基于流程优化的公路设计项目管理技术

2014-11-17于鹏

交通运输研究 2014年15期

于鹏

（新疆立弓交通勘察设计研究院，新疆乌鲁木齐 831401）

0 引言

作为一种比较成熟的管理方式，项目管理技术已经广泛用于项目计划的制定、项目资源的分配、项目进度的保证以及项目质量和成本的控制领域。在某种意义上，项目管理技术是管理科学的重要分支。项目的直接管理者通过对项目具体情况进行分析，采用合适的方法制定出科学合理的项目实施计划，在此基础上，通过确定项目组的人员情况，进行相关任务资源的分配，及时采取进度控制以及成果检查等手段来保证项目在原计划内完成。项目管理具有基于团队协作、面向成果、柔性化、借助外部人力物力资源有效降低成本的特点，因此，它不仅能为企业缩短项目时间，而且能有效降低项目成本。世界上很多知名企业已经将项目管理作为企业文化理念来看待，并将其与业务、组织流程等进行有机的融合，通过不断的实施及改进，不断提高企业的综合竞争能力。

1 当前公路设计流程存在的问题

1.1 工程设计流程复杂，控制层次多

通过问卷调查的形式，设计人员一致反映，各控制层的工作人员需要进行各种繁琐表格的填报、等待上级批准、等待上级部门下达任务、设计任务更换等过程，在这个过程中，浪费了大量的时间，以至于在实际设计过程中，很难对设计进程进行管理及控制，具体设计周期更难以保证[1]。基于这一调查结果，对相应的IDEFO模型进行了深入的分析，就施工图设计来说，其功能模型如图1所示。

通过对图1进行分析，不难发现，假如以定测设计活动为例，则有很多设计控制方面的指导书、工任务分配表、工序控制表、勘测大纲、处室级计划等。通过对产生流程的控制信息进行进一步的分析，专业总工以及副总工负责下达作业指导书以及事先指导书，项目负责人负责下达勘测大纲，专业组长则负责下达工序控制表、专业指导书以及任务分配表。从该模型中得到的结论是：当前流程出现返工及等待的根本原因在于信息输入的重复性大、控制的层次过多、组织之间的相互牵制过多。因此，对流程的改进也应该从这方面着手。

图1 施工图设计的功能模型图

1.2 各专业设计交流协调速度慢，容易出现返工现象

针对这类问题，对功能模型进行了分析。内业设计功能模型图见图2，从图中不难发现，内业实际是一个协同设计的过程，各专业间存在着紧密的联系。但是，当前公路设计经常采用“抛过墙”式的方式，工作成果呈现上游逐步抛向下游，一旦设计出现问题，则将责任抛回至上游，上游与下游间的信息交流存在严重障碍。一般来说，确认相互设计成果是在设计图纸和设备说明书准备好之后才开始的，由于受冲突的影响，使得整个设计流程容易出现重复循环工作现象[1]。

为实现各专业间的有效沟通，应该采用“互提资料单制度”，即以互提资料单的形式进行内部接口资料的传递，当某专业的人员需要其他专业人员的帮助时，应该向专业组长申请，待专业组长备案后，专业组长向其他专业组长提出资料互提需求，再由其他专业设计组长准备本专业人员资料，备案后，将互提资料单传递给提出互提申请的专业组长，提出专业互提申请的组长进行互提资料备案，然后将资料产地给申请的设计人。这是一个完整的资料互提过程，由此可以看出该过程极其繁琐，需要消耗大量的时间，互提资料单制度的缺陷日益明显。为加快设计的进度，很多设计人员以直接传递电子文档的方式进行人员的互提，这又导致了设计文件管理不一致的混乱现象。

