文/高伟娜

高校档案创新管理工作研究

文/高伟娜

创新高校档案管理模式，能够系统推进工作，可以有效地总结高校过去时间发展历史进程，可以对高校未来的有效发展进行谋划，从而使高校的管理效率得到提高。实现机构运转效率的提升是通过高校的档案管理工作来进行的，推动高校的全面改革。

一、高校档案管理工作中常存的问题

对于高校来说，档案管理工作十分重要，但是目前高校的档案管理工作机制并不健全，还存在很多的不足。通过对其中问题的梳理，可以将不足分成以下几个方面：

（一）档案管理重视不够。高校领导对档案管理工作重视程度不够，平时更多地关注于日常工作。高校整体对档案工作的不重视态度，从而导致了很多从事档案管理工作的人员态度不积极，出现马虎了事，应付工作的情况，工作人员对工作的重视程度也有待提高。这其中是包含很多方面的原因：首先宣传不足。高校对档案管理工作的宣传力度不够，没有引起工作人员足够的重视，所以无论是直接进行管理工作的管理员还是管理层，在整体上就没有营造一种良好的档案管理的氛围，所以从事档案管理的工作人员意识淡薄。其次，素质不高。档案管理工作是一份需要耐心、认真态度的工作，管理人员的素质偏低，没有形成高度的职业责任感，导致了档案管理工作不能有效发展。

（二）档案管理工作方法落后。现在高校档案管理的信息量是非常的大的，但是使用的管理方法还是传统的，所以这样的方式已经无法满足越来越大的信息量。当代社会是一个高速发展的社会，信息的储存方式越来越多，那现在高校档案管理的形式已经由传统的手工管理方式转换到单机数据管理模式，纸质档案被电子档案取代已经成为大势所趋。电子档案要取代手工档案的内容通过一定的程序，而且还需要形成相应的工作流程。如今档案技术的发展受到了落后的档案管理收集方式的严重阻碍，造成这种情况的原因有两个：一方面是高校对档案管理工作的不重视而导致投入的直接减少，所以没有资金更换先进的信息化的档案管理设备。另一方面，因为管理人员的技术手段不足，对先进的设备使用不足，一些新型的设备很难发挥出作用。

（三）不到位的档案管理制度。不到位的档案管理制度对档案管理工作的开展造成了严重的阻碍。不规范的高校档案管理制度主要体现在2个方面：1.不规范的档案收集方式。收集档案必须建立强制化管理，高校工作人员必须积极配合。很多工作人员在提交档案时，管理不严，操作随便，这种不良的工作态度使档案收集工作进展不顺利。2.不规范的档案整理方式。社会的快速发展使得高校的人员激增，面对这种重要的转变，低素质的档案管理人员和没有统一规范的档案管理整理方式，从而使立卷工作出现了问题，所以很多有效的信息非常的难以找到。

二、创新高校档案管理工作方式

（一）高校管理制度建立完善。档案管理制度的完善可以有效提升高校管理水平，提升高校工作效率。1.档案管理标准建立规范。各高校要根据自己的实际情况，对档案管理工作进行统一的整理，将高校专利信息和高校职工档案进行有效的规范，从而实现统一化的高校档案管理制度。2.高校档案职能部门管理需要健全。对档案管理工作的重要性要得到高校充分的肯定，工作人员必须明确自身的职责，将国家档案管理的各项工作彻底地贯彻，还需要对档案管理工作进行针对性地管理，从而提升档案管理的高效有序。3.高校档案层次需合理布局。将层次和管理进行明确的划分，这样对高校档案管理信息的利用率有显著的提高。对各个高校的信息资源进行充分地利用，可以采用分级管理的方式，统筹档案管理工作的布局，将简单的检索和排序融入其中，将档案的作用最大化。

（二）高校档案管理方法需改善。

1.档案管理人员不能离开自己的工作岗位。对档案管理人员进行有针对性的专业化的培训，而且还需要对管理工作者的技能进行不断地提高，将高校档案管理工作的整体思路进行彻底地优化，各项档案管理工作有效地开展。2.信息化使用程度需提高。电子档案作为一种新兴事物，使得档案管理工作出现了新的发展机遇。高校要提升电子档案的范围和实施效率。可以从以下3个 方面具体实施：第一，建立电子化档案处理的完备系统。第二，电子化档案管理模式的运用，高校的档案信息需要有方便的查询途径。第三，推进建设进程的发展，从而实现高校档案信息实现最大程度的保存和传递。

（三）高校档案管理思路需创新。

要在短时间内提高高校档案管理的高效运行，有以下几个思路可以尝试：1.自愿和规范并重。倡导高校档案管理规范化，不能依赖硬性的规定，因为这样的管理方式会增加档案管理工作者的反感程度，所以会不可避免地出现工作疏漏。所以应该秉承自愿的原则，再加强高校档案管理部门的规章制度。2.重点工作突出。突出高校档案管理工作的重点，因为高校的核心业务和高校档案管理工作是环环紧扣的，这样才能有效地加快高校的发展。一些以销售实物的高校，高校的财务档案是其管理的重点。其次就是高校的生产管理档案，还需要加强对高校资产的评估，需要建立这样的档案集合。3.监督机制应建立。公开的高校档案管理工作是必不可少的，只有从高校职工和管理层分别对高校档案管理工作进行有效的监督，对档案管理工作存在的缺陷进行纠正，才能有效地予以完善。

高校档案管理方式的创新是非常有必要的，可以通过制度和技术两个方面入手，建立完善的档案管理系统，推进档案管理工作的有序发展。

（作者单位：吉林建筑大学城建学院）