白 霞

一、秘书工作的含义

1951年我国颁布了《政务院关于各级政府机关秘书长和下设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》(以下简称《决定》)，根据这个《决定》并结合实际情况，可将秘书工作分为广义和狭义两种。狭义的秘书工作是指秘书的事务工作，而我们所指的一般是广义的，即秘书部门工作，它主要有12个方面的内容。包括文书管理、文书拟写、文书制作、档案管理、会议管理、调查研究、信息工作、接待工作、日程安排、事务工作、印章管理、值班工作等。秘书可以说是“通才”，当然并不是每一个秘书人员都要承担以上所有的工作，而是要看机关、单位层次高低和秘书部门的大小而定的。例如《决定》，它是专门为秘书长和办公厅主任而制定的工作任务，而不是每一个秘书的工作都相同，但是他们有一个共同点——都是在为领导服务的。决策作为组织管理的中心是领导的主要职责，自然也成为了秘书人员为领导服务的中心，也就可以说秘书工作主要是为领导决策服务的，而他们的职能也主要是辅助领导决策。对秘书的任职条件，借用美国著名的管理学家R·亚历克·麦肯齐博士在他有影响的专著《新时间管理法》中概括为:“她必须具备外交家的机智、骡子的耐劳、变色龙的隐蔽、推销员的热情、太阳的守时、光的速度、修女的忠诚、犀牛的脸皮、爱因斯坦的头脑、母亲的同情和无止境的忍耐。”而辅佐决策职能是秘书工作的高层次要求，并且在现代社会中越来越明显了。

二、秘书工作在领导决策中的作用

秘书工作高层次的概括而言就是辅佐决策。单说辅助决策职能似乎缩小了秘书工作职能，但深层次研究就会发现虽然只有少数高层级的秘书才能参与决策，但每一级秘书的每一项工作都为领导决策提供了服务，都是在为领导决策做准备。决策作为决策学的科学概念，有狭义与广义之分。狭义的决策，是指人们确定未来行动，并从两个以上实现目标的可行方案中，选择一个最佳方案的分析、判断过程。广义的决策，是指人们为达到一定目标而决定行动方案并付诸实施的过程。我们所研究的决策，是广义上的决策，它既包括决策的制定，又包括决策的实施。

领导作为个人，能力毕竟限，需要组织中其他人的帮助，需要组织的合力，确保方向的一致性。领导不可能事事都亲历亲为更不可能料事如神，他们也难免会犯一些错误，有的甚至影响到决策的形成和效果，这就需要秘书人员的一臂之力。在秘书的日常工作中，许多秘书并不是直接参与领导决策，而只是间接的影响决策。秘书不论是发挥助手作用、参谋作用、反馈作用，还是枢纽协调作用都是在为领导决策服务的。当然，在这个全过程中，秘书要充分发挥辅佐决策的职能是有技巧的，他们要巧干，而不是蛮干，要配合领导决策的准备阶段、形成阶段及实施阶段和效果评价这三个阶段进行。秘书的辅佐决策职能体现在调查研究，决策咨询，处理来信来访，收集处理信息，参与讨论起草工作计划，适当给予意见，监督执行等具体的实务工作中。秘书工作在领导身边，他们起着上传下达，沟通协调的作用，便于领导形成决策意图，掌握决策依据;他们起着反馈检验决策执行效果，便于领导论证决策，进行修改，补充，优化。秘书辅助决策是领导决策的有益补充。秘书辅助决策是转变秘书职能的现实需要。秘书辅助决策是提高秘书综合素质的有效途径。现代社会中，一般公众对秘书的角色职能未能有正确的认识，以至于存在种种误解，将秘书看作领导的附庸，这些都制约着秘书发挥辅佐决策，协助管理的职能。因此秘书在领导决策全过程中应注意的问题或者说是辅佐领导决策的技巧特点，就成为了必须研究的课题。这主要分为决策的准备阶段，决策的形成阶段，决策的实施及检验阶段三个阶段，本文主要针对决策的准备阶段进行分析。

