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图书馆危机管理研究

2014-11-11刘欣++孙海英++王宇佳

黑龙江史志 2014年10期
关键词:危机管理图书馆管理图书馆

刘欣++孙海英++王宇佳

[摘 要]图书馆危机管理是对图书馆运行中出现的危机因子和危机事件从发生到消亡全程全面监控处理的管理理论与管理实践,是对图书馆危机事件进行全面全程监控处理的连续链条,是一个系统工程。本文阐述了图书馆危机管理研究的意义,分析了图书馆面临的主要危机类型,提出了消除图书馆危机的对策。

[关键词]图书馆;危机管理;图书馆管理

1.危机与图书馆危机管理的涵义

1.1危机

所谓危机是一个会引起潜在负面影响的具有不确定性的大事件,这种事件及其后果可能对组织及其员工、产品、服务、资产和声誉造成巨大的损害。[2]危机具有以下特性:一是发生的突然性;二是形式的复杂性;三是内容的不确定性;四是发展的不明性;五是影响的负面性;六是后果的严重性;七是应对的快速性。

1.2图书馆危机管理

图书馆危机管理是对图书馆运行中出现的危机因子和危机事件从发生到消亡全程全面监控处理的管理理论与管理实践。从这个定义可以看出,图书馆危机管理是对图书馆危机事件进行全面全程监控处理的连续链条,是一个系统工程。图书馆作为社会组织的重要组成部分,在运行过程中,不可避免地会受到社会、经济、文化、自然以及内部因素等的影响,现代图书馆危机管理就是针对各种影响因素,对可能给现代图书馆带来的各种现实威胁与潜在威胁进行预防及管理。[2]

2.图书馆危机管理现状及研究意义

在网络化、信息化蓬勃发展的当今社会,当人们享受着网络信息带来的满足与快捷便利之时,各种危机也接踵而至。作为以传播文化信息为主要职能的图书馆,不可避免地受到了极大冲击,纸质文献与数字文献皆面临着保存危机。同时,现代战争的无坚不摧及他对文明典籍敬畏感的缺失,使文化信息的保存与传播更加困难。恐怖袭击的阴霾裹挟着种族冲突的血雨腥风,加深了文化裂痕,图书馆的发展步履维艰。然而,我国图书馆漠视危机管理的现状更加令人担忧:其一,危机意识淡薄。绝大多数馆员缺乏危机意识,对图书馆随时可能发生危机的现状存在侥幸心理。所以,当危机来临时便措手不及,倍感无助,任其发展,难以应对。其二,危机管理机构不健全。由于观念滞后,意识淡薄,大多数图书馆都没有建立专门的危机管理机构或危机管理小组,经过图书馆危机管理方面知识和技能培训的人员严重缺失,所以,当危机到来时头痛医头,脚痛医脚,茫然不知所措。其三,缺乏有效的协作。目前,国内很多图书馆没有建立起完善、有效的危机处理协调机制,所以面对危机,各自为政,混乱不堪,导致各部门之间信息不畅,错过了解决危机的最佳时机。

3.图书馆危机的主要类型

3.1安全危机

图书馆是人员密集、文献密集和设施密集的场所,一旦危机发生,人员疏散困难,造成的损失将是难以估量的,所以,安全危机是图书馆需要防范的首要危机。图书馆的安全危机主要包括:A.资源安全危机。指馆藏的纸质文献和数字文献资源的安全危机,即水灾、火灾、虫灾、霉变、损毁、丢失和病毒感染等造成的文献和数据不全或丢失带来的危机。B.数据安全危机。主要指由操作系统、数据库系统等自身存在的安全漏洞,或工作人员操作不当,或人为破坏等因素使数据不全或丢失造成的危机。C.网络安全危机。指计算机病毒传播和黑客入侵等带来的图书馆网络系统安全的危机。D.阅读环境安全危机。指图书馆建筑施工质量低劣、维护修缮不到位、水电管理有漏洞(如经常停水、停电等)、自然灾害影响(如地震、台风、火灾、水灾、爆炸、流行性传染病等等),以及不法分子的蓄意破坏等给图书馆阅读环境带来的危机。各种安全危机的存在,对图书馆来说无疑是一个非常严峻的考验:考验图书馆的应变能力,考验图书馆领导者的决策能力,也考验图书馆全体馆员的综合素质。

3.2资源危机

资源危机指资源严重缺乏,结构严重不合理,资源流通渠道不畅,保护不当使珍贵古籍严重损毁等。由于我国对图书馆的资金投入缺口很大,图书馆所需经费难以得到保障,文献价格又不断上涨,使馆藏资源与读者需求之间的矛盾十分突出,形成资源危机。文献资源是图书馆提供文献信息服务的物质基础,文献资源的严重匮乏,直接影响着读者对图书馆的利用,影响着图书馆职能的发挥。尤其在信息化、网络化时代的当下,如果图书馆不能充分发挥自身在文献信息的收集、加工、整理、传递和检索等方面的优势,建设自己完善的信息资源保障体系,就极有可能逐步被边缘化而失去竞争力和吸引力,最终失去存在的价值。

