王永春

（江苏信息职业技术学院，江苏 无锡 214153）

一、研究对象

本文主要研究的是企业高级秘书的任职资格与工作职责。

企业高级秘书，主要指辅助企业核心领导层的秘书人员。

本文所指秘书，采用“直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以脑力劳动为主的工作人员”［1］的定义。企业核心层领导，主要指董事长、总经理、总裁等企业行政首长或副职领导，是企业的权力或行政中枢。本文中，企业高级秘书主要有“董事长秘书、董事长助理、总经理秘书、总经理助理、总裁助理”等，职位名称虽有差异，但对职位的任职资格与工作职责的要求大体一致。

二、研究方法

本文主要依托两个影响广泛的全国性招聘网站（智联招聘与中华英才网），从其无锡站的“行政/后勤/文秘”与“行政事务类”职位中进行搜索，得到50个上述企业高级秘书职位。50家企业性质上涉及国有、民营、中外合资与外商独资等，规模上涉及到 100人以下、100-499人、500-1000人、1000人以上等，行业涉及房地产、服装、电子通信、互联网、服装、生物科技、文化传媒等。因为企业招聘信息投放渠道的多元化，同一企业的同一职位不再重复进行统计分析。

之所以选择无锡为企业高级秘书的工作所在地，是因为无锡处于长三角地区的区域性中心城市，拥有众多类型的企业；该地区对秘书类职位有较大量的需求。

笔者先列出50家企业高级秘书职位的关键词，然后进行数量统计，得到关键词出现的频次，从而找寻企业高级秘书任职资格与工作职责中关键要素。

诚然，由于诸多原因，某些统计的误差也会存在，比如：企业招聘信息的不完整、对秘书一般能力的忽略等。

三、研究目的

当前，大量的《秘书学概论》教材及专业论文都有对秘书人员及秘书工作的介绍与研究。关于秘书人员，主要集中在对秘书人员知识结构、能力结构、职业素质、职业心理、职业形象等方面；秘书工作，主要指秘书工作实务，集中在对工作内容、工作方法、工作艺术等研究。上述研究，比较全面系统地介绍了秘书人员的智能素养（或曰职业资质、个人素质）与工作实务。然而，由于秘书研究与秘书实践的脱节，并没有指出秘书人员智能素养与秘书工作实务中的关键要素，以及各种要素的重要程度。

本文选取企业高级秘书为研究对象，一方面，企业秘书业已成为秘书职业类型的重要组成部分；另一方面，企业高级秘书可以成为秘书职业发展方向上的重要路向。

通过统计分析，本文力图找寻到企业认为的高级秘书人员应具备的关键的智能素养与工作职责，从而为秘书人员的职业发展规划及高校秘书专业人才的培养提供有力的支撑。

四、企业高级秘书的任职资格

任职资格主要从智能素养与其他资格两方面来分析研究。

（一）智能素养

秘书工作的职能与地位决定了对秘书人员的智能素养有着较高的要求。智能是知识、智力与能力的统一，素养指政治、思想、作风、性格与道德品质等。［2］

1.知识结构

20家企业要求文秘、行政管理及相关专业毕业，9家企业要求工商管理、企业管理、行政管理、中文或法律专业毕业，2家企业要求英语专业毕业。

有企业要求秘书知识结构全面，或综合素质强，或要懂法律与财务知识，或要熟悉政府有关政策及企业管理，或要懂品牌推广，或要懂人力资源管理工作。

由此，企业在高级秘书的选择上，比较看重文秘专业背景，同时也需要企业管理、行政管理、法律、商务、财务、人事等多方面的知识。企业高级秘书的“杂家”称谓，并非胡子眉毛一把抓，更体现在其知识结构的全面性、开放性与多元化。

2.能力结构

能力结构由一般能力与业务技能构成。

（1）一般能力

主要有：沟通能力（24家），协调能力（19家），组织能力（12家），执行力（11家），团结协作(10家)，抗压力（7家），学习能力（6家），交际能力（6家），公关能力（5家），计划能力（5家），亲和力（5家），洞察力（5家），应变能力（4家），判断力（4家），创新力（3家），独立工作的能力（3家），解决问题的能力（3家），应酬能力（3家），领导力（2家），决策力（2家），理解能力（2家），适应能力（2家），社会活动能力（2家）

此外，还有敏感力、表现力、联络能力、管理能力、归纳能力、工作推进能力、信息搜集能力等要求。

由此，企业在高级秘书的选择上，更加看重沟通协调、团结协作、组织执行、公关交际、计划学习、抗压适应等一般能力。多种能力的组合与融合，才能使企业高级秘书真正成为企业权力或行政中枢的助手与参谋。

（2）业务技能

主要有：熟练使用办公软件与现代办公设备（28家），书面写作及表达能力（17家），文笔好、文字功底强（9家），公文写作能力（6家），语言组织与表达能力（6家），熟知秘书工作程序（5家），普通话标准（2家），英语良好（6家），英语4级以上（3家），英语6级以上（2家），英语专业8级（1家），商务礼仪（4家），驾照（9家）。此外，还有商务谈判、营运管理等。

由此，企业在高级秘书的选择上，更加看重书面写作及表达（起草文件上，更多是企业管理与营运、规章制度、计划等方面的综合类文件）、中英文口语表达、办公软件及现代办公设备的使用、秘书工作程序、驾驶汽车的能力、商务礼仪等业务技能。