三、秘书在决策准备阶段的作用

1.秘书要为领导决策提供信息。

第一，收集信息。领导会因掌握信息不全面而刚愎自用，或因他人混淆视听而自己则偏听偏信，造成决策失误，这是就需要秘书及时提供信息。《尚书·尧典》中记载舜“设九官治天下”，又曾任命龙为“纳言官”，“纳言者，口喉舌之官，听下言纳于上，受上言宣于下”。也就是说“纳言官”的职能是上陈民意，向下传达舜的命令。所谓“听下言”，就是要深入民间实地调查，收集信息，然后“纳于上”，向舜汇报，供舜决策，虽然并没有直接的参与决策，却为决策的形成提供了间接的依据，是领导决策的基础，为领导决策提供了时间和空间，这属于秘书的一般工作内容中的信息工作和调查研究工作。收集信息的方法有很多，就秘书这一行业而言，主要涉及以下几方面:一要加强实地调查研究。毛泽东在《反对本本主义》中说“没有调查，没有发言权”。50年代末，毛泽东的秘书田家英同志就曾经受毛泽东的委托，在山西、四川、湖北、河北等地围绕大跃进问题进行调查研究。他在调查中发现，农业合作社规模的过大并不像当初所设想的那么美好:生产力得到极大解放，人民过上幸福生活。而是造成了许多极为严重的社会问题。他及时向毛泽东同志汇报了情况。这些情况对毛泽东下决心纠正左倾错误起了很大作用。这也教育我们要通过实地比较得出较好的方案。就拿绿化沙漠来说，绿化是不能盲目的，如果你硬要在缺水的大漠上种植柳树，是行不通的，必须通过实地调查，做到适地适树。比如，可以在沙漠上种植胡杨树，沙柳，沙棘，葡萄，杏树等植物，这些植物不但抗旱，而且还有经济效益，可以双受益。而这些信息的得来都必须通过实地调查研究，提出可行性方案。当然，在这个全过程中，领导是主心骨，但是秘书人员起关键的作用。领导的事情很多，不同于秘书能随时深入下层，这就需要身边的秘书深入调查，了解实地情况，再结合中央政策形成多个预备方案供领导参考。二要加强信访工作，以便集中民意。收集信息不能偏听偏信，而应该扩大群众的话语权，形成集民智的“阳光政策”。古时虽然没有“信访”这一概念，但对民意的重视却是从始至终都存在的。唐太宗李世民曾经说过“水可载舟也可覆舟”，并指出“以人为镜可以知得失”的见解，曾设有“登闻鼓院”以纳民言，收集民意，还有代天巡查，来收集民意做好考察工作的。虽然这些与现代的信访工作有着本质的区别，但是都是为了群众，都是依靠群众，都是要获得民意。从群众中来到群众中去的路线是收集信息的重要途径。群众是同具体的生活事件联系最紧密的人，政府所做的一切决策也不过是为群众谋利益，是“满足人民群众日益增长的物质文化需求”百姓的需要是出发点和落脚点，民生问题是工作中的重点。信访工作可以收集群众的意见，看到文件上看不到的内容，听到会议上听不到的东西，它内容丰富，是政策形成的重要补充。在《毛泽东点评历代名相》中曾经引用毛泽东的话:“单独一个诸葛亮总是不安全的，总是有缺失的”。集民智是一种大智慧。秘书具有沟通协调的作用，是完成信访工作的重要执行者，群众的支持和理解对秘书收集信息有重要的意义，是理论联系实际的基础，影响着秘书发挥参谋咨询的作用，从而间接影响着领导人的决策。因为，通过信息工作秘书收集了组织内外相关方面的参谋建议和要求，做好了多元的群体性智能准备，使得决策建立在多元群体性智能综合的基础上，也符合决策的民主化要求，更实现了决策的科学化。群众具有不可低估的力量，他们有无穷的智慧和经验，是我们实际工作是营养和源泉。如果不重视信访工作，收集的信息很可能脱离实际，决策也可能不具有可行性，甚至在执行过程中会引起群众的阻挠，障碍决策的执行。得不得群众的理解，很可能会发生群体性事件。通过信访工作沟通群众和领导的意见，及时反馈信息，才能使得决策制定后行文有效。拆房这个话题一直是一个热点，以前许多地方政府实行“强行拆除”的方法，引起了群众的不满，最近党中央下发了一个文件《国有土地上房屋征收和补偿条例》，条例写明“因旧城区改建需要征收房屋，多数被征收人认为征收补偿方案不符合本条例规定的，市、县级人民政府应当组织由被征收人和公众代表参加的听证会，并根据听证会情况修改方案”，第二十七条“实施房屋征收应当先补偿、后搬迁”。将以前的“拆迁”改为“征收”，而且要求“先给房后拆房”，使得百姓住房有了保障，而且绝对不可以强行拆除。第二十七条明确规定:任何单位和个人不得采取暴力、威胁或者违反规定中断供水、供热、供气、供电和道路通行等非法方式迫使被征收人搬迁。禁止建设单位参与搬迁活动。这个文件从百姓的角度出发，得到了百姓的支持和拥护。收集群众的意见，就需要秘书加强对信访工作的利用，视群众为亲朋，急群众所急，上情下传，下情上达。而与群众相处时一定要做到谦和，有耐心，要言而有信，要处事公平，要以诚待人，要既热情接待又有人性化。三是收集信息还有许多其他的方法。秘书管理着档案工作，可以随时对以前的资料进行查阅;同时对现实资料的采集还有许多方法，例如:现场观察法，个别调查，集体座谈法，书面问卷，还可以综合统计等等。

