电子文件，要利用现代化的技术将其转变成只可读文件，这样就可以保证电子文件的原始性，提高电子文件的稳定性。另外，对于保存时间较久的电子文件，要按时进行复制，避免档案信息损失。

3.2实现文书整理归档自动化的内外网的隔离

利用路由器和防火墙等物理隔离的方式将自动化网络与外网隔离，确保网络的安全性。采用路由器，屏蔽掉所有的IP服务和地址，只放行部分地址进入文书整理归档自动化的网络；使用防火墙所具有的认证机制，滤出进出文书整理归档网络的数据，封堵被禁止的事项，及时检测和告知潜在的网络攻击情况。这些物理隔离确保了文书整理归档自动化的安全性和稳定性。

3.3提升文书整理归档工作人员的整体素质

企事业单位要投入大量资金引进现代化的文书整理归档的设备，提供给文书整理归档人员一定的硬件环境，增强他们的业务技能；企事业单位要注重提高文书整理归档人员的素质，把文书管理归档的业务学习纳入工作人员业务考核的部分，定时为他们提供归档业务培训，鼓励他们更新归档的知识和技能，建立“自学为主，培训为辅”的人员管理模式；文书整理归档的相关部门和单位之间要加强沟通和交流，学习借鉴其他部门和单位在文书整理归档工作中先进的经验和技术，拓宽交流范围和交流信息源。

随着社会的发展和时代的进步，在管理工作中新理念和新技术被推广和普及，文书档案作为档案的重要组成部分，它的管理模式和管理方法也在发生变化。在知识经济不断发展的今天，我们应该跟上时代的步伐，转变传统的文书整理归档的模式和方法，建立现代化的文书整理归档模式，提高文书整理归档的工作效率，促进文书整理归档管理的科学性。

主要参考文献

［1］张春红.浅谈如何做好文件归档整理工作［J］.黑龙江档案，2013（3）.

［2］彭茜.浅析电子文件归档整理的必要性［J］.中国科技信息，2005（7）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.02.126

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1673-0194（2015）02-0172-01

2014-12-23