陈志艳

（内蒙古师范大学，呼和浩特 010022）

高校学生档案管理存在的问题及对策

陈志艳

（内蒙古师范大学，呼和浩特 010022）

高等院校学生档案管理是众多学校管理工作中的一部分。学生档案管理看起来非常简单，只是收集资料装入档案袋。但如果档案管理不善，仍会造成很大隐患。学生可以凭借优秀的档案得到优秀的工作，高等院校学生档案管理工作中，出现了许多问题。本文探讨了学生档案管理工作中的不足，进一步提出应对策略，通过规范学生档案的设计、填写和收集，加强管理工作者的素质，并结合做好教学工作，来提高档案管理工作水平。

高校；学生；档案管理

1　高等院校学生档案管理存在的问题

大多数高等院校学生档案管理工作都会出现一些不可避免的问题。如今，学生档案已经从纸质逐渐转变为电子，纸质学生档案的邮寄和发放非常随意，一些学生自己把档案带到学校，也有些学生档案是由学校寄送出去，或由招生办邮寄发放学生档案。多种学生档案转移途径，难免会出现问题。高等院校接收学生档案时缺乏规范性和统一性，学生档案质量参差不齐。这些档案进入高等院校，管理工作变得非常棘手。因为档案内容的缺乏，高等院校难以获得学生的完整信息，而档案没有密封或由学生自己携带到高等院校，也影响了档案的真实性。进入社会以后，工作单位也无法通过学生档案全面了解学生在学校时期的表现，基于真实信息决定是否聘用。

如今高等院校时期的学生档案管理也比较懈怠，工作开展过于松散。应该归档到学生档案的资料没有及时处理，分散在老师手里或办公室中，直到毕业的时候，才归入到档案中。而对于归入档案的资料的要求又缺乏规范，院系上交资料各有差别，档案室也难以及时催促各院系上交资料，必要材料的缺乏在所难免。除此之外，学生档案的管理工作者大多数都不是专业的。许多工作人员要么不是全职担任管理工作，要么没有经过任何档案管理的培训或学过相关专业知识。管理工作者在管理档案时，缺乏规范意识，没有意识到学生档案的重要性。

2　高等院校学生档案管理应对策略

2.1规范学生档案的设计、填写和收集

高等院校学生档案管理工作需要更加规范。首先，电子档案和纸质档案都具有重要的地位，不能忽视任何一种。高等院校录取学生的档案需要由专门机构统一办理，转移到相应高等院校。教育部门需要对学生档案中需要填写的表格进行规范，统一各中学档案资料，并统一发放。对高等院校学生档案工作做出严格要求，并且对档案所包含的资料进行规范，要求学校和教师及时将所有资料归到档案中。另外，学生本身也要秉持认真负责的态度，对档案所需表格内容进行完整而真实的填写，并且按时上交。对于毕业生就业非常重要的材料，不能在学生毕业时，才集中时间让学生填写，收集归档，而应在学生就读期间提前完成。学生学期表现要及时收集并归入档案。

2.2提高学生档案管理工作者素质

管理工作者是学生档案管理工作的直接执行者，其作用非常重要，只有提升管理工作者的素质和能力，才能更好地管理学生档案。首先，高等院校应该聘用管理工作者专门负责学生档案管理工作，而不是临时找学生兼职，或让教师代办。管理工作者不能经常更换，保持对学生档案和管理工作的熟悉，避免频繁交接工作可能出现的纰漏，方便学生档案管理工作开展。管理工作者，不应再担任太多其他无关工作。高等院校和教育部门应对学生档案管理工作者进行培训，定期组织学生档案管理培训活动，并给管理工作者创造机会，学习学生档案管理专业知识，提高专业素养。其次，高等院校的学生档案室需要及时监察学生档案管理工作者的工作表现，不断促进其提高专业水平。

2.3结合学生档案和教学工作实践

学生档案具有非常重要的作用，对学生今后就业至关重要。档案工作者要重视学生档案，做好相关工作。学生毕业后对学生档案进行相应的反馈，高等院校可以通过借鉴反馈信息，提升在校学生档案管理工作。比如学生档案中，什么样的知识和技能适用于什么样的岗位，个人具有什么样的品质能够适应什么样的工作。为在校学生提供发展方向参考，向更契合工作岗位的道路努力。学校还可以将学习表现优异的学生档案材料汇集起来，在学校内部展示，激励其他学生更加认真地学习。

3　结　语

在高等院校中，每个学生都有自己的档案。学生中学毕业，带着记录以前在校表现的档案来到大学，并创造新的记录。学生档案对于学生今后的就业非常重要，科学的学生档案管理还可以促进高等院校本身的发展。但是目前大多数高等院校学生档案管理工作中出现了许多问题，学生档案的质量不一，转移过程容易发生纰漏，收集和归档不够及时，管理工作者的专业性不高，这些问题都阻碍了学生档案管理的顺利开展。因此，高等院校需要通过规范学生档案的设计、填写和收集、提高学生档案管理工作者素质、结合学生档案和教学工作实践，寻求有效的应对策略，提高管理质量。

主要参考文献

［1］倪迎华，刘昊，陈攀峰.高校学生档案管理存在的问题及应对措施［J］.河北科技师范学院学报，2006（2）：112-113.

［2］豆亚飞.浅析高校学生档案管理的问题与对策［J］.科教文汇，2009（23）：229.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.158

G647.24

A

1673-0194（2015）08-0208-01

2015-02-06