赵亮

对一个企业来说，档案的管理工作非常重要。对内可以作为企业管理人员了解企业整体发展状况、及时调整发展策略的依据，能够为企业领导者的决策提供准确的资料依据；对外则可以使企业的发展情况及经营成果得到社会各界的认可，从而加强企业与社会各方的合作。企业的顺利发展是离不开档案管理工作的，所以，要充分发挥档案在企业中的重要作用，就必须采取正确的措施，使之系统化和规范化。

一、全员参与，过程管理是做好企业档案规范化管理工作的保障

全员参与，过程管理是档案规范化管理中的一个重要方面。档案工作涉及到企业的方方面面，文件在形成、流转、办理、整理、归档的过程中也会涉及到企业的各个环节。比如，企业一个项目的文件，它的形成从项目的立项、调研到预算、招标再到最后的实施，可以说涉及到了这个项目的全部阶段。因此，要把档案意识贯彻落实到每一个环节中去，实行部门立卷责任制，坚持“谁立档谁整理”的原则，各司其职。全员参与，这样才能使企业的档案工作进一步规范化。

二、完善制度，健全机制是企业档案规范化管理工作的根本

企业应该及时成立相关的档案管理评估工作领导小组，对档案的管理情况进行有效的监管和评估。要根据本单位的具体情况实施并修订符合本单位实际的档案管理规范机制，如要健全《档案管理标准》、《档案分类标准和保管期限》、《档案管理应急预案》等方面的制度。此外，企业每年还应将档案工作列入到本年度的发展规划和计划中去，不断完善并健全档案工作的管理体系，确保档案工作的领导职责、管理职责和工作职责都能分级分层落实到位，这将会对档案工作的规范化管理提供切实的保障。

三、常态化管理，规范化实施是企业档案管理工作的基础

档案工作是一个企业开展各项业务和活动的有机组成部分，有着不可或缺的意义，应该采取常态化的方式开展。

1、对各种档案要及时归档，确保档案的完整性。各种类别和载体的档案都要在规定的时间内及时归档，要按照《归档文件整理规则》做好档案的系统化管理，确保归档文件的准确和完整。对到期的档案要及时进行鉴定，确保档案利用的有效性。对已到保管期限的档案要专人进行鉴定，经鉴定后，仍需要保存的档案要对其重新划定保管期限，对那些到保管期限也没有保存价值的档案，要进行登记造册，填写销毁清册。对档案的借阅，要完备手续。借阅档案要按照规定办理借阅登记手续，要按时催促归还。企业要根据每年的档案借阅情况，编写好档案利用效果的登记。此外，档案的收进、转出都要进行登记，双方当面清点，办理签字手续。档案室要保持干净整洁，没有杂物，室内面积要能够满足档案工作发展的需要，要留有足够的存储空间。档案柜、档案架的摆放要做到整齐有序，要摆放文件资料存放的示意图，以方便查阅。应在每年的年中和年末对所存放的档案进行全面的清查并及时建立清查记录。

2、用“关键词”的方式检索档案资料，以提高使用效率。

使用“关键词”来代替“主题词”，可以简化查找档案的时间，提高使用效率，也就是说通过从题名或文件主题中归纳出一些体现主题内容的关键词，对其进行标识，等录入计算机后就可以通过计算机批量处理的功能进行检索处理。比如，有关厂房基础建设的文件，有人将它的关键词写为“基本建设”，有人写为“基建”，还有人写成“厂房建设”，在通过计算机调控后可以把关键词统一规范为“基建。”此外，计算机还有一项“活动增加”的功能，可以利用这项功能将那些不规范的词语和主题词中词义相近的进行合并，这样就解决了用手工标识速度较慢的问题，同时还解决了主题词中的词义含量的问题。

3、实施“以我为主”的归档原则

“以我为主”的归档原则，就是说那些归档的文件应该要以本单位形成的文件为主，这是推进档案规范化管理中的重要一环。这里需要注意三个问题：一是对文件归档的时间要把握准确，进行归档的文件必须是完成了现阶段任务的，没有完成的则不能立卷或归档，否则会造成档案管理的混乱和无序。二是要明确文件归档的重点，对归档文件进行合理的分工，也就是说要在实际工作中将文件和资料区分开来，尤其是要注意那些在内容、形式和作用方面相似的文件资料，要坚持具体问题具体分析，从而减少档案管理中的重复和冗余，提高档案使用的效率。三是要有效地保证全宗档案的完整性。在归档工作中要把握好重点，分清主次，保证不该归档的文件不要混入其中，该归档的文件要及时归档而不能散失。这就要求在归档立卷中，要将那些具有内在联系的文件材料放在一个卷中，以确保其对于同一问题处理的全部来龙去脉过程的反映，保证同一问题的完整性，这样文件归档后既完整又有序，可以为档案管理的规范化奠定坚实的基础。

四、网络化和信息化技术是实施企业档案管理工作的有效手段

现在，计算机技术已普遍应用于各个领域，档案管理中也需要把计算机技术运用到日常的每个环节中，这样才能够更好的提高效率，使得工作的开展越来越便捷。例如，档案管理中在进行打印文件时，计算机可以自动生成一个序列，按照这个自动生成的序列进行打印就会大大的减少文件归档的工作量，充分发挥计算机技术的优势，能够有效减少人员的工作量，大幅度提升工作效率。

在大多数企业中，档案管理人员通常还都是靠着一台电脑和相关的软件来完成工作，这样的工作方式已经越来越无法满足日益发展的社会对于档案管理的要求。如果档案管理手段落后，就会给档案管理工作带来负面的影响，因为目前社会的发展对档案使用的需求正日益增加，落后的管理方式就无法满足这种需求。在科技急速发展和普及的今天，数字化和网络化的技术对于档案管理工作也已经形成了很大的冲击，这就要求在档案管理工作中要改变以往落后的工作方式。在数字化的影响下，原来档案的那种可视记录的识别型正在被机器识别的代码型也就是电子档案所取代。而档案管理的模式也正在发生着极大的改变，由最初传统的手工模式转变到单机数据管理的模式、网络信息管理的模式再到知识管理的模式，管理模式的这些变化必然要引起相关的管理程序和手段的转变。因此，档案管理人员就要根据电子档案的特点，对传统的手工档案的管理程序进行必要的调整。在档案整理过程中，管理人员要充分利用计算机技术等现代科技手段，增强数字化档案的存储，将自动化和信息化的管理方式贯彻到档案管理中的每一个环节中，从而实现档案管理的高效和精确。此外，还要加强对于电子文件的管理和研究，可以建立一些电子文件中心和电子数据系统平台等使得档案管理工作充分实现现代化管理模式。

实施档案管理工作规范化、科学化的前提就是要坚持与时俱进，这样才能够适应新形势的需要，为企业的档案管理工作开创新的局面。规范化的档案管理可以对档案进行切实有效的开发和使用，对提高企业的管理水平有着不容忽视的作用。我们要充分发挥企业自身的特点，不断探索新的更优秀的档案管理模式为企业的健康持续的发展提供有效服务。

（作者单位：唐山曹妃甸实业港务有限公司）endprint