网络技术在现代档案信息化管理中的应用浅谈

2014-12-12张丽辉

决策与信息 2014年35期

关键词：管理工作档案管理信息化

张丽辉

吉林省梨树县外派劳务服务中心

网络技术在现代档案信息化管理中的应用浅谈

张丽辉

吉林省梨树县外派劳务服务中心

近些年来，我国计算机网络技术取得了飞跃式的发展与进步，在我国多个领域的活动建设中，都可以看到网络技术的广泛应用。现如今，我国档案事业也逐渐意识到网络技术的重要性，纷纷在现代档案管理中引进了先进的网络技术，建立了更加完善的档案信息系统，真正实现了档案信息化的管理模式，为我国档案事业开辟了崭新的发展格局。因此，笔者结合了多年的工作经验，针对网络技术在现代档案信息化管理中的应用进行研究讨论，具体分析了其中存在的问题及改善对策，得出以下相关结论，以供参考。

网络技术；档案；信息化管理；应用

目前，网络技术的应用范围越来越广泛，尤其是在我国档案管理工作中，更是得到了充分的利用，大大提高了档案管理工作的效率与质量，节省了不必要的人力、物力、及资金的投入，对我国档案事业进行了全面的更新升级，使其更加充分的满足于现代社会的发展，而档案信息化管理必然会成为未来市场发展中的必然趋势。但是，就目前档案信息化管理工作中而言，其中还存在很多的问题和不足，需要进一步的深化与完善。下面，本文就对络技术在现代档案信息化管理中的应用进行探讨分析，总结出一些自身的看法与建议。

一、网络技术在现代档案信息化管理中的重要作用

可以说，时代在进步，人们的思想意识也在逐渐发生着改变，在新时期的影响下，想要确保现代档案信息化管理工作顺利开展，就必须面向社会大众，建设人性化的发展目标，实现档案资源共享的目的。尤其是面临网络技术蓬勃发展的今天，档案事业应该从根本理念上发生彻底的改变，打破传统陈旧的档案管理工作模式与管理体系，对其中存在的弊端，采取有效的改进措施，将更多高效的计算机网络技术应用于实际的档案管理工作中，在原有的基础体系中建立新时代的档案信息管理系统，真正发挥现代档案信息化管理重要的服务功能与特点。就我国目前网络技术在现代档案信息化管理中的应用现状来看，其不仅提高的档案资源的利用率，还在实际的应用过程中，有效的减少了档案管理人员的工作量，还可以通过计算机系统对档案数据进行统一的归纳和整理，大大提高了档案管理工作的效率。与此同时，相对于以往传统的档案管理工作而言，随着计算机网络技术的广泛应用，更加保证了档案信息数据的安全保密性，对于一些重要特殊的档案数据，网络管理人员会设置严密的权限，这样就防止档案偷窃、丢失等问题的发生。由此，我们可以看出，网路技术对于现代档案信息化管理工作有着至关重要的意义，进一步加快了档案管理工作智能化的发展脚步，逐渐形成了相对成熟的现代档案信息化管理体系。

二、网络技术在现代档案信息化管理工作中存在的不足

通过上文叙述，我们已经大概了解到网络技术对于现代档案信息化管理工作的重要作用，并且，我国相关企业也已经将网络技术应用于实际的档案管理工作中，并取得了十分理想的成就。但是，由于当前网络环境复杂，常常会受到一些客观因素的影响，导致网络技术在实际的应用过程中还存在着很多的弊端。下面，笔者就具体归纳了目前我国现代档案信息化管理工作中主要存在的问题

1、在我国现代社会发展中，各种高新的科学技术逐渐出现在市场中，越来越多的档案管理软件也不断被开发出来，这些软件都有着自身独有的特点，都是根据现代档案管理工作要求而研发的。但是，从我国当前档案信息化管理发展趋势来说，已经开始向着一体化的档案管理系统而转型。因此，企业们在选择档案管理信息系统时，往往要考虑到很多方面的因素问题，这就导致网络技术在实际的档案管理工作中存在了一定的差异性，再加之每一个管理软件的不同，使用功能方面也有着很大的区别，计算机系统很难对这些不同的档案管理软件进行兼容，无法对档案资源进行更有效的管理，致使现代档案信息化管理工作无法顺利开展。

2、实践中我们可以看到，现代档案信息管理工作的一个公共基础就是规范化与标准化，如果没有这一条件约束，将很难保证档案管理工作的秩序性。但实践中却并非如此，很多档案信息系统以及网络的建设形式呈现出一定的差异性、各行其是，缺乏规范性、服务性以及共享性，因此很难适应当前我国档案信息资源的共享之要求。同时，基于历史原因的影响，尤其是各档案著录标准与细节规范不相容，导致档案管理系统软件缺乏可移植性。

三、实现网络技术在现代档案信息化管理中应用的有效途径

综上所述，可以得知，网络技术在实际的现代档案信息化管理工作中还存在一定的问题，大大影响了网络技术在络技术在现代档案信息化管理中的应用效率。因此，为了更好的解决这一问题，本文具体归纳了几点有效的解决策略。

1.建立网络化的档案管理信息系统

建立局域网，实现办公自动化网络带动档案管理信息人网。建设行业系统的跨地区大型网络，比如国家电网公司建立的网络化计算机档案管理信息系统，是个跨行业、跨部门、跨地区的大规模计算机网络，它不仅可以使本行业各级各类档案部门联网，而且可以与有关行业的档案部门联网，并使档案信息与图书情报资料等信息一起构成综合性信息网。在建立内部局域网的同时，还可以通过各种方式接入互联网。

2.加强信息资源的共享

随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须建立一个完整的社会信息系统。实行一体化管理。充分发挥整体优势。

3.选择适用的档案管理系统

档案部门是一个重要的社会信息资源管理和服务部门，应该开发出自己的专门数据库或选择适用的档案管理系统，这是实现档案信息上网的前提和基础，也是对档案数字资源建设的基本要求。档案数字化资源的开发目的就是为了实现利用，数字化资源经过档案人员的开发和管理，通过网络满足企业各个部门及方方面面的远程查询和各种利用要求。

4.逐步完善档案信息的安全保障体系

虽然网络技术为现代档案信息化管理提供了更多的便捷，更是档案管理工作中重要的管理手段，但随之而来的安全隐患问题也逐渐暴露出来，这都极大的制约了现代档案信息化管理的可持续发展，因此，我国档案部门在进行信息化建设过程中，必须高度重视档案信息数据的安全保密性问题，加强设置档案管理的保密系统，有效的完档案资源的储存和备份，使其充分发挥自身的关键作用与实用价值。