王丽梅

[摘 要]电子文件形成与归档功能需求主要是对收文管理模块、发文管理模块和文件归档管理模块功能需求的具体描述。本文对此进行分析。

[关键词]电子文件；形成；归档；需求描述

一、收文管理模块功能需求描述

（一）收文管理各工作流程的具体描述

1.签收。即由文秘部门对收到后的电子文件履行接收手续的过程。系统应具备既可以接收上级或下级通过网络传输来的电子文件.也可以将扫描文件引入收文系统的功能，具有对文件进行自动压缩处理的功能。

2.登记。即由文秘部门对签收后的电子文件进行收文登记的过程。系统可以实现对收文自动编收文号、销号、补号的工作，并形成电子版收文登记。文秘人员登记时应填写收文批办单中的来文单位、来文标题、来文日期、来文字号、收文日期、收文编号等项内容。

3.审核。即由文秘部门对经过登记的需要办理的公文进行审核的过程。审核重点是：是否由本机关办理，是否符合行文规则，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定等。审核通过后文件进入拟办环节。审核如不通过，则退回电子文件登记人员，由其将此收文退给发文单位。

4.批办。即由单位领导对拟办后的电子文件如何办理提出指示意见的过程。主批人应签署姓名与日期，并且填写批办单中的批办意见项。批办环节结束后，文件如需办理，进入承办流程；文件如只需要阅知，不需要办理，则返回文秘部门，文件不需要归档。

5.承办。即由业务部门对批办后的电子文件进行办理的过程。包括对公文的执行、办理或撰文答复等。承办人员需要填写批办单中的承办意见项内容。根据需要，来文可以直接形成转发文，不需要业务部门重新起草。

（二）收文管理模块的必备功能

为保证电子文件的真实、完整、有效，收文管理模块必须具备以下功能：

1.对电子文件收文工作流程进行跟踪的功能。

2.能够自动记录各程序的操作者、运转时间及办理情况等。

3.自动提示相关工作人员的待办事项。

4.系统可以自动采集并填制电子文件登记表中的相关内容。

二、发文管理模块功能需求描述

（一）发文管理等工作流程的具体描述

1.草拟。即由业务部门起草电子文件的草稿的过程，它是发文流转的起始环节。业务部门进行草拟工作时，既要填写发文稿纸中的文件标题、主题词、附件、拟稿单位、拟稿人、主送机关、抄送机关、密级、保密期限、定密依据、缓急程度等项内容，这些项目是对文件自身内容、特征的记录。

2.部门领导审核。即由草拟文件的业务部门领导对文件草稿的内容、形式等进行审核、把关的过程。设置此项目主要是为了便于分清工作责任，实现工作流程的顺利操作。

3.签发。即由单位领导对经审核通过后的修改稿进行签发的过程。签发人需要对电子文件修改稿的最终版及发文稿纸中的相关内容进行检查、修改，并在发文稿纸中的签发人项签名和填写意见。签发人通过后，形成电子文件定稿，进入复核环节；签发人末通过，则退给审核人，由审核人修改或由审核人退给部门审核人修改直至通过为止。

4.复核。即由文秘部门对经签发后的定稿进行复核的过程。此过程主要检查电子文件格式是否正确，签发流程是否完备等。复核人员应在发文稿纸个的复核人项签名和填写意见。复核如末通过，应退给有关部门或人员进行修改或补充。

5.发布。即由文秘部门对登记后的电子文件定稿向各印发机关以电子文件或纸质文件的形式发行的过程。文秘部门在发布环节应填写发文稿纸中的印制人员、校对人员、印制份数项。

另外，从保证电子文件质量出发，应当在《国家行政机关公文处理办法》规定的发文程序之外增设文件积累环节。

（二）发文管理模块的必备功能

1.能够自动记录电子文件形成、运转的时间和过程，能够打印记录内容，并自动提示每位工作人员的待办事项。

2.可以记录并显示电子文件的历次修改痕迹或历次修改稿。

3.工作流程是不可逆的，即电子文件流转到下一环节后，上一环节的人员不能再对其进行修改。

4.电子签章和电子签名应有安全保障措施。

5.档案部门应具有对电子文件的流转、归档等过程进行监控的权力。

6.系统可以自动采集并填写《电子文件登记表》中的相关内容。

三、文件归档管理模块功能需求描述

（一）文件归档管理模块的功能要求

1.系统中办理完毕的公文可以实施在线归档。

2.设置归档处理单。归档处理单的内容应当包括文件标题、发文字号、责任者、主题词、形成时间、承办部门、密级、归档时间、归档责任人、归档号、保管期限、是否限制利用等12项内容系统能够自动填写的项目应由系统完成。

3.系统应在档案部门设置预归档库。业务部门可以随时对本部门办结库中的电子文件鉴定、预归档后按类别保存在此库中。

（二）电子文件归档的程序

1.电子文件形成或办理部门对本部门办结库中的电子文件进行鉴定。鉴定的内容包括：审核电子文件的真实性、完整性、有效性、操作日志等，核对其内容和签章，保证与其相应的纸质文件一致；鉴别电子文件的价值，确定其存舍；根据电子文件的价值划分其保管期限；确定限制利用的电子文件。

2.填写归档处理单。经鉴定应当归档的电子文件由形成或办理部门负责填写归档处理单中的文件标题、发文字号、责任者、主题词、形成时间、承办部门、密级、归档责任人、保管期限、是否限制利用等项内容。

3.给予归档标识。即赋予电子文件归档号，并将归档号填写在归档处理单中。归档号由系统自动排序，部门兼职档案员根据需要可自主修改和重新排序。

4.调整归档的电子文件。此项工作是由档案部门对归档电子文件进行调整，包括是否属于归档范围，保管期限是否划分准确，归档号是否正确等内容。档案部门如对某部门归档文件有修改意见，可以自行修改，或将文件退回，由该部门兼职档案人员进行修改后再重新预归档。

5.归档。即由档案部门将符合归档要求的电子文件存入档案数据库。

参考文献：

[1]赵萱.电子档案管理应注意的几个问题[J].机电兵船档案，2010（04）.

[2]杨凌燕.电子档案管理要严把“四关”[J].云南档案，2011（02）.