华婧婧

（无锡市档案局，江苏无锡，214023）

2010年9月，无锡市档案局适应党政机关集中办公的新形式，建立了无锡市机关档案管理中心，实现了70余个机关的各个门类档案的集中统一管理。无锡市机关档案管理中心站在档案事业科学发展的战略高度，以前瞻性的眼光，锐意进取，改革创新，建立了全流程的机关档案管理模式，为档案事业注入了新的生机和活力。

一、无锡市机关档案管理中心的基本概况

1.落实编制，组建专业化队伍。无锡市机关档案管理中心是由无锡市编制委员会办公室批准正式成立的正科级处室，隶属于无锡市档案局。“中心”由十多位训练有素、经验丰富的工作人员组成，分别负责各单位的档案收集、整理、管理、利用、信息化等工作。所有人员都经过上岗培训并签订保密协议。这支高素质、专业化、稳定的队伍为集中管理无锡市市民中心70余个行政机关的档案提供了人才保障，是无锡市档案管理创新模式得以顺利运行的前提和基础。

2.加强基础设施建设，突显规模管理效益。无锡市机关档案管理中心库房面积达1000平方米，由东、西两个库房组成，用于存放各机关的文书、实物、声像等各类档案。“中心”配有300平方米的档案整理办公用房，用于档案整理、利用、数字化加工等工作。根据档案管理专业化的要求，“中心”还配备了计算机、复印机、打印机、防磁柜、去湿机、扫描仪、空气净化器、气体灭火器等设施设备。

3.理顺关系，明确责任。无锡市机关档案管理中心建立后，市民中心各机关不再设立档案室，所有档案整理、管理工作都由“中心”承担，各单位档案员只需负责做好文件的收集工作。机关档案管理中心成为档案所属单位与档案馆之间的纽带。它不仅延续了原先档案室工作的所有职能，完整地接收了原档案室的所有档案，并在此基础上扩大了管理内容，提升了管理水平。机关档案管理中心的档案受各机关委托管理，档案的所有权仍是档案形成单位。各单位向机关档案管理中心授权后，机关档案管理中心才能使用存放的档案。“中心”不能随意向外界提供档案利用，不能交叉利用各单位的档案，档案保管利用过程中必须确保档案的所有权和机密性不被破坏。

二、档案集中管理的主要做法

一是沟通合作，制定归档方案。机关档案管理中心成立后，根据各机关档案业务的具体情况，落实了各工作人员的分管单位。明确工作任务后，工作人员深入各单位调查摸底，了解各单位的档案工作基本情况，与档案员充分沟通协商，了解各单位的工作职能，制定分类方案、归档范围和保管期限表，为做好档案整理工作打下夯实基础。

二是按时完成各单位年度文件归档整理工作。各单位每一年度的文件归档工作由机关档案管理中心完成。无锡市机关档案管理中心通过电子政务平台采集本年度各机关的电子文件，利用“机关档案管理中心档案管理系统”进行分类和保管期限鉴定，对这部分文件实现即时整理预归档。各单位档案员按时将收集齐全的上年度应归档的纸质文件送至“中心”，工作人员将这些纸质文件与采集的电子文件对照，查漏补缺，在系统中生成件号、分类号、保管期限、页号等信息，打印出归档文件目录，完成实体档案的年度归档整理工作。

三是加强数据库建设，不断完善目录数据库和全文数据库。“中心”为存放的所有档案建立了目录数据库，目录数据信息详尽，如党员介绍信有所有人名信息，每件档案都有库房存放位置信息等。全文数据通过政务平台采集、各单位电子文件收集和数字化加工等多个渠道收集，减少重复劳动，节省成本。

四是提供档案利用，打造服务平台。各单位的查档利用工作都由“中心”工作人员承担。各单位人员可以通过“机关档案管理中心电子档案应用系统”查询到本单位的所有档案目录和电子文件，实现远程查档服务。有特殊要求可以通过系统提交至“中心”，由工作人员及时办理。

五是提供档案保管场所，负责库房日常管理。机关档案管理中心建成后，所有机关的未进馆档案全部存放在“中心”的库房。工作人员按全宗、年度、保管期限有序排放现有档案，并为以后生成的档案预留足够空间。库房配有专业的防火、恒温、恒湿、消毒等设备，库房管理严格遵守“八防”要求，每天有人巡检，定期打扫卫生。

