干部档案数字化建设与数字化档案信息的利用

2015-01-03王秀清

中国管理信息化 2015年8期

关键词：信息资源管理档案室管理人员

王秀清

（河北省承德县人力资源和社会保障局，河北承德 067400）

干部档案数字化建设与数字化档案信息的利用

王秀清

（河北省承德县人力资源和社会保障局，河北承德 067400）

本文对干部档案数字化建设以及加强对数字档案信息利用的策略进行分析和探讨，旨在促进干部档案利用效率的提升。

干部档案数字化；数字档案；信息利用

1　数字档案的管理存在的问题

数字档案管理指的是以计算机等电子设备作为管理的手段，基于网络对各种档案室信息资源进行收集、整理、储存、共享的一种档案室管理模式。在未来的发展过程中，数字档案的建设对社会经济各方面的建设都会有一些促进作用。尽管当前对信息化档案的利用率不断提高，但仍然还存在一些问题。

1.1档案信息化管理信息化意识不强

档案信息化管理人员在工作中表现出缺乏档案信息化管理知识以及档案信息化管理的信息化意识比较淡薄等现象，对于干部档案信息化管理信息化水平的提升有很大影响。如在日常档案信息化管理工作中，工作人员对各种材料的收集不全，而且对一些档案的收集管理意识不强，导致一些档案被销毁。再如，有的工作人员在档案的整理过程中，没有实现信息化管理，采用传统的人工管理方式，所用的记录方式不规范，出现随意勾画的现象。

1.2管理制度不健全

当前，很多档案工作缺乏健全的监督机制，对档案建立没有做出统一的要求。因此，干部档案信息化管理处于比较随意的状态。管理制度的缺失致使管理手段落后，管理方式停滞不前，许多干部档案信息化管理工作仍然采用手工归档的方法。传统的手工装订往往会出现字迹潦草、内容与目录填写不全、笔迹不一、装订不规范等问题。现阶段，许多工作人员不能按照档案的建立原则进行材料的规范收集，档案信息化管理水平亟待提高。

1.3缺乏专业化的档案信息化管理人员

近年来，科室相继建立了档案信息化管理工作的规章制度，但由于大部分干部档案信息化管理人员都缺乏专业的档案信息化管理知识和技术。因此，在实际工作中，档案信息化管理的效率不高，只是对资料进行简单收集整理，达不到档案整理规范化的要求。

2　加强数字档案信息资源整合利用的策略

干部档案信息化管理是人力资源局工作的重要组成部分，干部档案信息化管理人员只有充分意识到工作中存在的问题，不断反思，并在工作中给予足够的重视，才能从根本上提高干部档案信息化管理水平，真正实现档案的规范化和信息化管理。

2.1更新传统的干部档案信息资源管理的理念

改变传统的干部档案信息资源管理理念，要定期对干部档案信息资源管理人员进行相应的宣传，宣传各种先进的干部档案信息资源管理知识和理念，在潜移默化中促进人员思想逐渐实现转变，为干部档案信息资源的整合奠定坚实的基础。

2.2加强基础网络设施建设

首先，加强网络建设。由于干部档案信息资源管理的特殊性，在数字档案信息资源整合过程中，要建立相对独立的档案室数据网络，与当前的互联网进行区分，根据具体的情况与当前的办公网络和业务网络进行有效的隔离，在进行数据交换时，要采取严格的安全措施，保证档案室各种信息的安全性。其次，对硬件网络容量进行配置和完善。由于档案室内容量十分巨大，因此，在数字档案的硬件建设过程中，要配置满足档案室存储、查询等需求的各种服务器、扫描仪、打印机等设备，以满足海量的档案室信息处理需求。

2.3加大干部档案信息化管理人员的教育培训，提高其业务水平

干部档案信息化管理人员的专业水平直接影响干部档案的管理效果。因此，要将干部档案信息化管理人员的培训工作放在干部档案工作的首位。干部档案信息化管理人员的能力培养工作重点是要通过开展广泛持久的干部档案信息化管理宣传教育，提升工作人员的干部档案意识和管理水平。可开展多种形式的培训，在培训内容上针对从业人员的实际情况突出实用性和针对性，将培训内容与实际工作相结合。让干部档案信息化管理从业人员真正掌握干部档案信息化管理的基本知识，提高对干部档案信息化管理的认知程度。此外，由于当前干部档案信息化管理要逐渐实现信息化。因此，在干部档案信息化管理人才的选拔方面，要严格把关，选择具有干部档案室管理知识以及信息管理知识的综合型人才参与到干部档案信息资源管理和整合过程中。对于在岗的工作人员，要加强对他们的培训，不断提升他们的业务能力和职业素养。在培训的过程中，可以采取长训与短训的方式，定期对他们的业务技能进行培训，巩固业务知识以及各种计算机等技术的操作能力，提高当前干部档案信息化管理效率和水平。

2.4健全管理机制，规范干部档案信息化管理

对干部档案信息化管理机制进行明确和规范，对于干部档案信息化管理水平的提升有十分重要的意义，首先，干部档案信息化管理人员要明确维护干部档案完整与安全的基本职责。工作人员要在干部档案保管的具体工作中做到收集规范和归档完整，防止干部档案损坏，确保干部档案的安全。此外，在人力资源局中，分管干部档案信息化管理工作的领导要做好带头作用，加大监管力度，督促工作人员严格按照标准进行干部档案收集、上报、整理、存档等操作。