医院档案信息化建设探究

2015-01-28陈霞哈申高娃内蒙古通辽市医院

科学中国人 2015年9期

关键词：档案室档案资料文档

陈霞，哈申高娃内蒙古通辽市医院

医院档案信息化建设探究

陈霞，哈申高娃
内蒙古通辽市医院

随着信息技术的进步，企事业单位的档案管理工作也得到了进一步发展，尤其是对于医院来说更是明显。医院是一种服务性机构，其档案量大，档案类别多，涉及内容广泛是医院档案管理工作的现状，因此，档案管理信息化建设对医院档案管理工作的发展有着重要意义。

档案管理；建设；信息化

一、医院档案信息化建设的意义

医院档案管理工作看似简单，但是对医院的发展却起着重要作用。因为医院是一个复杂的服务性机构，其档案管理工作涉及面极为广泛，基本类别包括：业务档案、人事档案、行政档案、医药档案、技术档案、设备档案、声像档案和其他档案等等，因此，加强医院档案管理信息化建设意义重大。第一，档案管理信息化便于档案的查询，可以极大地提高医院档案管理的服务效率；第二，医院档案管理信息化便于档案的储存，使档案管理工作有序开展，档案管理更加规范化、系统化。

二、医院档案信息化建设中的不足之处

1、管理机制还不够完善

管理机制不完善是我国医院档案管理中存在的主要问题，也是影响医院档案信息化建设发展步伐的突出问题。现阶段，由于医院职工和就诊病人较多，医院每日所需整理的个人信息和业务信息量非常大，这时如果没有一个完善的管理机制是很难满足档案管理需要的。例如：在传统档案管理工作中，各科室都有专人来负责收集本科室工作人员的个人档案，责任心强的同志会把本科室工作人员的信息及时报送到档案室进行备案，而有些同志对此工作不负责任，在档案收集过程中的表现会极不认真；而当有些工作人员在医院工作时间较短就被调走的情况出现时，就会造成这些工作人员的个人档案漏报问题。

2、管理模式落后

管理模式落后也是影响医院档案信息化建设的主要因素。其主要表现如下：第一，医院档案信息管理还是以纸质档案为主，这根本就难以满足信息化档案管理的要求。第二，有些医院尽管采取了信息化管理的模式，投入资金购买了信息化管理的设备和软件，但是由于医院的档案信息工作人员水平较低，操作能力较差，不仅难以完成每日的档案信息录入工作，更不能为患者提供相应的档案信息查询服务，这也影响了档案管理信息化发展的进程；第三，医院档案管理存在保密性差问题，有些医院由于工作人员操作不当，会造成患者或者职工的个人档案信息泄露，这样不仅给受档案保管的个人带来问题，也会给医院带来一定的风险。还有些工作人员为了一些利益，利用管理档案之便随意篡改个人信息，这不仅造成了一些人的个人档案信息失真，更会引发一系列不必要的麻烦。因此，档案管理模式还需要调整，只有有效地解决这个问题，才能保证档案管理信息化的正常发展。

三、提高医院档案管理信息化的有效办法

1、购买档案信息化建设的相关设备

目前，多数医院档案室的环境很差，设施也不足，这就造成一些纸质档案资料由于室内潮湿而出现破损问题，还有些医院根本没有房间开设档案室，而造成档案资料无处可放，很多很有价值的档案资料都被随意丢弃。可见，不完善档案室的软硬件设施是无法正常开展档案室的管理工作的。在档案信息化管理中，根据实际工作需要，要购买空调、电脑、储存卡、采集器等硬件设备，还要购买档案管理、数据保存等软件，这样可以为档案信息化建设打下坚实的基础，保证档案信息化管理顺利发展。

2、实现纸质文档向电子文档的转变

现阶段，我国很多医院的档案资料还是以纸质文档为主，这种载体的缺点是：查询不便、易受潮、易损坏等，而电子文档的优点是：使用效率高、便于储存、不易损坏等，因此，实现纸质文档向电子文档的转变是档案管理工作中的重要内容，这是保证数字化管理的关键。尽管有些医院的档案资料很多，前期的电脑录入工作量对新开展信息化档案管理工作的人员来说有些难度，但是只要是做好了这部分工作内容，那么对于我们后期使用档案管理软件来进行服务来说意义重大，这会极大地提高档案资料的查询效率，加快档案管理信息化发展的进程。

3、完善档案检索的功能

档案检索工具有助于档案查询的准确性，提高档案查询的效率。因此，我们要强化档案检索的功能，以便真正地实现档案信息化管理。其具体办法如下：

（1）完善词语的关联检索功能，让检索能力加强，以便提高检索的效率，为有档案查询需要的用户提供更好的服务。

（2）实现档案信息局域化共享，让院内所有联网电脑都可以通过局域网协议来进行档案资料查询，这样不仅为工作人员提供了方便，也提高了档案查询的工作效率。

4、提高档案管理人员的业务水平

由于我国医院档案信息化管理还在起步阶段，档案管理人员业务水平较低是普遍现象，因此，提高档案管理人员的业务水平和管理能力是保证档案管理信息化建设顺利进行的关键。所以要求档案人员必须具备现代计算机的实际操作能力，只有通过对档案管理人员进行多形式、多层次的培训，让他们多学习计算机知识、管理软件操作、信息储存方法等内容，不断更新知识结构，提高专业技能和专业素质，科学的管理和保存档案，才能有效保证档案管理人员的业务能力得到显著提升，才能逐步提高医院档案的现代化管理水平。

5、实现档案资源共享

医院的著名专家会有很丰富的临床经验和医学知识，这不仅是医院的宝贵财富，也是年轻医生学习的重要资源。如果把这些优秀资源加以整理保存下来，会具有极高的学术参考价值，对提高一个医院的整体医疗技术水平来说意义重大。因此，在档案管理信息化建设中，也要加强对这些珍贵的学术资料进行系统管理，让这些宝贵资源通过局域网进行传播，让更多的临床医生受益。通过多途径、多渠道地开发档案信息资源，医院医疗、教学、科研需求就将得到极大满足，就能实现档案信息资源的共享，医院的整体发展也将得到极大提高。