健全疾病预防控制机构专业人员技术档案管理的对策与作用

2015-01-26杨光

中国卫生产业 2015年32期

杨光

长春市二道区疾病预防控制中心办公室，吉林长春 130031

疾病预防控制机构是政府举办的国家级的公益事业单位，它是保证人民生命健康、社会发展的有力保障。而疾病控制机构的专业人员档案管理变得至关重要。健全档案管理能够为充分利用现有人才资源提供快速完整的资料，还可以为整个疾病预防控制机构全方位的培养专项人员，保障了疾病控制机构的卫生防病管理水平[1-7]。该研究就目前如何疾病预防控制机构专业人员技术档案管理方面存在的问题进行分析，并针对现有问题制定出相应的对策，以便能够更加有效地发挥其应有的作用。

1 疾病预防控制机构专业人员技术档案管理中的问题

1.1 专业人员建档意识薄弱

专业人员对于建档的认识不足，建档人员多忙于眼前工作，对建档工作不重视。建档人员不相信档案管理，认为自己保管更加安全，尤其是一些论文、著作等涉及到个人重大荣誉的东西，更是不敢上交保管。

1.2 专业人员技术档案建档难，管理不到位

现有的疾病控制机构专业人员的技术档案管理未全面开展，建档时间较晚，各项管理制度还不成熟，加上管理人员的经验甚少，方法落后，给整个档案管理过程带来了诸多不便。另外，建档的部分单位也没有专人进行管理，少数有人管理的单位也经常无人定期进行查阅，多数都是在遇到检查时，临时进行整理，造成资料的缺失和错乱。

1.3 收集资料困难，资料不完整

疾病预防控制机构专业人员技术档案都是以个人为单位进行的，而每个人过往的业务行动都是各不相同的，内容也是多方面的。因此，资料收集过程也是多个环节共同作用的。疾病控制机构的工作内容集各项专业工作、科研探索、卫生管理为一体，相互渗透、相互融合，因此仅依靠档案管理部门收集资料是远远不够的[8-12]。

1.4 专业人员技术档案归档难，利用率低

专业人员的技术档案一直处于不断的变化当中，伴着专业人员的职称晋升、论文发表、进修学习等等，造成个人资料在不断地更新当中。另外，档案管理人员的流动性，造成了各个人员在工作交接过程中的疏漏。加上工作人员的工作墨守成规，没有工作的积极性，形成了被动的工作模式，个人档案资料不能够及时进行补充，更新速度更不上[13-19]。另外，有些单位提供不了计算机建档的支持，采取传统的纸质等方式进行保存，由于湿度等客观因素造成档案的损毁等。以上问题综合起来，成为专业人员技术档案管理困难的因素。同时，由于建档的不完善，查阅过程的繁琐，最终导致专业人员技术档案的利用率低下。

2 加强疾病预防控制机构专业人员技术档案管理的对策

2.1 加强专业技术人员的建档意识

各单位的档案管理部门可以通过多元化的形式，向专业人员宣传建档的重要性和必要性，培养专业人员积极建档的意识。让其充分认识到建档的优势，明白建档有助于他们的工作，能够反映他们在单位的地位和影响力，从而更加积极地配合档案管理部门的工作。

2.2 明确档案范围，规范资料收集

全面、系统的档案收集工作是整个建档工作的基础，能够保证档案建立的完整性和真实性。想要做到资料收集的完整性，就要做到以下几点：①基本资料的收集。其中包括了最新的个人简历，毕业证书、学位证书、个人的各种技能考试证书、考核合格证、上岗培训证明等。②疾病控制机构专业人员工作当中的各项考核资料。③任职资格评聘资料，包括历次任职资格的申报表、评审表、任职资格书和任职聘书。④业务技术科研成果资料。包括了科技成果鉴定证书、发明创造专利证书、参与的科研项目证书以及其他方面的能够反映科技人员业务成果情况的材料，还有参加重大会议时交流的学术论文和著作。⑤继续教育资料。含有继续医学教育培训证书、学分情况、公共课程考试合格证书、出国进修和考察、规模培训等能够代表个人技术水平的资料。⑥其他相关资料。专业人员参加的各种学会的聘书、聘证及其他荣誉证书。总之，技术档案的建立是否完整与否只有建档对象最清楚。因此，只有尽可能全面地收集完个人资料，然后让建档对象进行核实，才能保证建档的完整性。初步建档完成后，请专人进行统一管理，定期进行收集，以免发生遗漏

2.3 建立和健全管理制度

以《档案法》《科学技术研究档案管理暂行规定》等法律作为依据和参考，制定符合疾病预防控制工作性质和特点的管理办法，形成文件的方式发放至各科室，保证从领导到科室人员都能够重视技术档案管理的作用[20-23]。制定档案的收集、转移、交接等管理工作的制度，严格要求专业人员不论在任何时间、任何情况下，必须将有保存价值和利用价值的资料进行归档，由档案管理部门进行统一管理。并且档案管理情况纳入单位考核内容中。通过建立了完善的管理制度，使个人技术档案进入规范化、长期化的进程当中。

2.4 通过现代技术手段，提高档案管理水平

随着信息时代的到来，应顺应时代的发展，将档案信息服务向着网络化发展，档案管理部门的领导要首先接受新思路、新观念、及时了解现代科学的新发展、新动向，把握现代化的档案管理方法，制定完善的网上档案管理体系，开发符合自身管理方案的软件系统，从而更好地对技术档案进行管理。

3 健全疾病预防控制机构专业人员技术档案管理的作用

3.1 随时提供详尽的个人信息，为选用技术人员提供依据

通过技术档案管理，能够了解专业人员的个人情况、扩大到单位甚至是整个单位的科研水平，有助于领导人员全面、客观地了解专业人员的个人情况，以便做出正确的判断，提高了管理人员做决策的科学性。

3.2 为质量体系的良好运行提供保障

疾病控制机构在整个社会当中具有特殊的作用，能够保证整个卫生行业有序地进行。因此，无论在卫生监测还是科研工作中，都要保证其正常的运行。在这一过程中，建立规范的法则和质量管理体系变得至关重要。因此，专业人员的技术档案管理必须保证真实性、完整性和及时性，也就必须保证实验室留有所有技术人员的相关授权、能力、教育和专业资格、相关培训和交流的记录。通过这一管理体系，能够及时了解专业人员的工作能力及教育等基本情况，做到有章可循、有据可依，为质量体系的良好运行提供保障。