姜丽娟

[摘 要]人事档案管理信息化是我国可持续发展战略的要求也是人事档案信息化是适应新形势发展要求。实现人事档案管理信息化是历史发展趋势。同时也是实现人事档案管理现代化是确保档案事业可持续发展和自身发展的需要。信息化管理是实现人事档案管理现代化是解决自身存在问题，提升管理和利用水平的根本途径。管理者思想的创新是实现人事档案管理信息化的关键。现代化档案管理人才是实现人事档案管理信息化的保证。工作人员意识的创新是实现人事档案管理信息化的前提。

[关键词]档案管理；持续发展；途径

一、人事档案管理信息化是我国可持续发展战略的要求

1.人事档案信息化是适应新形势发展要求

飞速发展的社会信息化决定了必须加速人事档案管理信息化的进度。现代信息社会日新月异，人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息需求量越来越大，传统的人事档案管理模式正经受着巨大的冲击和挑战。面对这种冲击和挑战，人事档案管理只有顺应时势，加快档案信息化建设，尽快实现人事档案管理现代化，进而使人事档案管理工作适应新形势发展的要求。首先，实现人事档案管理信息化是解决自身存在问题，提升管理水平的根本途径。近年来，人事档案管理信息化方面虽然做了一些工作，但总体来看，现代化程度仍不高，有些单位还比较落后，人事档案管理和利用水平较低。解决这些问题的唯一办法，就是不断更新管理意识，改革管理方法，运用先进的技术设备，从手工劳动中解脱出来，提高工作效率。其次，实现人事档案管理信息化是确保档案事业可持续发展和自身发展的需要。人事档案事业需要发现、培养和造就大批的建设人才，而只有详实全面地掌握人事档案材料，才能合理使用人才，充分发挥人才的作用，确保实现档案事业的可持续发展。实现人事档案管理信息化就显得十分迫切和必要。实现人事档案管理信息化不仅有利于发现、培养和造就大批人才为档案事业发展服务，而且将会使人事档案信息资源得到更加充分的开发利用，同时可以延长档案寿命。

2.实现人事档案管理信息化是历史发展趋势

首先，人事档案信息化有利于保护珍贵的档案原件。将人事的各类档案进行信息化手段处理后，可以有效地保护档案原件，避免档案原件被过多地直接使用、借阅等造成原件的损坏；可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。在档案建设和发展过程中，将重要、珍贵资料进行信息化处理，应用计算机对原件进行电子扫描，之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用，就可以有效地保护档案原件。其次，人事档案信息化使文件的归档方式得到改善。在工作中，档案部门要对各类人事工作过程进行及时的著录。在纸质文件时代，采用手工操作的方式，档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案和登记目录。而将档案进行信息化处理后，可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解脱出来，利用计算机软件进行工作，大大改善了工作条件，有效地提高了工作效率。第三，人事档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享。档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性，其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围，这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在。电子文件比档案原件更易于导航，可增强对原始档案的应用程度和应用范围，进一步提高了档案原件的利用率，最大限度地实现档案信息资源的共享。

3.实现人事档案管理现代化是确保档案事业可持续发展和自身发展的需要

档案事业需要发现、培养和造就大批的建设人才，而人事工作是做人的工作，只有详实全面地掌握人事档案材料，才能合理使用人才，充分发挥人才的作用，才能确保实现档案事业的可持续发展。为能迅速、准确、全面系统地提供人事档案材料。提高人事档案管理工作的效率和科学水平，实现人事档案管理现代化就显得十分迫切和必要。实现人事档案管理现代化。不仅有利于发现、培养和造就大批人才。为档案事业发展服务，而且将会大大提高自身的工作效率。使人事档案信息资源得到更加充分的开发利用，同时可以延长档案寿命。人事档案管理人员可以从繁琐的手工劳动中解放出来。以充分的精力学习研究新的科学技术。

4.实现人事档案管理现代化是解决自身存在问题，提升管理和利用水平的根本途径

近年来，我国在实现人事档案管理现代化方面虽然做了一些工作，取得了一定成效，但总体来看，现代化程度并不高，有些单位还比较落后，主要是管理意识，设备和技术方法比较落后，基本处于经验管理和手工操作状况，人事档案管理和利用水平较低。解决上述问题的唯一办法，就是不断更新管理意识，改革管理方法，运用先进的技术设备，从手工劳动中解脱出来，提高工作效率，完全实现管理现代化，从根本上提高人事档案的管理利用水平。

二、信息化管理是人事档案可持续发展的必经途径

人事档案管理现代化、信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化，管理手段的现代化和保护技术的现代化主要是采用计算机及其配套设备，缩微机及其相关设备，保护技术的现代化，主要是档案存储环境控制档案存储载体更新改造的科学化。要加快人事档案管理现代化、信息化的建设，主要做好几方面的工作。

1.管理者思想的创新是实现人事档案管理信息化的关键

电子计算机能否成功地应用在人事档案信息管理中关键在院领导的支持和各部门主管的积极参与，尤其是领导思想认识的提高。一个部门如果没有一名知识型的领导主管业务工作，档案管理现代化、信息化就是一句空话。尤其是人事档案管理工作上，指定专门的主管领导，重点抓现代化人事档案管理。档案主管部门要在提高各级领导的现代化管理水平方面多搞一些培训工作，改变现有领导群众的知识结构。以适应现代化管理的需要。努力把人事档案信息化建设作为档案系统建设现代化和服务工作现代化的一个重要内容，逐步构建起档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

2.现代化档案管理人才是实现人事档案管理信息化的保证

从目前我国档案工作人员来看，大部分档案工作人员都是一兼多职，对档案管理知识比较浅薄，这对人事档案管理现代化、信息化工作的开展十分不利，要改变这种状况，简捷的办法就是改变队伍素质结构，适应新的工作需要，对有发展前途的年轻同志，加大业务培训，在短期内完成全员上岗培训。要制定信息化建设的中期规划和短期目标，争取政府和上级部门的支持，加大投入，吸引、培养人事档案管理专业型人才，做好人才储备工作，打好档案管理工作基础，使人事档案的管理水平迈上一个新台阶，为社会创造更大的经济效益和社会效益。

3.工作人员意识的创新是实现人事档案管理信息化的前提

主要是提高档案管理者素质：实现人事档案现代化管理，需加大宣传力度，调动各级干部和各有关工作人员积极支持和参与，尤其是领导干部的档案意识。一个现代化国家人事档案管理系统，又必须具备有现代化管理水平的档案管理者。否则现代化档案管理无法实现。人事档案工作者在现代化档案管理工作中，不仅要具备自己档案管理专业知识的培养，还要懂得现代化科学管理档案的实质内涵和特点。人事档案现代化管理，不是各门类档案简单集中保管，而是一项实现人事档案管理工作规范化、制度化、科学化、现代化的高标准系统工程，是档案工作人员面临的新的课题。档案管理现代化的形势，迫使档案工作人员发奋工作刻苦学习新业务、新知识、新技术，全面掌握科学管理档案的综合技能。