卫巧丽

郑州市水产技术推广站

浅议科研单位档案的信息化工作

卫巧丽

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随着计算机信息技术的迅猛发展，科研单位的档案信息化工作已提到越来越重要的议事日程，作为水产科研部门，是集实用技术推广、技术培训、水生动物检疫检测、鱼病防治、水产品质量检测及渔业环境监测工作等多个职能于一身的公益性事业单位，如何把科研活动中形成的各种历史记录和文件信息转化为电子档案，并进行较好的统一管理，是科研单位档案信息化工作的重要内容。

一、档案管理信息化工作的现状

水产项目档案是指项目从其立项到竣工等各个建设阶段直接产生的具有重要价值的各种原始的文件材料，如:建设项目规划立项的各种报审批复文件、项目的可行性研宄分析报告、项目的设计文件和设计图、项目建设的施工过程记录、竣工验收报告等。其内容表现形式多种多样，主要有文字、数据、图纸、相片、录像、图表等。但是，在项目建设过程中，由于缺乏规范化的档案管理制度，以及在档案管理方面不愿意投入太多的资源，缺少对项目档案潜在价值的认识，直接影响了项目经济效益及社会效益的发挥。

1.缺乏档案信息化管理的先进理念

许多人看来，现今的电子存档比起传统意义上的普通纸质存档，没有直观的感觉。这些人觉得只要是传统的纸质档案还完好，它们的档案管理就不会出现差错，这就让管理人士对于信息技能的使用缺少主动性。另外，因为电子档案在管理的过程中比较复杂，需要很长的时间不能有好的效果呈现，而且还要有一定的专业知识来支撑，这就让档案管理人士对于电子档案的管理失去了信心，当然也就不主动承担电子档案的管理工作了，从而没有对电子档案重要性树立比较清晰的认识。

2.项目档案收集归档不及时

项目档案管理不同于企事业单位档案管理，绝大部分形成于建设施工过程，使其管理工作从文件材料的收集到整理成标准形式的档案的这段过程中，都具有太多的不定性因素。有些小型项目大多是施工要求急、建设周期短、形成的文件材料数量不多，不易引起各参建单位的足够重视；大型项目建设工期长，参与建设的单位多，形成的文件材料涉及范围广、专业多，内容繁杂，稍有疏忽就可能遗漏。再加上建设施工人员组成复杂、临时机构解散，都是致使文件材料的遗失重要因素。目前，大多数参建单位都是在水利工程建设的后期才开始着手文件材料的收集和整理工作，忽视文件材料的及时收集，从而导致了文件的遗失，造成复印件多、原件少，原始资料严重缺失等现象。

3.档案信息化管理的社会化服务效率低下

根据笔者从事水产科研工作的经历，在科研项目管理过程中形成的各种历史记录和文件信息，包括相关的政策法规，其中大量的档案信息，没有经过进一步的电子化、数学化信息处理，相关的有用信息在为政务决策、向公众和社会服务上效率低下，面临所谓的“信息庞大、知识贫乏”问题。

4.档案管理标准化有待进一步增强

档案管理标准化即是对基本工作的规范化、准确化、流程化。目前的标准体系内容缺乏系统性、配套性，导致科研成果的档案管理工作流于形式，科研成果信息分散孤立，采集数据的内容、质量良莠不齐，一定程度上形成了资源的浪费。需要从网络信息技能特征上，思考档案管理的技能准则、组织工作流程标准。

二、关于档案管理信息化建设的几点建议

针对以上所举科研单位档案信息化建设中存在的问题症结，就如何提高科研档案信息化水平，结合实际谈以下建议：

1.树立信息化建设的迫切理念

档案工作的具体人员要认清档案信息化的重要性，积极使现代技术和信息技术运用于档案管理之中，要创新开展档案管理工作，不断充实提高自身综合素养，不能仅仅满足于一般的保存管理，要成为档案信息专家，由传统的档案保管转变了档案信息管理运用。要将科研过程中的文件收集整理，并实现电子信息化，保证科研项目产生的电子文件真实、完整、安全地保管，并使之运用于社会化服务。

2.要建立起档案信息的目标责任制管理体制

在科研项目中形成的档案，是科研活动过程及结果的综合体现，必然在人与人之间、部门之间建立联系或互动机制，科研活动从立项、审批、实施、验收的各个环节，其中任何一个节点的活动都产生大量的资料信息，各类信息系统之间的信息共享和有效传递是实现档案工作信息化的关键。各参建单位要依照国家有关项目工程档案管理的相关法律法规、规章制度，以及相关行业标准，制定符合项目建设以及自身情况的项目档案管理工作制度。因为项目的个性以及各参建单位在项目建设过程中发挥的作用不同，因根据自身的特点，建立符合自己单位的文件材料的收集整理制度，文件材料的利用管理制度，档案管理人员的岗位责任制度以及工程竣工档案验收实施细则和工程档案管理实施办法等档案管理的规章制度，以此来规范项目建设过程中文件材料的管理工作，使项目档案从形成、收集、整理、保管等阶段均有明确规定和相应的制约措施，使项目档案管理有章可循。做到无论是在项目建设各阶段还是各参建单位内部，都能从制度上保证文件材料的收集和管理工作，使项目档案管理工作规范化、标准化、系统化，实现信息形成、信息采集、信息传递、信息处理实时监控，达到各类信息共享和各项工作标准化、规范化。

3.统筹建设科研项目档案信息化体系

由于科研项目实施中可能形成大量电子文件，倘若规章制度存在漏洞，执行不严，势必会造成反复归档，浪费人力财力的现象，甚至会导致文件归档混乱。因此，做好电子文件归档前的准备工作，尤其是规章制度的建设、宣传以及推广应用，为后续的电子文件归档工作奠定良好基础。依照科研项目的实施过程，从而以一种统一的规范实现档案标准化管理，实现档案接收、鉴定、归档、移交、报表打印、分析统计等一系列的管理功能，促进部门之间、部门与社会之间的档案共享，提高资源的利用效率。文书档案管理实现信息化，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高档案管理工作的质量和利用效率。