1.3 设计评审程序复杂

设计评审程序复杂，基本每一个评审环节都会出现设计往复现象，造成了资金的浪费。某阶段需要进行的设计评审如下：

（1）可行性研究报告初稿完成后；

（2）生产部门提出路线方案后；

（3）初步设计底图完成后（出版前）；

（4）总工程师/项目总负责人认为有必要的其他时机，如中间评审。

图2 内业设计的功能模型图

设计确认也是公路设计必不可少的环节。设计确认由顾客或政府主管部门组织实施，确认活动包括：

（1）可行性研究报告评估；

（2）方案审查；

（3）初步设计审批；

（4）施工图设计审查。

该环节的IDEFO模型图如图3所示，从图中可以看出，业内校审至少包括自校、复核、专业组审、处室审、院审等六个层次，有时还必须在其中穿插中间评审环节。通过对审计评审流进行分析后发现，评审一般采用会签或会议的方式进行，项目负责人或项目总工程师负责评审会议的召开，参加评审的人员包括专业总工、生产部门相关设计人员、总工程师以及质量技术管理部门相关工作人员，评审记录工作由技术部门负责。一个评审过程需要经历的程序较多，很自然就出现了评审耗时现象[2]。

2 基于ESIA方法的流程优化方案

基于上述对设计流程的分析，现在应该关注将如何对上述问题进行优化，在对设计流程进行优化的时候，针对设计过程中对一些重要问题的考虑以及对相关风险的规避心理，通常采用两种方式进行设计流程优化，即全新流程再造优化方案和渐进式流程改进优化方案。鉴于当今大多数的公路勘察设计流程都是参照ISO9000来设计的，因此，没有必要进行全新流程再造优化，而应该在流程诊断的基础上，采用渐进式改造优化方案，对其中的重点问题进行优化。

本文参照工业工程流程的优化思路，采用Elimination Simplify Integrate Automate（ESIA）方法对上述流程中存在的问题进行优化，从而尽最大可能避免设计流程中出现的大量不增值环节。表1所示为ESIA方法的基本内容。

图3 内业设计校审的功能模型图

表1 ESIA方法的基本内容

（1）清除（Elimination）

Elimination主要指的是对企业原有流程中的没有价值增加的活动进行清除，在所有的不进行价值增加的活动中，一部分是由于特殊要求而不得不允许其存在，但是另一些则是多余的，是可以进行清除的。本文中，主要从以下几种角度对不增值环节进行清除[3]。

①重复的活动及反复的加工

一条信息被处理很多遍，一项任务发生重复的执行，像这种现象是非常常见的，这类现象的存在，不但不会实现价值的增加，反而会增加处理的时间以及运行的成本；此外重复的活动以及反复的加工还会影响流程管理的协调性，在公路勘察设计流程中，这类问题主要体现在以下几方面：各类中间检查活动、各层次设计信息的重复输入活动、各层次文件的重复整理活动以及各层次质量信息的重复收集活动。

②故障与失误

在进行公路设计的时候，各流程间存在着密切的联系，下游活动出现失误必定引起上游活动发生返工。因此，由于活动执行质量不高而引起过程失误时，必定会影响整个流程的效率。对一些重要的任务，一旦发生失误就会影响整个路线的设计，因此必须对关键任务进行严格控制。

③评审反复进行

控制、检查以及检测是公路勘察设计过程中一个非常重要的活动环节，有些监测以及检查是有道理的，但是很多是源于历史原因而专门设置的。如专业组长所编制的工序控制书，还需要送到项目负责人、队室负责人以及项目总工处进行层层的评审，这就显得有点多余。

（2）简化（Simplify）

在进行完清除的基础上，还需要对剩下的一些活动进一步简化。本文中，简化主要从以下三方面着手。

①表格

在实际的勘察过程中，必定会遇到大量的表格。虽说这些表格基本上都是必要的，但是这些表格在设计的时候存在诸多不科学的形式，导致表格里内容冗余以及各种信息的反复填写，填报内容模糊不清、责任划分不明确。因此需要对这类表格进行重新设计。

②沟通

在实际的勘察过程中，很多沟通程序比较繁琐，如内外业异地沟通以及计划修改情况。但是，目前比较落后的沟通手段使得项目成员很难准确把握这些复杂程序，进而出现理解上的错误，最终导致项目制定工作量大、协调因素多、一级周期长的问题，这类问题也需要进行简化。

③组织

组织指的是对项目的结构进行简化，这是流程优化过程中的一个重要环节。对于一些规模较小的项目，可以采用对项目团队以前的设计成员、专业组长以及项目负责人三级划分进行简化，专业组长层次可以取消，这就大大减少了专业组长与项目负责人之间的大量请示以及审核活动，项目的组织效率得到了提高。