覃健荣　李振兵　韦芳

【摘 要】随着企业的发展以及各级管理层的决策落实，督办事项时效性、实效性要求越来越高，各项重点工作管理也越來越重要，如何借助信息化手段，实现工作任务的督办管理成为一项实际应用课题。该文结合任务督办管理系统的建设实践，简要阐述了如何通过建立便捷、畅通、协同、高效的任务督办管理系统，实现工作任务闭环管控的信息化管理。

【关键字】任务督办，管理系统，信息化

一、建设背景

随着企业的发展，协同办公等信息系统逐步建立，信息化在企业安全生产、经营管理模式创新等方面发挥了重要的作用。然而，已经广泛应用的协同办公OA，还是侧重流程管理，对于“任务督办”这样需要跨部门、跨班组、跨岗位的协同业务管理，在现有协同办公OA上的应用还不够贴合实际操作。在日常工作中，任务事项越来越多，时效性、实效性要求也越来越高，传统的督办方式、运作机制和工作手段已难以为继。一些重要的工作缺少督办机制，工作的跟踪、落实和评价管理有待规范。督办事项如何保证落实、贯彻执行、跟踪反馈，提高重点工作的督办执行效率，实现信息化的督办管理，促进工作任务的有力执行成为一个急需解决的实际应用课题。

二、业务需求分析

任务督办是一项重要而复杂的工作，要做好这项工作必须遵循一套科学的工作程序，分为立项发布、接收办理、跟踪督办、办理反馈、核查考评和办结环节。为促进工作任务管理规范化、流程化，保证各项重要工作部署的具体落实，通过开发建立便捷、协同、高效的任务督办管理系统，明确责任、落实措施，形成自上而下、PDCA闭环管理的任务督办管控机制。任务督办管理系统对整个工作任务流程的发布走向、分支、实时办理状态进行全程的监控和管理，解决执行过程中任务口头化、难以记录、难以考核的弊端；及时发现问题及时解决，以减少工作批漏，强化工作执行力，提高办公效率，同时加强上级与属下的沟通交流。

如果单纯依靠人工方式进行工作任务过程管理和督办，不仅管理过程复杂，管控能力也相对较弱，往往会出现任务不清晰、督办效率低、职责不匹配、效果评价难等问题和现象。如何在督办工作越来越多、任务要求越来越高的情况下规范流程、简化操作、增强手段，减少此项工作的复杂度、提高工作效率效果，利用信息化手段显然是一种必然选择。

任务督办管理系统建设要能够帮助简化任务立项发布、办理、督办、反馈、核查考评和办结的过程管理，提升执行效率效果，改善工作的执行过程控制，加强跟踪反馈深化协作沟通。同时能够向管理层提供事项执行情况跟踪监控；向任务执行者提供便捷的沟通反馈的平台。运用信息化手段固化任务督办管理的管控要求，解决人工催督办工作难题，提升工作效率，保证工作质量，进而提升执行力。督办任务可逐级分解，对子任务的管理权可逐级下放；精细化的任务日程、工作记录、工作日、周、月报机制；对每个任务进行办理回顾和评价和完成情况统计。

三、技术选型

根据系统设计需要，采用C#语言，实现系统分层的开发，选用了B/S模式体系结构设计的方案，通过ASP.NET技术实现系统功能，采用Microsoft SQL Server 2005数据库进行后台数据库管理，对任务督办信息处理进行技术方面设计。

四、系统设计方案及实现

任务督办管理系统主要由任务发起、任务承办、任务办理、任务复核、任务办结及统计查询等模块组成，实现对任务事项的逐级分解下达、任务承办、任务办理、报告反馈、核查考评、查询统计等具体功能。实现对督办事项进行“红、黄、绿”灯预警监控，从而简化工作流程提升工作效率。通过采用任务流程控制，结合企业管理现状和需要，将现代管理思想和信息技术进行有机集成，以沟通、协调、控制为原则，建立起督办有力、落实及时、考核明确的任务督办体系，从而提高督办事项的管理执行效率，加强沟通与协作，减少工作纰漏。

系统功能架构图如下：

图1 系统功能架构

系统用户角色分为任务发起人、任务负责人、任务承办人以及任务复核人。任务发起人发布任务，将任务导入系统，对发起的任务进行跟踪监督及办结。任务负责人对负责的任务进行跟踪监督。负责人接收任务后可承办任务或将任务交办，每项任务可以交办给多个承办人。任务承办人接收到任务后，进行确认接收办理，在系统中记录任务进展情况、完成情况，提交至复核人进行审核。任务复核人对任务的工作完成情况进行评价。

（一）工作任务发起及确认分派

任务发起人将各种需要进行督办的工作事项导入系统，系统会自动将任务下发至负责人进行确认分派。在任务分解下达过程中为保护相应事项的信息安全，系统能够对督办事项的查看权限进行统一的控制。

（二）任务办理及反馈

承办人确认督办事项后，在承办人的界面显示该办理的督办任务。承办人在系统填报工作进展情况。涉及多个协办人的事项，由承办人负责沟通、督促，并在系统统一填报协办人工作进展情况。

当有新的承办任务时，系统将通过企业内部邮件向承办人发出提醒，交办人可以实时查看承办人是否对承办事项进行相应的响应。承办人可在系统待办事项中查看，操作简便。承办人可通过系统直接提交督办交办事项的阶段及最终完成标示交付物、执行进度情况等信息。通过任务执行情况反馈功能大大简化反馈繁琐度，规范了督办事项的执行跟踪和监控，提高了任务管理的精细化程度，保障了各项任务有效的执行。

在办理、监控环节，系统增设了“红、黄、绿”灯预警监控功能，逾期未办理的事项显示红灯，即将逾期的事项显示黄灯，已按期办理的事项则显绿灯。

（三）任务复核及办结

复核人可在系统中查询督办事项填报情况，可按照承办人、办复期限、完成情况等信息查询督办事项。复核人对办理结果进行审核认可，按照工作量和完成质量维度进行评价。办理结果审核通过后，由发起人在系统中办结督办事项。对逾期未完成的任务，可由发起人调整办复时限，转入下一阶段进行督办。

（四）任务办理情况查询统计

任务督办系统能够提供目前及历史督办事项的办理情况查询统计。同时，系统能提供自定义的查询、导出功能，方便用户使用。

五、应用价值

通过任务督办管理系统的建设，对督办事项的管理进行规范，优化管理流程、健全运行机制、强化结果应用，推动各项工作的规范开展。任务督办管理系统的使用，确保了被督办的工作能及时反馈和通报，推动了事事有落实有反馈，各项工作的执行质量和效率得到提高，形成了良好的工作机制，营造了“求创新、重实效、抓落实”的工作氛围。通过将被督办事项的统计结果应用于绩效考核，强化了工作任务的执行效率和效果。

六、结束语

任务督办管理系统实现了督办工作的规范化、标准化、程序化，保证了各项工作任务的具体落实。该系统运用信息化手段实现工作任务的督办管理，实现工作任务闭环管控的信息化管理，也是企业管理创新的具体体现。

参考文献：

[1] 李丹， 赵占坤， 丁宏伟， 等. SQL Server2005数据库管理与开发实用教程[M]. 北京：机械工业出版社， 2010.

[2] 郎登何. ASP.NET（C#2008）项目开发案例教程[M]. 北京：机械工业出版社， 2010.

[3] 曹晖.基于.NET的B/S三层结构物流管理系统[J]. 湘南学院学报， 2010年02期.

作者简介：

覃健荣，男，助理工程师，学士，现从事信息系统运行维护管理工作