略论高校档案工作的服务意识

2014-11-11张桂珍

黑龙江史志 2014年10期

[摘要]档案工作是高校重要的基础性工作，在保存学校重要信息资源和历史凭证，为教学、管理、科研服务等方面发挥着重要作用。在深入贯彻落实党的群众路线教育实践活动中，立足本职工作，为学校师生和社会公众提供优质的档案服务，是高校档案工作者的一个重要任务。高校档案工作者应坚持“有为才有位”的工作理念，切实提高责任意识，转变服务观念，改进服务方式，拓展服务领域，提高服务质量，发挥档案的社会价值。

[关键词]高校；档案工作；服务意识

全心全意为人民服务是党的根本宗旨，群众路线是党的生命线和根本工作路线。档案的价值在于利用。档案服务，是制定档案工作发展规划，提升档案规范化管理水平的目的所在，是发挥档案“存凭、留史、资政、育人”作用的关键环节。档案服务意识，贯穿于档案服务工作的始终，对提升档案服务水平，促进档案的提位升级，有着十分重要的影响。文章立足档案工作实践，略论高校档案工作的服务意识，力图与业内同仁共勉，共同探索提高档案服务水平，充分发挥档案价值的有效途径。

一、提高责任意识

档案服务是档案搜集、整理、保管和开发利用等工作的落脚点，是检验档案工作各环节的试金石。要做好档案的服务工作，必须提高档案工作的责任意识。十八大报告指出：“抓好道德建设这个基础，教育引导党员、干部模范践行社会主义荣辱观，做社会主义道德的示范者、诚信风尚的引领者、公平正义的维护者，以实际行动彰显共产党人的人格力量。”（1）高校档案工作者，要常思工作的来之不易，常思肩上的责任重大，将档案工作当成一种使命、一种追求、一种理想，紧紧立足自己的本职工作，加强业务知识学习，广泛借鉴优秀经验，不断提升综合素质，践行为党管档、为国守史、为民服务的神圣职责，扎实推进档案的基础业务工作，做到档案的收集齐全、整理规范、组卷合理、分类科学、鉴定准确、保管安全、利用方便，不断提高档案管理的规范化水平，为提升档案服务质量提供强有力的保障。高校从事档案工作的广大党员同志和领导干部，更要勇挑重担，迎难而上，创先争优，率先垂范，起好带头作用，把精力集中到工作上，把本领奉献到事业中，弘扬忠诚于党、严谨细致、艰苦奋斗、无私奉献的档案工作精神，发挥档案“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的职能，用良好的言行、过硬的本领、扎实的工作、优质的服务去带动影响学校师生和社会公众，不断提升档案的服务水平。

二、转变服务理念

随着改革开放和社会主义现代化建设的深入推进，高等教育事业的发展取得了长足的进步。高校档案工作在学校开展教学、科研、管理和社会服务等工作中的作用也日益重要。“档案是人民的档案，我们的事业是人民的事业，所以我们的档案工作也应时刻牢记全心全意为人民服务，满足人民群众对档案所需所盼所求，我们的档案工作必须坚持这样的落脚点和出发点，必须经常考虑到人民群众。”（2）高校档案工作要顺应时代发展的要求，转变服务理念，变被动服务为主动服务，不闭门造车，不安于现状，打破“酒香不怕巷子深”的思想，树立“以利用者需求为中心”的理念，正确认识档案工作在学校发展改革中的重要地位，深刻体会档案工作在人才培养工作中的重要作用，将档案工作与学校的工作重点结合起来，紧紧围绕学校当前的中心工作，深入调研学校师生和社会公众对档案服务工作的新要求、新意见，面向学校师生、面向社会公众，依法提供档案服务，深入发掘档案资源。在做好常规服务的基础上，不断丰富档案服务方式、不断扩大档案服务范围、不断提高档案服务能力，为学校的教学、科研、管理和社会提供便捷、优质、高效的服务。

三、拓展服务领域

在高校，档案服务主要体现在为编史修志提供资料来源，为党政决策提供参考咨询，为学生出国升学提供成绩翻译，为相关部门提供学历认证等方面。高校档案记录了学校的办学历史，具有重要的教育功能。要充分实现档案的价值，就要“紧跟时代发展步伐，积极探索档案工作的新思路、新举措和新领域”，（3）重点探索档案在服务学校人才培养方面的有效途径。可以建立档案实训基地，开设档案相关专业课程，引导学生走近档案工作，将书本知识运用于实践，了解和掌握档案的收集、整理、组卷、分类、保管、修复、开发、利用等专业知识，深刻认识档案工作的责任重大，切身体会档案工作的严谨认真，培养学生的科学精神，提高学生的实践能力。同时，档案工作还应积极融入校园文化建设，“在积极提供查档利用服务基础上，充分挖掘馆藏档案的价值，推出更多更好的档案文化产品”。（4）丰富研究形式，贴近学生实际，充分发掘库藏特色档案资源，通过“档案日”“学校历史上的今天”“校史文苑”等平台载体，展示学校办学历史上的照片印鉴、雕塑实物、文献著作、获奖证书等珍贵文物，并通过开设校史文化课程、讲座等，反映勤劳建校、辛勤耕耘、教书育人、努力拼搏的奋斗历程，引导学校师生深入了解学校的办学历史，珍惜个人发展的宝贵机会，为实现师生的“个人梦”提供源源不断的精神动力。

