韩宇　张悦

[摘 要]本文将分析档案管理的概况，阐述交通部门办公室档案管理工作的主要内容，同时介绍优化其工作的方法。

[关键词]交通部门；办公室档案管理；工作内容；方法

引言

伴随着社会的发展，交通部门办公室档案管理工作面临着新的挑战，管理工作日益困难，对其要求不断提升。交通部门档案管理工作的有效开展是十分重要的，不仅能够对重要的交通事件进行记录，还能够促进交通部门的持续发展。文中将简单介绍档案管理的概况，通过对交通部门办公室档案管理工作内容的分析，阐述优化交通部门办公室档案管理工作的方法。

一、档案管理概况

（一）档案管理的涵义

档案管理涉及诸多方面的内容，如：档案的整理、收集、保存等，要不断提高档案管理的技术，才能保证档案的价值。随着社会的发展，档案管理工作要不断提高，才能满足档案管理工作的需求。

（二）档案管理的重要性

档案管理工作是十分重要的，办工室档案管理工作能够展现一个单位成长的历程，并对其发展方向能够进行有效的指导。办工室档案管理影响着其工作效率与工作质量。各单位要重视办公室档案管理，才能对单位的实际情况进行全面的了解，才能为单位的发展提供可靠的保证，才能促进单位工作的有效开展[1]。

二、交通部门办公室档案管理工作的内容

（一）收集档案

交通部门办公室档案管理工作的内容十分复杂，其中包含着众多的文字资料，要对其进行严谨的收集，才能促进其档案管理工作的有效进行。收集档案是档案管理工作的基础与保证。

随着社会的发展，科技水平不断提高，对于交通部门档案管理工作中档案收集工作而言，不仅可以通过纸质文档进行记录，还可以通过计算机实现对档案的收集，将交通部门档案涉及的摄像、图片、文字等通过计算机，转换成计算机数据进行收集，将利于保证档案资料的完整性、安全性、可靠性。

（二）整理档案

交通部门档案资料不仅形式多种多样，而且内容也相对复杂，对档案进行整理这一工作是十分困难的，各种不同的资料混杂在一起，增加了档案整理工作的难度。交通部门要实现有效地档案整理，首先，要对档案进行分类，按照不同的类别进行整理；其次，在整理过程中要按照一定的规则，对档案进行归纳；最后，通过计算机的使用，实现交通部门办公室档案管理，根据其时间、内容、形式等进行分类与整理。

（三）鉴定档案

交通部门办公室档案的资料众多，不同的档案有着不同的作用，在档案的收集、整理与保存阶段要根据其不同的价值进行分类，档案鉴定工作是十分重要的，档案鉴定将利于档案管理工作的开展，根据其价值对其进行适当的管理，利于档案的整理与保存，利于交通部门办公室档案管理的科学性、系统化、最优化。

（四）保存档案

交通部门办公室档案的保存工作是重要的，关系着档案的保管与保质，在保存过程中要特别注重有价值的档案，保证其安全性、完整性，提高档案的使用率[2]。

三、优化交通部门办公室档案管理工作的方法

交通部门办公室档案管理工作中涉及大量的资料，优化其工作方法是必要的，才能促进办公室的工作效率，才能保证交通部门的持续发展。

（一）提升档案管理人员的综合素质

目前，交通部门办公室档案管理的工作人员普遍存在综合素质偏低的情况，既没有档案管理的专业技能，同时对档案管理工作的认识程度不足。在档案管理工作方法不断变化的时代，其工作人员要积极掌握先进的档案管理技能，通过对计算机网络技术的不断学习，利用先进的网络技术实现对档案的管理，提高档案管理的工作效率，才能促进交通部门办公室档案管理工作的顺利开展。

同时，优化交通部门办公室档案管理工作，要不断提高其工作人员对档案管理工作的认识，全面掌握档案管理工作的重要性，提高自身的职业道德素质。交通部门办公室档案管理工作人员在招聘过程中，要注重其综合素质，其中职业道德素质是最为重要的，综合素质决定着其工作的效果。交通部门要组织工作人员进行定期的学习与培训，只有提高员工的工作能力，才能使其在实际工作中有良好的表现。

交通部门要对档案管理工作的重要性进行宣传，让工作人员时刻重视档案管理的工作，同时，在工作中，档案管理的人员要注重团结、合作、奉献等，并不断的补充相关的知识，才能不断提高自身的工作水平。

（二）健全档案管理的相关制度

交通部门要不断建立健全相关的制度，因为只有这样，才能在档案管理工作中有章可循，才能实现办公室档案管理工作的现代化、制度化、规范化、科学化与系统化。交通部门建立档案管理制度是必要的，能够促进档案管理工作的有效开展。交通部门档案管理制度要依据相关的法律法规，并结合自身的实际情况，才能保证其工作质量。同时，交通部门要健全相关的考核制度，通过适当的奖励机制，调动员工工作的积极性与主动性，落实岗位责任制。

（三）保证档案管理的硬件设备

在新时期，交通部门办公室档案管理工作要保证其硬件设备，进而实现其档案管理工作，交通部门可以建设相关的档案库房、借阅室、档案办公室等，并要配置一定的办公用品及灭火、防潮器材等。同时，要实现交通部门办公室档案管理的现代化，其计算机设备要完善，才能实现电子化管理、智能化管理，才能顺应时代发展的步伐[3]。

四、总结

在信息化时代，交通部门办公室档案管理工作要抓住机遇、迎接挑战，根据其档案管理工作的内容，从多方面优化其档案管理工作，提高档案管理工作的效率，促进交通部门的持续发展。文中对档案管理进行了简单的介绍，并对交通部门办公室档案管理工作内容进行了详细的分析。档案管理工作是重要的，相信通过一系列方法的应用，交通部门办公室档案管理工作将获得成功。

参考文献：

[1]谭丽.试论如何改进办公会档案管理工作[J].现代经济信息，2011，12（12）：30.

[2]涂娇丽.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2012，8（02）：149-150.