刘鑫城

（滨州市邹平县黄山街道办事处，山东 滨州 256200）

计算机技术在档案管理应用中的必要性

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进入21世纪以来，计算机技术在我国各行业得到了广泛应用，而在现代档案管理中起到了重要作用。计算机技术在处理数据时具有快捷、准确等特点，是其他技术没有办法比拟的优越性。计算机技术的应用在很大程度上有利于提高档案管理工作的质量与效率。本文主要分析计算机技术在档案管理应用中的必要性。

计算机技术；档案管理；必要性

1　计算机技术在档案管理中的优势

进入21世纪以来，计算机技术在我国各行业中得到了广泛应用，并在现代档案管理中起到了重要作用。因而如何高效地运用计算机技术管理档案已成为相关部门需要解决的问题。现代档案管理技术与传统档案管理相比具有更大优势。有利于档案的查缺补漏，使档案查询起来更为便捷简单，也降低了管理工作的难度，提高了工作质量。随着计算机技术的不断发展与普及，在各个领域得到广泛的应用，而在现代档案管理中则是其最先进的技术手段。计算机技术在处理数据时具有快捷、准确等特点，是其他技术无法比拟的。在档案管理中应用计算机技术在一定的程度上提高了工作的效率与质量，也便于日后查询。面对档案管理的新发展，在未来必定会找到适合我国档案管理发展的模式，迎接技术上的挑战。

随着我国社会经济的发展，计算机技术在档案管理中的意义也越发明显，当需要向相关人员提供档案时，不需要将全部档案取出，只需要取出其需要的内容即可。这样就会使借阅者在较短时间内获取自己想要的文件，同时又可增加文件的保密性。计算机进行传输的时候可采用群发、大量发送等，网络进行传送的时候具有较高的工作效率。计算机技术在档案管理中的应用产生了大量的电子文件，电子文件通常是以计算机软盘、光盘等材料为载体的，其特性与纸质文件有很大不同，在未来的发展中，其在档案管理中的作用将会更加明显。

2　计算机在档案管理中的必要性

第一，随着社会经济的发展与科技的提高，计算机技术逐渐的融入到人们生活中。在日常生活中我们每天都会产生很多的电子文档，若是想要好好保存文档就应该要运用电子档案管理。档案信息化只需要投入一次就可多次产出，在很大的程度上是可改变经费受到限制的局面。档案信息电子化在一定的程度上可不受到地点、时间与空间等条件限制，不断拓宽服务范围。档案电子信息化在一定程度上有利于顺利实现与最新技术的接轨。传统纸质档案在制作时需要大量的人力与物力以及纸张，不仅浪费资金而且还不环保，且纸质档案容易损坏。计算机技术在档案管理中的应用时间不是很长，还存在一些问题，随着时间与技术的发展，人们对计算机技术在档案管理中的应用认识会不断加深。

第二，在当代档案管理中，充分的利用计算机技术十分必要。利用计算机技术，管理者的工作就是将纸质文件录到计算机中最终形成电子文档，这在很大程度上降低了工作人员的工作量，进一步实现了档案自动化。档案信息管理主要是为了保存资料，这些资料一般是社会各界人士进行工作考察的重要依据。计算机技术在档案管理中可进行档案信息的分类、提取等方面工作，有利于实现档案管理的自动化。为实现高效的档案管理模式就应与电子档案管理的新理念相结合，这样有利于实现档案管理信息化，提高档案管理工作质量，提高其社会地位与发展前景。

第三，信息技术的进步使得我国档案管理从纸质时代向计算机技术管理时代转变。计算机的发展在很大的程度上决定了数字化的档案的过渡，电子计算机技术有利于实现智能化、自动化的档案管理，有利于降低人力物力的使用与浪费。我国档案管理中计算机的应用与其他国家还是存在一定差距，这需要我国不断更新思想促进档案的管理的发展，同时也要加强档案管理工作人员的队伍建设，提高相关技术人员的专业素养进一步提高档案管理的工作水平。

3　结 语

计算机是一种高科技的产品，已经应用到社会中的各个领域中，并发挥着重要作用。随着社会经济的发展与科技的提高，计算机技术逐渐的融入到人们生活中。在日常生活中我们每天都会产生很多电子文档，若想要好好保存文档就应该要运用电子档案管理。计算机技术在档案管理中的应用产生了大量电子文件，电子文件通常是以计算机软盘、光盘等材料为载体的，其特性与纸质文件有很大差别，在未来的发展，其在档案管理中的作用将会更加明显。

主要参考文献

［1］谢俊芝.浅谈计算机技术在档案管理应用中的必要性［J］.计算机光盘软件与应用，2014（3）.

［2］林洋.谈计算机技术在档案管理应用中的必要性［J］.赤子，2014（7）.

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［5］毕静.计算机技术在档案管理中的应用的必要性［J］.计算机光盘软件与应用，2015（2）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.22.124

G271

A

1673-0194（2015）22-0155-01

2015-10-09