程爱荣

南阳医学高等专科学校

高校学生档案管理存在的问题与解决方法

程爱荣

南阳医学高等专科学校

随着近年来我国高校招生人数的不断增加，相应的档案数量也日益增多，加上档案使用者对档案查找要求的不断提高，如何对学生档案进行有效管理已经成为了高校发展中的一项重要任务。本文主要结合当前高校学生档案管理的现状，在分析管理中存在问题的基础上，探讨如何对档案管理工作进行完善，从而使档案管理满足现代化和办公自动化的时代需求。

高校；学生档案；管理

随着我国高校发展脚步的不断加快，学生档案中所涉及的内容也越来越多，在给使用者带来便利的同时，也给档案的管理工作提出了更高的要求。虽然近年来，高校采取了一系列措施对学生档案管理进行完善，但却仍然存在一些有待解决的问题。因此，对当前高校学生档案管理中存在的问题进行分析，并在此基础上探讨问题的解决方法是非常重要的。

1、高校学生档案管理中存在的问题

目前，高校学生档案管理虽然能够在一定程度上满足使用者的根本需求，但是，随着近年来案卷数量和时间跨度的不断增加，一些档案管理问题便渐渐浮出水面。结合起来，高校学生档案管理中存在的问题主要包括以下几个方面：首先是档号与案卷标题不规范，在当前高校学生档案中，很多档案都没有明确的档案号和标题，即使有标题存在，也无法将主题内容充分反映出来；其次是大多数档案缺少目录，从而导致很多案卷中包含的内容无法通过目录检索的方式查找出来；最后是档案管理人员的综合素质水平较低，档案管理人员的综合素质水平较低也会在很大程度上影响到档案管理的效果。随着我国计算机技术的广泛应用，高校档案管理手段日益先进，这些都对档案管理人员的综合素质提出了较高的要求。但在我国部分高校里，仍然没有对档管理人员的综合素质给予高度的重视，从而没有对其进行必要的培训工作，使得很多档案管理人员的水平和思想观念仍然停留在传统的经验上，从而对档案管理工作不能充分把握，使高校学生档案管理无法实现规范化、制度化。

2、提高高校综合档案管理的有效措施

从上文的分析我们能够看出，目前，我国高校学生档案管理工中仍然有很多部分亟待完善。因此，为了进一步提高档案管理质量，高校档案管理部门可以从以下几个方面着手：

2.1 实行规范化、标准化的工作程序和方法

管理程序和方法是否合理直接关系到档案的管理质量，因此，想要从根本上提高档案管理水平，就必须实行规范化、标准化的工作程序和方法。而管理人员所要做的第一项任务就是现存所有档案进行全面普查，去糟取精。目前，大部分高校在档案管理方面，都没能做到全面清查，加上移交部门文件划分保管期限不准，因此，相同和无参考价值的档案时有存在。因此，只有将这些没有用途的文件清理干净，才能够确保档案的准取性，提高档案的利用效率。在对档案进行全面普查之后，接下来的任务就是对剩余的案卷进行重组，更好的促进档案的规范化。在重组过程中工作人员需要注意的是，要按照相关原则来对档案进行重组，同时，在重组过程中，还要将无页码、无标题以及标题不准确的案卷进行更改，以此来提高档案的规范性。

其次，要根据高校的实际情况对分类号进行统一，以此来提高档案的检索率。随着计算机技术在高校档案管理中的广泛应用，对档案的检索通过计算机技术已经能够得到充分满足。但是，为了进一步促进检索的完整性，在对档案进行分类的时候，工作人员还应该根据相关的分类标准将其分类，并根据高校自身的具体要求制定具体细则。除此之外，在分类过程中，还要加强校审力度，以此来对分类人员的错误进行及时校正。

最后，要对题名进行进一步规范，从而提高档案的检索率，为使用者在对档案的检索上提供便利。对分类号进行统一只是能够确保所有的档案能够检索出来，而对题名进行规范，则是为了进一步确保检索的查准率。因此，对题名进行进一步规范也是非常重要的。

2.2 加快数据准备，推进档案现代化管理进程

目前，现代化管理已经成为了高校学生档案管理的一个必然趋势。加强档案管理工作的根本主要目的就是提高档案的利用率。因此，在实行现代化管理的时候，工作人员首先应该根据档案的实际情况，按照重要程度、价值大小以及是否开放等标准对档案进行分类，整理的时候应该将开放的档案以及利用率较高的档案优先整理，这样便可以加快档案管理计算机化的进程，提高社会利用的效率。其次要分门别类，将档案的原基础充分利用起来。在高校诸多档案中，必然会有一些基础较好的档案，在著录时工作人员便可以直接在全引目录上面分类标引，这样便可以大大提高档案的著录效率。最后，为了更好的缩短档案的查找时间，提高使用效率，管理人员可以将以往的主题词用关键词来代替，虽然两者同样都具有规范统一的功效，但是相对于关键词来说，主题词在查找的时候，过程比较繁琐，而且效率也不高，很大程度上延长了使用者的查找时间。而关键词则不同，管理人员在文件主题中提取关键词并录入计算机之后，便可以利用计算机的批量处理功能对文件进行处理，并得出相关结果。具体例子来说，拟写关于贫困生补助一事的关键词，不同人所提取的关键词也不尽相同，比如说“贫困生”、“补助”以及“贫补”等，对于以上关键词的检索，计算机会自动将其统一规范为“补助”，这不仅解决了手工标引速度慢的问题，而且还能够解决主题词的词义含量问题，从而更好的为使用者提供方便。

结语：

综上所述，随着我国高校发展脚步的不断加快，传统学生档案管理的工作模式必然无法满足档案管理工作的需求，在这种情况下，对档案管理模式进行不断创新已经成为了高校发展过程中的一项重要工作。合理分析目前高校学生档案管理工作中的不足之处，结合高校实际发展情况对档案管理模式进行不断创新，不仅能够提高档案的利用率，而且还能够在很大程度上促进高校发展中各项工作的顺利实现。

[1]刘玉华.谈高校综合档案管理存在的问题及改进方法[J].黑龙江史志，2010(15).

[2]韩春.高校学生档案管理中存在的问题及改进方法[J].长春教育学院学报，2010(06).

[3]李丹.浅谈高校档案管理工作存在的问题及改进对策[J].吉林农业科技学院学报，2009(03).