四、改进服务方式

档案馆是学校档案的保管基地和信息查找利用中心。“科学技术的迅猛发展，特别是计算机、通讯网络、海量存储、信息压缩、多媒体技术的飞速发展，网络化信息资源等在档案领域的应用越来越广泛，档案服务的重心也逐步转为电子文件和信息技术服务等。”（5）要提升档案服务水平，就要重点改进服务方式，适应新科技革命和信息化时代的发展趋势，就要紧密结合档案工作实际，编制案卷目录、全引目录、专题目录等多种检索工具，建立以计算机检索为主体的检索体系，除开展常规的阅览室查询服务外，根据利用者的不同要求，广泛开展电话查档、传真查档、信函查档、预约查档、网络查询等多种服务方式，迅速、准确地为学校师生和社会公众提供档案查询和利用。“积极主动地利用档案资源提供各种服务、举办各种活动。”（6）同时，还应大力加强档案网站、档案阅览场所、爱国主义教育基地的建设，方便广大利用者及时了解档案工作动态，利用档案文化资源，推进档案的信息化和数字化建设进程，“由只对档案信息进行简单整理和汇编，转为对档案信息进行归纳提炼和深度分析，实现高层次的开发利用，更好地为领导决策提供智力支撑”，（7）不断满足学校师生和社会公众的档案需求。

五、提高服务质量

提高档案工作的服务质量，是促进档案工作提位升级的重要环节。而关键在于高校档案工作者要围绕学校的中心工作，立足自身的工作实际，针对工作中出现的问题，坚持向书本学、向实践学、向同事学，既要学习马克思主义、毛泽东思想和中国特色社会主义理论体系，还要认真钻研档案工作业务知识，学习与档案管理相关的社会科学知识和先进馆室的服务经验，及时了解档案工作特别是档案服务工作的新动态、新做法，不断提高档案工作的服务效率。提高档案的服务质量，还要推己及人，换位思考，“重视对档案利用者的研究，不仅研究当前的利用者，还要研究潜在的利用者；不仅研究利用者的当前需要，还要研究利用者的潜在需求，以此提高档案服务的主动性、针对性和实效性。”（8）使档案服务工作有的放矢，更加高效。同时，还要根据学校的中心工作和发展规划，紧紧围绕重点、热点、难点问题，发掘库藏档案资源，着力加强档案编研，和学校各单位、地方史志部门加强工作交流，拓展合作空间，联合展览历史悠久的档案文物，共同申报和开展档案方面的科研项目，共同探索加强档案的规范化建设，提高档案服务水平的途径方法，共同为学校师生和社会公众提供高质量的档案服务。

总之，高校档案是高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是提高学校管理水平，为教学、科研服务的重要条件，是学校重要的基础性工作。做好档案的服务工作，是实现档案价值的关键环节。高校广大档案工作者要认真履行岗位职责，不断提高服务意识，不断提高自身素质，转变服务观念，拓展服务领域，改进服务方式，切实提高服务质量，“牢固树立全心全意为人民服务的宗旨，要毫不犹豫地把它作为我们档案工作的出发点和落脚点。”（9）积极为学校师生和社会公众提供优质、便捷、高效的档案服务，实现档案工作者的人生价值和社会价值。

参考文献：

[1]冯惠玲，张辑哲主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社，2001年版。

[2]吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社，1988年版。

[3]谭琤培，储伯欣著：《档案学原理》，陕西人民出版社，1997年版。

[4]张虹，姬瑞环：《档案管理学基础》，中国人民大学出版社，2005年版。

[5]陈智为，邓绍兴，刘越男：《档案管理学》，中国人民大学出版社，2008年版。

[6]肖秋慧：《档案管理概论》，武汉大学出版社，2009年版。

注释：

（1）胡锦涛：《坚定不移沿着中国特色社会主义道路前进为全面建成小康社会而奋斗——在中国共产党第十八次全国代表大会上的报告（2012年11月8日）》，《求是》，2012年第22期，第23页。

（2）王天泉：《档案工作要全心全意为人民群众服务——访湖北省档案局局长熊承家》，《中国档案》，2013年第9期，第20页。

（3）丁成明：《增强三种意识提升三种能力扎实推进全省档案工作创新发展——在中共四川省档案局党组中心组学习（扩大）会上的讲话》（2012年12月21日），《四川档案》，2012年第6期，第9页。

（4）丁成明：《增强三种意识提升三种能力扎实推进全省档案工作创新发展——在中共四川省档案局党组中心组学习（扩大）会上的讲话》（2012年12月21日），《四川档案》，2012年第6期，第9页。