3.3管理危机

我国图书馆历来被称为“清水衙门”,长期以来得不到应有的重视,资金短缺,资源匮乏,设备老化,环境恶劣,人才缺失、观念陈旧、服务落后等等,使得图书馆的管理水平一直处于相对落后状态,形成管理危机。图书馆管理危机主要表现为:管理理念陈旧,滞后于时代发展;管理机制不完善,职责权利不明晰;馆员整体素质偏低,难于管理;管理者调动频繁,业务不熟;懂专业、能力强且乐于在图书馆工作的管理者缺失等等,严重制约了图书馆的健康发展。

3.4人才危机

随着信息时代的到来,图书馆急需从业人员既要拥有丰富的现代信息情报知识和图书馆学专业知识,也要熟练掌握某一学科的专业知识和计算机操作技能,更要掌握和运用一门或几门外语,而这种复合型人才的长期严重缺失正是我国目前图书馆的现状。由于我国图书馆工作人员的社会地位和经济待遇普遍较低,开馆时间长,工作繁重且辛苦,同时图书馆内部缺乏有效的激励机制和沟通机制,所以很难吸引和留住高素质人才、复合型人才和专业人才,使得馆员素质整体偏低,难以运用先进的科技手段和设备开展最有效的管理和服务,直接影响了图书馆服务质量的提升,发展前景令人担忧。

4.消除图书馆危机的对策

4.1科学制定预案,规范日常管理

洞察潜在危机,预防危机发生是危机管理的重要任务。图书馆危机管理专门机构应科学制定预案,将危机管理规范化、制度化。教育馆员必须在日常工作中时刻保持对图书馆内外部环境有全面的了解,要不断提高洞悉可能诱发危机的潜在因素的能力和对危机可能造成的危害进行科学评估的能力。平时就要采取预防措施:如做好馆藏信息的数据备份;采用先进的网络安全防范技术;确保信息来源的安全性;加强对馆员和读者用水用电的安全教育和监督检查;将消防安全工作落到实处;加大提高馆员综合素质培养的力度;加强图书馆的安保管理和卫生防疫工作等等。同时,管理者还要针对薄弱环节制定详细的危机处理预案,并适时组织员工和读者进行演练,从中发现问题,不断修正,确保预案的可行性和有效性。只有科学制定预案,规范日常管理,才能将危机控制在萌芽状态。

4.2迅速查找原因,果断实施预案

危机通常具有突发性、复杂性、不确定性、隐蔽性、扩散性和负面性等特征,如不能及时发现,严格控制,危机会迅速加聚和蔓延。因此,危机一旦发生,迅速反应尤为重要。管理层应立刻调动全体馆员尤其是相关人员,迅速查明危机发生的原因,分析危机可能发展的趋势,并果断实施应急预案,及时遏制危机蔓延,争取将损失降至最低。在危机处理过程中,应本着公开、公平、公正的原则,认真查实,追究责任。同时还要做好与媒体的沟通工作,及时将处理结果对外通报,做到信息的真实、公开和透明。

4.3认真分析特点,灵活应对危机

处于危机状态的图书馆,如何迅速反应,减轻危机造成的破坏和影响也是不容忽视的重要方面。由于危机的发生突然,而且非常紧急,往往又是平时经常被大家忽略的地方,采用常规的手段或措施往往效果不佳。这时,图书馆管理层和全体馆员一定要临危不惊、头脑冷静,认真思考,灵活应对。根据危机发生的时间、地点和发展趋势,认真分析其发生的原因和特点,尽快制定出有针对性的解决方案,以控制危机的蔓延和发展。如果在危机状态下,图书馆仍墨守陈规,不思改进,不能采取灵活的方式和工作方法处理危机事件,必然会使危机扩大,让图书馆遭受更加严重的损失。

4.4运用科学方法,构建预警系统

“危机预警系统”是指运用一定的科学技术、方法和手段,对组织生产经营过程中的变数进行分析,在可能发生危机的警源上设置警情指标,及时捕捉警讯,随时对组织的运行状态进行监测,对危害自身生存和发展的问题进行事先预测和分析,以达到防止和控制危机爆发的目的。[4]图书馆危机预警系统是图书馆避免危机发生最有效的防范系统。它能够预测图书馆内外部不稳定因素的发生轨迹,监测其演变过程,并在危机发生前发出警报,使管理者能充分做好准备,随时启动图书馆危机管理应急预案,将危机扼杀在摇篮之中。也就是说,危机预警系统对潜在的危机事件起到了预防、控制和快速响应的作用。“危机预警系统”一般包括三个部分:危机监测子系统、危机评估子系统和危机预报子系统,图书馆可根据自身特点构建适合本馆的危机预警系统,使危机得到及时、有效地控制。

参考文献:

[1]刘秀娥.图书馆防灾与危机管理[M].北京:海洋出版社,2007.3.

[2]郭晓兰.基于混沌理论的现代图书馆危机管理研究[J].四川图书馆学报,2011,(2).

[3]刘兹恒,潘梅.图书馆危机管理的基本概念及内容[J].图书与情报,2007,(2).

[4]徐芳柴雅凌等.图书馆危机管理与预警系统[J].图书馆工作与研究2007,(6).

[5]吴兴功.现代图书馆危机管理探析[J].大学图书情报学刊,2011,(4).

[6]冯晓红.图书馆危机管理研究[J].农业图书情报学刊,2009,(4).

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