以存货信息梳理为核心，夯实库存物资“一本帐”

2015-01-02林少红

财会学习 2015年24期

文/林少红

一、现有库存物资管理存在的问题

(一)库存物资管理难于保障电网安全生产的需要

支撑电力行业的物资在电网安全、优质、高效运行中起着十分重要的作用。由于库存物资管理界面模糊，与工程项目需求计划变化、设计变更产生矛盾，造成物资供应预测不准，一边形成已被淘汰的物资大量积压，一边项目施工或生产运维急需的物资又无法及时到货，延误工期。统筹库存物资管理，提高采购计划、执行准确性，解决工程项目库存物资闲置与抢修物资难调配的矛盾是保障电网安全生产的举措。

(二)ERP库存物资管理难于实现资源的有效集成

电网企业的存货(含工程物资)占流动资产80%，公司在ERP库存物资管理上强调按项目采购物资，实行按计划需求采购，旨在从源头上遏制了无计划的采购浪费。但现有ERP系统无法满足实际库存物资与项目实施对物资需求匹配。库存物资的管理在业务、实物、价值等各个部门间仍处于相互分离的状态，数据信息不能集成共享，彼此不能有效结合。需要对ERP信息系统进行深度应用开发，满足库存物资管控需要。

(三)库存物资管理仍存在重要的财务风险

物资管理是企业管理的重要组成部分，电网物资管理风险点存在于物资管理全流程各个环节: 如实物保管或记录不当，造成库存物资账实不符，给企业带来潜亏(盈)；生产基建维护多领、错领物资,没有办理退库手续，给企业造成损失；库存物资被盗、毁损以及未将废旧物资处置收入入账，形成“小金库”造成资产流失。因此，加强库存物资管理风险的防控，既是企业资金运作的重要延伸，也是对企业管理中易于滋生腐败环节的防范。

二、提升库存物资管理的主要做法

(一)梳理物资流程，构建库存物资完整“一本帐”

以库存实物管理为核心，运用物资调配信息平台，让业务流、实物流、价值流、信息流直观透明，实现更规范、更精益、更高效的库存物资监管目标。首先，把物资计划、采购、入库、可调配、调拨、工程余料退库、废旧物资退库等物资全链条信息纳入物资调配信息平台管控，构建“一本帐”完整数据库，并确保账面信息与实物信息统一，方便物资需求部门、物资供应部门、物资监督部门随时调取信息；其次，通过明确库存物资角色及其职责，实施业务全流程、物资全过程精益管理。

(二)细分实物属性，夯实库存物资“一本帐”

为细化库存物资管理，尝试将库存物资按照其属性分为存货和实物两大类进行管理。存货管理，即，该部分库存物资与ERP信息系统管理的库存物资相符。实物管理，包括所有到库物资，不管是已领未用物资，还是寄售寄存物资；不管是已领未消耗备品备件，还是消耗装置性材料均纳入统一管控。即，按照物资的实物形态管理，细分为寄售物资、在途物资、库存工程物资、待安装基建物资(ERP已出库)、待退生产(基建)物资(ERP已出库，现场确认不使用)、可调配物资(ERP已出库，现场未安装，不含基建物资)、退新物资(已退库工程结余物资)、库存备品备件(日常生产运维材料)、可用退役物资、报废物资、其他等。

(三)完善信息治理，遏制账实不符根源

完善信息治理，在物资调配信息平台中设立无ERP号项目的绿色通道，重点关注无ERP号项目物资领用情况，把控账实不符源头。对暂无ERP项目临时性物资需要，物资调配信息平台提供了自定义项目功能，暂以虚拟定义号进入物资调配模块进行物资库存匹配，经过调配完成后对这类项目物资需求做记账处理，等待ERP项目号正式下达后在调配信息平台中虚拟还料，保证暂无项目定义号的物资储备调配提前完成，确保项目正常开工所需的物资供应。对遇突发事件紧急物资调配，如，应急抢修、保供电等。需求部门可紧急调配其所需的应急物资，物资供应中心通过调配信息为该项目匹配其所需的项目物资，办理手续，匹配完成后，生成具有一定期限的领料单。需求部门凭借申请单和物资供应中心打印出的领料单去仓储领取其所需的项目物资。物资实物管理部门通过调配调配信息验证领料申请的有效性，流程完成。

(四)建立物料字典库，模糊匹配有效压降库存

做好物料源头信息的采集和运用，将储备项目、已下达项目等需求物资，在物资调配信息平台中导入形成物料字典库。通过“模糊研判”技术实现物资预储备、项目预下达或正式立项后提交申请功能，由物资部门将项目需求的所有物料进入需求储备，通过需求部门确定计划领料时间(在一定区间内可以由申报部门进行更改，更改需审批)，提报申请后，在调配环节根据物资调配需要实现自定义库存物资属性，通过“模糊研判”技术灵活配置库存物资，增强匹配库物资的可调配性。物资需求单位在申报项目储备时增加可查询在库库存物资，对库存发出主动移库申请，这样可以大大增加申报物资的便捷性与主动性。凡是库存内可利库物资不进行采购并在需要的时候采购，有效提高库存物资周转率，有效减少库存积压。

(五)深化存货全过程在线监督，有效防控风险

利用物资调控信息把与业务相结合的全链条物资纳入可控范畴，将库存物资的实物管理工作真正落地。从物资源头的计划形态到物资出库后的延伸管理再到退役物资的再入库管理，确保实际生产中所有状态的物资其来龙去脉都能做到实时有账可查。制定了《国网福建省电网有限公司福州供电公司库存物资管理调控信息管理办法(试行)》，围绕重要项目物资的计划、调配、采购、领用、退料、验收、决算、资金支付、考核评价“九个闭环管控”为核心，借助信息系统对物资管理的关键因素进行在线控制，实时监测库存物资管理业务执行结果和财务业务处理流程，对关键控制点进行在线稽核、查证和评价，及时纠偏纠错确保资产异动管理符合目标。

三、提升库存管理的主要成效

(一)建立“动态”管控，库存总量控制严

大数据管理，设立物料字典，夯实存货基础信息做好过程研判工作，把库存物资出入库全流程信息纳入管控，建立完整库存物资信息库。通过建立一体化信息数据库，实现物资供应、仓储管理信息传递体系，形成库存信息共享、资源配置优化，及时掌握物资需求、供应、库存情况。实际库存实现从2014年6月9800万元下降到2015年6月的5100万元，库存降幅48%。