崔贵芳

摘 要：企业档案工作是企业一项综合性基础管理工作，也是企业从事生产、经营、科研等活动的基础，是企业信息工作的重要组成部分。本文就新时期如何提高企业档案业务工作，充分发挥档案的多种价值，为企业经济建设和各项工作服务，提出了对档案业务管理的个人观点。

关键词：档案工作 电子档案 档案管理

企业档案是企业发展历程的再现，它贯穿企业每个部门，记述了企业各类活动的全过程，是企业宝贵的历史文化财富，是企业生产，经营和管理活动等活动之间的过去和未来的信息保障。随着科技的发展，纸质档案的管理方法已显落后，而档案电子化、信息化已应声而起，并得到了广泛的应用，同时也给档案管理工作提出了新的要求。对档案的要求在利用信息技术把文档、图片、声像等原始的记录在收集、整理、分类、存储、使用过程中转化为有用的电子信息上，并全面准确地服务信息需求者。企业在不断发展壮大过程中，尤其需要档案管理的强化。如何使档案管理工作再上一个新台阶，科学管理企业档案，笔者认为应当做好如下几点：

一、各级领导重视支持有利于做好档案工作

任何单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工作顺利开展。如果领导不重视，许多具体的工作都会困难重重，甚至半途而废。档案业务管理工作也是如此，领导重视档案业务工作，真正做到对档案工作的政策到位，资金投入到位，人文关怀到位，这样在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工作要做为例行性工作，是档案工作发展的需要；领导要定期听取档案汇报工作，及时了解档案工作中存在的主要问题，并研究解决问题的措施，使档案工作能顺利进行；要帮助职工解决工作中的实际困难和问题，要加强一线档案干部队伍建设，增强工作队伍的荣誉感和成就感。总之，一个单位的档案工作是否有起色，领导的重视程度是至关关键的。

二、转变传统的档案管理模式，推行信息化管理模式

传统的档案管理是纸，照片，音频，视频和其他载体档案管理实体，主要是手动完成档案的收集、整理、编目、标识、储存和利用的动态过程，整个档案工作的量是庞大的，步骤是繁杂的。因为重收藏轻利用，档案管理部门对已经归档的材料很难进行信息再提炼和二次加工，这样就极大地造成了档案信息资源的闲置和浪费。

随着计算机、网络技术、信息技术、多媒体技术的发展，提供了一个良好的档案信息化管理环境，同时传统的档案管理模式受到了极大的挑战。档案工作人员也在与时俱进，档案工作正在发生着变革，传统管理档案是对档案实体的管理，而现代档案管理是对档案信息资源的管理，信息成为工作对象，关键是要满足现代信息需求，要处理各种各样类型的文件以便实现档案信息化，对档案信息资源利用现代化技术手段进行管理。档案资源的数据化可重复利用，多平台、多环境下利用，传统档案资源只有通过电子化处理，提取二次资源，以便实现档案信息资源的价值和使用价值。

三、加快建立档案信息计算机管理系统，安全地使用电子档案

企业要想最大限度提高档案信息服务，就必须建立档案信息计算机管理系统，应认真做好以下事情：首先，在大量使用计算机环境下，建立健全文档管理工作制度，以满足电子化档案信息管理的需要；其次，要在熟知传统档案业务工作的基础上，进行档案电子化系统功能设计；再次，在计算机档案数据库系统中应建立完善的一人一帐户的分级用户、一用户一权限的分权管理制度，以确保档案的绝对安全。

目前，企业在使用电子文档过程中，每个企业基本都建立了自己的计算机局域网，方便网内工作，但有时对计算机实行物理隔离，不准接入公共网络，实行单机操作，以加强资料的安全性管理，以免给企业造成损失。但随着计算机技术和信息技术的发展，如加密技术的进步，应用虹膜识别、电子印章技术，必然大大提高使用电子文档的安全性，为电子文件真实性的鉴定、电子档案管理流程的可靠性提供了技术保证，而档案管理模式也会随着趋势的发展而改变。因此，档案管理必将实现自动化管理、网络化管理和信息化管理。

四、提高档案管理人员的素质，加强档案保护意识

人是一切因素中最根本的一环，再先进的设备也需要人来操作，档案要实现信息化管理也不例外。由于新时期档案工作的发展，档案人必须具备一专多能的知识，因此，建立一支掌握计算机技术和具有较好业务知识、具有吃苦耐劳和德才兼备的档案人队伍是至关重要的：首先要加强档案工作者政治素质的提高，认真学习档案法律法规，增强法制观念，确保档案的安全性与保密性。其次，要加强档案人员的综合素质的提高，档案工作者应努力熟悉本企业，学习社交管理、沟通写作、数据处理知识，练就较强的沟通交流、文案、现代技术应用、组织和协调能力，成为一专多能的复合型人才。其次，要全面掌握档案专业知识，档案工作者要研究和熟悉档案内容，认真钻研专业知识，掌握业务技能，以确保其档案的全面性、真实性和准确性，要按照档案工作六个环节进行档案的收集、整理、鉴定、分类、保管、利用。作为档案工作者，应本着在干中学、学中干、边学边干，不断充电，终身学习，提高自身的能力，主动适应新时代的要求，使自己早日成为合格的档案人。

由于提供利用档案信息方式的多样化，导致了利用档案工作的复杂化。为此，必须对档案保护工作引起高度重视：一是对纸质档案的保护，要改善库房的保管条件，档案库房应按照防光、防火、防潮、防霉、防尘、防虫、防热、防盗的“八防”要求，杜绝档案霉变、褪色、污损、虫蛀等各类事故的发生；二是对电子档案的保护，一方面要加强对存储信息数据的介质保护，另一方面要加强对介质中存储的信息保护。总之，我们必须加强档案管理人员的责任，使他们形成一个忠诚，认真负责，精益求精的工作态度，这是保证档案文件原始性、真实性的根本措施。

五、建立纸质、电子档案并行保存模式，确保重要信息完整

所谓“并行保存”，指的就是把传统的纸质档案和电子化的电子档案同时提交加工保存。“并行保存”管理模式提出了档案工作者面临的新挑战，要求档案人员与时俱进，掌握现代信息技术，熟练使用计算机和现代通信技术，否则就不会处理和保存档案的形成。另外，“并行保存”所面临的主要问题是什么档案应该实行“并行保存”，什么档案不应该实行“并行保存”。针对此问题只有根据具体问题具体分析，把握各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“并行保存”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

参考文献：

[1]孟世恩，对我国档案信息化建设实施的理论思考，档案学通讯，2004.5.

[2]余慧玲，试论电子档案的归档、保管与利用，韶关学院学报，2009.30

[3]江微，浅谈电子档案的保管与利用，办公自动化，2010.6

[4]陈晓，浅谈加强新时期企业档案管理工作的途径，城市建设理论研究，2012.10