3.基本素质

基本素质由政治素质、职业道德、作风修养、个性心理等方面构成。

（1）职业道德

5家要求具备良好的个人品质与职业道德，4家要求有职业素养与职业操守。职业道德是最基本的职业素质，很多企业并没有做明确的表述。

（2）作风修养

主要有：责任心（18家），认真仔细（12家），条理性（10家），灵活性（5家），吃苦耐劳（4家），注重工作效率（3家），思维敏捷（3家），积极进取（2家），积极主动（2家），服务意识（2家），原则性（2家），耐心（2家），爱心（2家），保密（2家），忠诚（2家），敬业（2家）。还有主动性、挑战性、前瞻性、上进心、事业心、勤奋等。

（3）个性心理

主要有：诚实（7家），踏实（6家），开朗（4家），沉稳（4家），品行端着（4家），正直友善（3家），热情（3家），端庄大方（2家）

由此，企业在高级秘书的选择上，更加看重秘书人员的责任心、进取心、事业心，条理性、灵活性、原则性，认真仔细、吃苦耐劳、思维敏捷、工作效率，诚实、踏实、开朗、稳重等。

（二）其他资格

1.学历

本科学历及以上（23家），大专学历及以上（9家），硕士研究生以上（1家）

企业高级秘书一般要求具备大学本科及以上的学历。不过，也有企业说明，拥有相关领域工作经验，可以放宽至大专学历。

2.工作经验

2年以上（12家），1年以上（8家），3年以上（8家），5年以上（2家），3-5年(1家)；拥有相关领域或职位工作经验的（13家）

企业高级秘书一般应具备丰富的相关领域或秘书职位的工作经验。

3.年龄

23-35岁之间（18家），25岁以上（11家），35岁以下（5家），30左右（1家）

企业高级秘书一般要求年龄在30岁左右，说明企业比较看重企业高级秘书的成熟心智。

4.性别

女性（6家），男性（1家），女性优先（2家），男性优先（2家），男女不限（2家）

企业高级秘书在性别上主要是根据岗位职责来决定的，一般以女性为主，主要是从女性秘书的认真负责、亲和等性别特征来考虑的。

5.形象气质

有20家企业要求"形象好、气质佳"，另有6家企业写明附带近照，5家企业要求身高160cm以上。

作为企业领导的近身工作人员，企业高级秘书的形象与气质事关企业组织形象的塑造，为多数企业所看重。

6.婚育状况

有2家企业要求已婚已育者优先，说明企业更看重企业高级秘书的责任心与稳定性。

7.秘书职业资格

有2家企业说明具备秘书职业资格优先，说明秘书职业资格认证制度的认可度还不够高，还有待推进与完善。

8.出差

有7家企业要求可以适应经常出差，说明企业高级秘书应该具备环境适应能力，还要做好处理家庭生活的关系。

五、企业高级秘书的工作职责

（一）文书工作

有22家企业要求“协助总经理处理各类信件，起草信函、演讲稿、报告、文件等各类综合性文件”及“做好各部门及各领导上报行文的保存、管理、督办的工作”。

（二）会务工作

有20家企业要求“协助总经理安排各项高层会议的日程与议程，撰写和跟进落实高层会议、主题会议等公司会议纪要”。

（三）督办、协调、落实、跟踪、反馈工作

有17家企业要求“完成总经理交办的其他工作的督办、协调及落实任务”，并跟踪、反馈。

（四）日常事务及行政事务

有14家企业要求做好日常事务及行政事务工作。

（五）存档工作

有13家企业要求“对集团公司内各部门上报董事长行文的保存、管理、督办，对相关文件进行分类和归档”。

（六）信息工作

有13家企业要求做好信息的搜集与整理工作，“负责帮助领导了解公司情况，汇总整理报告”，“关注公司内各部门信息沟通情况，及时传达上级的各项指令”，提供资料支持与信息辅助。

（七）领导日程安排与管理

有12家企业要求“合理安排、提醒总裁的日常工作时间和程序”。

（八）接待工作

有11家企业要求“负责董事长访客的接待和服务工作，尤其做好公司重要来宾的接待；做好对外公共关系的协调,协助处理相关的商务接待工作”。

（九）接打电话

有5家企业要求“接听总经理室的电话、妥当应答，并做好电话记录”。

（十）领导出差准备工作

有5家企业要求做好领导出差的准备工作。

（十一）制定并监督执行规章制度

有5家要求协助领导做好公司规章制度的制定工作。

（十二）其他工作

企业文化与宣传（3家），财务管理（3家），办公室环境管理（2家），设备管理（2家），翻译（2家），申报项目（2家），机要工作（2家），公关工作（2家），对外交际（2家），协助制定企业发展规划（2家），处理内外部关系（2家），邮件管理（2家），票据管理（2家），组织年会等娱乐活动（1家），商务谈判（1家），业务拓展（1家），招聘（1家）

由此，企业高级秘书的工作职责基本上由办文、办会、办事与信息、协调、督查等工作构成，总体上还是体现了“辅助管理”与“综合服务”的工作特征的，也是与前述高级秘书基本素质相对应的。

总之，当前中国经济与社会的快速发展，急需大量“知识全、能力强、形象好、素质高”的企业高级秘书人员。企业对高级秘书与中低级秘书的任职资格与工作职责的要求有着明显的区别，笔者将另行文加以说明。明确了企业高级秘书的任职资格与工作职责中各要素的重要程度，可以为企业秘书的职业发展规划与秘书专业人才的培养提供可靠的依据。

注释：

［1］杨树森.秘书学概论教程［M］.合肥：安徽大学出版社，2008：43.

［3］杨继昭.秘书学概论［M］.北京：中国人民大学出版社，2009：88.?