郭进超

[摘 要]针对中小企业仓储管理信息化程度普遍较低的现状，结合其现有资源，在充分分析系统需求的基础上设计了面向中小企业的仓储管理信息系统，并对软件设计的数据库结构和功能模块进行了详细阐述。该系统具有良好的通用性和可操作性，开发成本较低，有助于中小企业对仓储状况进行动态管理，提高了企业对市场变化的反应能力。

[关键词]中小企业；仓储管理；数据库；功能模块

[中图分类号]F252 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2014）52-0050-02

1 引 言

当前，在软件市场上存在各种各样的仓储软件，功能也比较齐全，但对于大多数中小企业而言，他们的资金不是十分充裕，故只需要一些基本功能即可，比如对进库、在库、出库等流程的信息进行管理。针对这种需求情况，设计了一套类似于进销存软件的仓储管理信息系统。

2 系统需求分析

2.1 系统的应用对象及目标

本系统主要适用于中小型零售商、制造企业或事业等单位商品、物资的采购、进库、保管、销售等日常管理工作。开发本系统时，充分考虑了良好的通用性，以便用户可以根据实际需要，自由开放或屏蔽相关功能模块，自定义各种单据名称，以适应不同企业的工作习惯。同时，该系统还具有查询、统计、汇总功能，并能提供简明、清晰的报表，即时生成进出库明细表、汇总表等账单。

2.2 系统的工作原理

仓储管理的主要内容是对物资进行进、出、存、盘等活动，要提供精确的和最新的库存数据，然后根据这些动态的数据做出合理的库存量、采购批量、生产销售量等决策，以求获取更好的经济收益。因此，仓储管理信息系统不仅包括对商品、原材料等货品的采购、入库、物品库存、销售、出库、退货管理，还应包括对供应商、客户及各方账款的简单报表管理。

2.3 系统管理对象分析

（1）货品类别。为使系统具有良好的通用性，能满足不同行业对物资的管理，因此，必须将所有要管理的货品分成若干个类别。系统默认货品只有一层分类结构，即每种货品类别下属直接就是具体的货品。根据当前市场上流通的货品需求，可以通过科学的类别编码来实现多级分类。比如说：常用的库存货品一般分为三大类：办公用品、生产材料、包装材料；而办公用品又进一步分为：文具类、电脑类、桌椅类，如此类推。因此，操作者就可以根据系统中的类别编码，得出更多的分类层次，从而实现多级分类，便于管理和查询。

（2）货品编码与货品属性。在物资信息管理中，对于每一种相同名称、相同规格或相同计量单位，并且可以同时同价核算的货品，都要规定一个唯一性的货品编码。货品的编码方案也可以像类别编码那样层次分明，也可以用顺序的数字，或用易记的字母缩写、汉字，或用货品自带的条形码等。货品的名称、规格、备注等信息可以随时自由修改，但是货品编码一旦被系统的单据引用，就不能再修改或删除。在新增货品资料时，可以录入货品的原始库存数，修改货品资料时，原始库存数将不再出现，以避免原始库存被修改。

2.4 系统的网络属性及数据备份

本系统的数据可以在客户机和服务器之间传递，只要在一台电脑上安装微软SQL server2000作为数据库服务器，其他电脑安装该仓储管理信息系统软件，作为客户端程序。每台电脑都做同样的设置，连接到同一服务器上的同一个数据库，即可实现联机操作。

另外，考虑到数据的重要性，为防止电脑故障、电脑病毒、网络黑客、人为误操作等多种因素造成数据损坏和丢失，系统提供了数据备份与恢复的功能，用户应该经常备份数据。备份数据在系统管理中可以操作，也可以在【系统主界面】—【系统管理】—【数据维护】—【数据备份与恢复】中操作。

3 系统软件设计

3.1 系统功能模块设计

根据对中小企业仓储管理信息系统的需求分析，该系统分为基本信息、入库管理、库存盘点、出库管理、综合报表、系统管理、使用说明六个子系统。系统主要对仓库货品数据库、供应商及客户等部门数据库、出入库数据库等进行操作，其主要功能模块结构框架见下图。

