闾贵花 欧阳建辉 王伟

(蓝盾信息安全技术有限公司,广东广州 510180)

基于移动设备实现保密现场检查无纸化的技术研究

闾贵花 欧阳建辉 王伟

(蓝盾信息安全技术有限公司,广东广州 510180)

随着移动设备的普及,更为轻便、续航能力更强的移动设备已经逐渐替代传统的笔记本电脑成为了移动办公的最佳伴侣。对于机关单位日常的保密检查工作而言,携带移动设备去各地实施保密检查将大大提高工作的效率,并可将原本纸质的检查报告与现代化的电子文档结合起来,给实地检查、点评以及后续的审查、统计工作提供更多的便利。同时,移动设备提供有手写原始笔迹录入、存档功能,即用户可以在文档中加入手写的批注以及签名等,从而更有利于检查的确认和备案。

移动设备 无纸化办公 保密检查

1 当前保密检查工作中存在的问题

保密检查是保密工作管理的重要内容,是加强保密工作的重要措施。保密现场检查系统研发小组在前期对机关单位保密检查工作流程细节走访调研中发现,由于一直以来保密行政管理部门所涉及的保密审查工作都是借助纸张和人工进行的,在工作人员现场检查过程中,会存在一些不足与问题,具体表现在以下三个方面。

(1)不利于检查记录文档集中管理。当前机关单位需要对多个单位进行检查,并且一个单位可能需要几个工作人员共同进行,那么将产生多份文档,事后数据电子化的工作量大,以及可能有检查结果错漏的情况发生。由于每份文档都具有保留存底价值,几年的累计后就有产生大量的纸质文档,那么这时对文档存放需要占据较多空间,对众多文档进行集中管理也会非常不便。

(2)不利于文档归档保存。目前现场检查中使用都是纸质文档,纸张比较容易受到气候、人为等因素影响,有可能引发文档、数据丢失,造成机关单位工作上的不便。缺少有效的安全保障机制与信息化的归档方式,一旦需要查找数据,就相当繁复。

(3)不利于对检查记录的情况进行统计分析,深度挖掘通过保密检查发现的问题。目前对现场检查文档中数据的统计,尚未实现完全利用信息化手段,同时随着每年机关单位现场检查文档逐步累积,导致对现场检查文档数据的统计工作需要消耗大量的人力、物力。

2 现场检查无纸化的技术方法

为了更好协助机关工作人员日常的保密检查工作,让用户由携带大个小个公务包转变为只需携带移动设备去各地实施保密检查,真正的解决保密检查工作中存在的问题现场检查到归档、集中管理、统计问题,提出以下解决方法。

2.1 针对归档保存存在的问题的应对措施有

(1)生成各类检查用文档,根据预先在系统中设定好的各类文档模板,用户可以在移动设备上生成相应的实地检查用电子文档。文档模板以客户原有纸质文档为蓝本制作,可满足客户在各类检查工作的实际需求。

(2)手写原始笔迹(签名)录入至检查记录,用户可以在文档中加入手写签名等,且文档中的手写原始笔迹的签名是不可编辑修改的。

(3)当场生成概括性结论文档供现场打印,对于有需要现场生成概括性结论文档的,系统可根据录入的检查结果当场生成概括性结论文档,以供用户当场打印、留档备案。

(4)当场查看历史检查记录,可调出存有的历史检查记录进行查看,可以有针对性的重点检查发生过的问题。

2.2 对于集中管理上存在的问题的应对措施有

当场对多份检查报告进行合并,当多人同时进行检查时,各人可持各自的移动设备分别进行检查,并将检查结果各自填写入所持移动设备的检查报告中。在检查结束后,可将各移动设备上生成的检查报告一一与该台移动设备的检查报告进行合并,从而便可当场将多份检查报告合成为一份检查报告了。

2.3 对检查记录的情况进行统计分析应对措施有

(1)当场生成统计报告,根据已录入的检查结果当场生成统计报告,以供用户当场对检查结果进行统计和点评,不再需要人工统计或事后统计。

(2)用户可以选择关键词项和属性项作为统计项,以生成所需的统计报表。系统将生成可直接打印的统计报表,以便用户打印、汇报用。

同时,用户也可以选择生成饼图、柱状图等形象的图形来显示统计信息。

例如,用户可以选择生成2013年某类检查各月的检查总数、通过记录数、未通过记录数统计报表和柱状图。

2.4 此外,还应具备以下功能

(1)采用移动设备进行记录、管理现场检查结果,能大大提供现场检查的工作效率;方便的后台导入,也降低了事后数据电子化的工作量,以及避免可能发生的检查结果错漏等。

(2)提供手写签名功能,从而实现了纸质文档一样的不可抵赖性,为保证检查结果的有效性、认同性提供了充分的保障。

(3)结合移动设备的摄影功能,系统还实现了现场扫描受检设备上的二维码并进行信息比对,从而避免了人工录入及比对,方便了检查工作的进行。同时,还可以现场拍照、摄影,并将这些影像资料与检查记录挂钩起来。相比使用数码相机拍摄、事后挂钩,更便捷。

3 结语

本文讲述的是使用移动设备去各地实施保密检查,采集数据,结合相应管理数据,将大大提高工作的效率。同时,电子化的检查记录可以对保密检查的信息化、数字化提供便利,更有利于今后对保密检查记录的留档、审查、统计,以及数据采集等。从而,可以大大减少机关单位对保密检查记录管理的日常工作量,并具备更全面、更强大的数据采集能力。

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[2]张虹.浅析当前无纸化办公环境下的电子档案管理[J].黑龙江史志,2009年08期.

[3]袁潮清.中国节能降耗途径的节能效果测算及优化研究[D].南京航空航天大学,2010.