六是定期进行档案的鉴定和销毁工作。按照档案鉴定、销毁工作的相关要求，按规定的手续和标准，定期对档案进行鉴定，对不需要长期保管的档案，经档案所属单位同意后，办理相关销毁手续。

七是按时完成各单位档案移交进馆工作。对到进馆年限的档案进行鉴定后，将需要永久保存的档案按规定移交档案馆，向档案馆提供档案数量、所需空间等各种数据，同时移交目录数据和全文数据。

三、档案集中管理取得的成效

1.节省库房空间，节约管理成本。无锡市市民中心共有70余个机关集中办公，按原来“机关档案室”的“小而全”管理模式，至少要建立70余个档案室，每个档案室要配备库房、温湿度控制设备、防火设备、计算机等软、硬件设备，资源利用率低，管理成本高。建立机关档案管理中心后，档案集中存放在市民中心的库房中，各种设备为各单位档案共享使用，节约了库房空间和办公经费，以最少的投入获得最大程度的收益和效果，凸显了规模化管理效益。

2.人员队伍稳定，专业化程度高。机关档案管理中心的工作人员都是经过层层选拔的，有一定的档案工作经验，有很好的沟通协调能力，熟悉档案工作的各个环节，拥有多项技能，掌握各项专业知识，能胜任多个工作岗位。他们长期定向专管若干单位的档案收集、整理、管理、利用，对各单位的工作职能、档案基本情况相当熟悉。这种人员队伍配备方式，解决了以前机关档案工作中档案员身兼数职、经常变动、工作延续性差的问题。而且，机关档案管理中心是档案局的一个处室，工作人员能在第一时间接受档案局的业务指导。

3.档案资源有机整合，扩大档案利用范围。各机关档案集中管理后，各不同职能部门的档案资料都存放在一起，可以在机关档案管理中心查阅到不同单位的档案资料，免去了要到不同部门查找的麻烦。这种服务形式打破了档案只为本单位服务的信息封闭性，促进了更多的个人、单位共同利用档案资源，特别是涉及一些大主题、深层次、宽范围的档案利用，这种优势就更加凸显了。

4.提高馆藏质量，简化进馆程序。“中心”的档案管理工作从文件收集环节开始，从源头上控制档案质量。各单位年度归档工作全部由“中心”工作人员整理完成，严格按照馆藏档案要求进行操作，提高了进馆档案质量，减少了档案进馆时的整改工作量。到期档案直接从机关档案管理中心进馆，各种台账数据清晰，数据库实现批量移交，而且“中心”为档案馆的一个处室，利于协调工作。

5.优化馆藏，减少重份档案。以“机关档案室”模式进行档案管理时，各机关各自为政，工作不便协调，有的文件在多个单位归档，造成移交进馆的档案存在大量的重复文件，这些重份文件不仅不能产生任何益，而且要消耗各种资源，增加管理费用。机关档案管理中心弥补了这一不足，通过档案管理系统的查重功能，检查文件归档重复情况，有效地改善了馆藏结构，减轻了馆藏压力。

6.有效监督文件收集情况，提高文件收齐率。档案和文件是同一事物的不同历史阶段，文件收集是档案工作的最初阶段，如果文件收集不齐全，那么档案工作也受其影响。机关档案管理中心通过政务平台收集各单位的收文和发文电子文件，实时地了解各单位文件的收发情况，并且可以通过档案管理系统，跨单位、大范围地查找文件的处理情况，比如请示是否有对应的批复等。通过技术手段实现档案的前端控制，为文件收集工作提供了保障。

7.有利于现代化技术手段在档案工作中的推广。提升档案工作水平需要新技术、新方法的支撑，也需要经费和技术人才的支持，因此在档案室时代先进的技术方法很难大面积推广使用。机关档案管理中心建立以后，购置了扫描仪、服务器、大容量存储等先进设备，利用档案馆的人才优势，建成了档案管理利用系统、目录数据库和全文数据库，通过政务网络平台提供档案利用。

8.促进档案业务标准化。机关档案管理中心实现了从文件到档案的全程管理，对于同一类型的文件在鉴定、分类时，可以执行一致的要求和标准。在目录数据库建设、全文数据库建设方面，也可以统一数据结构和技术标准。改变了以前档案员根据自己的认识各自为政的情况。

［1］张景珍.建立文档管理中心是优化馆藏档案的有效途径.浙江档案，2006（3）

［2］林红棉.美国文件中心与我国机关文档管理中心的异同分析.科教导刊，2011（19）