系统功能模块结构

3.2 系统数据库结构设计

从上面的分析可知，在这个系统里主要存在以下的数据库：入库单数据库、出库单数据库、盘点单数据库、退货单数据库、货品数据库、客户数据库、供应商数据库、员工信息数据库、出入库成本统计数据库、计价方式数据库、存货统计数据库、部门数据库、权限设置数据库、参数设置数据库。设计系统时要确保各个数据库之间的关系清晰、简单、安全以及逻辑性强，因此，以单据为业务来驱动其他数据库得出相应的统计分析结果，以达到掌握库存物资完整的动态信息的目的。

4 系统的主要功能

根据中小企业的实际需求和现实情况，本系统在设计和开发的过程始终遵守的原则是：结构清晰、简洁质朴、操作简单、功能完整、易学易用。即采用最直接最简捷的架构，尽量去除不必要的复杂的程式化环节，最大程度地节省人工操作和人脑思维。其主要功能简介如下：

4.1 系统功能设置

本系统提供了灵活的自定义功能，主要通过“系统设置向导”来完成设置。系统的功能设置分为五个步骤，以适应不同的企业实体。第一步，模式设置。模式选择确定了系统中是否存在“供货商”、“客户”、“本司部门”。具体的物品流动模式有以下几种：供货商—仓库—客户（商业模式）；供货商—仓库—内部部门（采购内部部门采购模式）；内部部门—仓库—内部部门（内部物流模式）。第二步，单据设置。第三步，货品设置。第四步，数量设置。第五步，金额设置。

4.2 出入库操作管理功能

出入库管理主要处理物品出入库的相关业务，实现物品的顺利流动，那么在这个过程当中主要涉及的单据有入库单、出库单和退货单。单据的维护管理内容包括单据的新增、保存、修改、删除、审核、查找和打印。

4.3 库存统计、盘点与报警功能

该项功能主要是对已录入的单据进行查看，具体是查询单据的库存物资数量、对物资进行盘点以及设定库存水平（超出安全水平则自动进行报警）。其中，库存统计的内容包括对库存物资的数量、价格、金额、规格、类别等项目进行汇总统计，操作者可以根据不同的方式进行排序或筛选，并且能打印出相关统计报表。

4.4 报表功能

为企业的管理人员提供管理决策支持，系统以入库单、出库单、盘点单、退货单等已录入单据为基础，提供一些统计、分析和汇总报表。每一种单据都会对应一个统计模块，根据不同企业的日期需要，形成出入库月报表、日报表，并且可以打印出来或者可以把数据传输给不同部门。同样，库存物资统计及打印完成仓库中物资的统计，形成库存货物余额表，并打印出库存货物余额表。

4.5 操作员权限设置功能

人员权限主要是设定操作员对系统的访问和功能模块的使用权限，主要有：录入权、复核权、审核权、修改权、打印权等，确定是一般管理员、高级管理员或超级管理员。这样，每一个操作员都有自己的密码，哪个环节出问题，就可以找到相关责任人。

4.6 使用帮助功能

通过点击使用帮助菜单，使用者可以获取本系统的各个功能模块的详细使用说明。除了文字使用说明，“帮助窗口”还提供操作演示视频，以帮助操作者更快更透切地掌握运用本系统。此外，在非系统主界面状态下（当前窗口为出入库单据或物资统计报表时）双击系统底部状态栏，就可以迅速启用计算器，给操作者带来很大方便。

5 结 论

本文根据目前中小企业仓储管理的现状及信息化水平，在对系统需求充分分析的基础上，开发了这套专门针对中小企业的仓储管理信息系统。该系统在设计和开发的过程中，始终遵循结构清晰、简单实用、通用性强的原则，并从仓储业务流程上着重介绍了该系统数据库结构和各模块功能。运用此系统可以为中小企业管理者提供准确有效的数据，降低仓储运营成本，从而提高企业的经济效益。

参考文献：

缪立新，纪寿文，刘庆.物流软件操作[M].深圳：海天出版社，2006：25-26.