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(山东经贸职业学院 山东潍坊261011）

一、建立会计科目表

(一）设置包含明细科目的会计科目表

图1 会计科目表(部分)

(二）定义动态范围名称[会计科目表]

区域为：OFFSET(会计科目表!$A$2:$C$2,0,0,COUNTA(会计科目表!$A:$A)-1)

二、建立会计凭证表

图2 会计凭证表(部分)

图3 数据透视表布局设置

(一）定义总账科目及明细科目公式

G2=IF(LEN(F2)=0,"",VLOOKUP(F2,会计科目表,2,0))

H2=IF(LEN(F3)<=4,"",VLOOKUP(F2,会计科目表,3,0))

下同，可选择G2:H2，用填充控制点下拉进行复制。

(二）定义动态的范围名称[会计凭证表]

区域为：OFFSET(会计凭证表!A1:J1,0,0,COUNTA(会计凭证表!A:A))

三、生成科目汇总表

执行菜单[数据]|[数据透视表数据透视图]命令，打开数据透视表和数据透视图向导——3步骤之1，直接单击下一步；在数据透视表和数据透视图向导——3步骤之2中，执行菜单[插

入]|[名称]|[粘贴]命令，选择前面定义好的范围名称[会计凭证表]。单击下一步；在数据透视表和数据透视图向导——3步骤之3中，单击[布局]按钮，设置布局如图3，单击 [确定]按钮。（注:本文采用的Excel是2003版,其他版本类同)

再经过布局调整，将[数据]拖到[汇总]上，隐藏[科目编码]字段的分类汇总，生成下页图4“科目汇总表1”。图4“科目汇总表1”是按有发生额的末级科目进行的分类汇总，有的[总账科目]被分成多行，如原材料等，不能满足登记总账的要求。

如将图3“数据透视表和数据透视图向导——布局”中的[科目编码]拖离行字段，则生成数据透视表“科目汇总表2”见下页图5。图5“科目汇总表2”按[总账科目]对本期发生额进行了正确的汇总，但不符合科目编码次序。

要实现按[科目编码]对[总账科目]进行排序，笔者经过若干次尝试，发现先添加按[科目编码]对[总账科目]排序的新序列后，再重新生成透视表，则科目汇总表会自动按已定义好的新序列进行排序，这是一条方便、快捷的可行方案。……