第二，对信息进行筛选、鉴别、整理。随着现代科学技术的迅速发展，特别是网络技术的发展，信息量越来越多，因此既要全面及时的掌握各方面的信息，同时还要学会去伪存真，由表及里的观察问题。提高自身运用信息的能力。秘书为领导决策提供信息，一定要做到切中需要。秘书要理解领导需要进行哪类决策或者需要哪方面的情况;然后要针对具体的决策活动鉴别，择取手中的适量或者稍多的有效信息;还要根据它们可能切中决策活动需求程度的高低，依据其参考价值的大小，层次分明的进行排列;再提供领导参考使用。现代网络有许多虚假信息，有的夸大了一件事的作用，有时缩小了一件事的危害，秘书人员必须时刻以清新的头脑加以认识，在综合运用信息收集的基础上，注重实地调查。而针对信息的有效性，要具有辩证的信息观，提供绝对有效的信息是必要的，但是相对有效的信息，甚至无效的信息，有时可以用以开阔思路，进行反正比较，以达到决策的全面，正确，周密可行。而针对信息的时效性，就要既重视沟通传达掌握信息，又要学会及时运用，如果信息放着不用，那么信息也就作废了。要学会挖掘信息的深层效用，将信息与实际决策相联系，全面利用信息。

2.秘书要努力学习政策。

首先，秘书工作的政策性是很强的。秘书是领导决策的代言人，领导做决策是依据是政策，因此秘书只有自己首先了解政策的要求和方向才能辅佐领导，才能促使领导决策的方向的正确，才能正确贯彻执行各项方针政策，做好工作，才能不触犯法律。根据中共中央主席胡锦涛在2007年9月在APEC第15次会议上指出的“发展低碳经济”的规划，我国将“低碳”写入“十二五”规划之中，国家也向各级政府下达了一定的低碳指标。国家这个政策的目的是好的，它的本质是要通过制度创新，技术管理，来改善并减少对化石能源排放的生态文明模式，这种低能耗，低排放，低污染的“低碳经济”是可持续发展的必由之路。各级政府也为实现自己的目标做着各种努力，取得了许多成绩。然而在这一过程中，有些省份因为对政策不明，而犯了错。据央视2010年11月16日的报道安徽省全椒县为完成低碳“十一五”节能减排目标，采取了拉闸限电的做法。这虽然完成了指标，但他们不是以民生为主，而是以政绩为核心，为了达到目标而采取错误的做法，不但不能完成指标，相反损害了百姓的利益，误解了政策，结果只能是触犯了法律。而学习各种政策不仅是领导的事，也是秘书的事，作为领导身边最亲近的人，秘书必须收集各方面的方针，政策，法律条款，做好法规性准备，使领导的决策符合法律要求。只有学习了相关的政策，才能在收集信息时做到符合政策规定，这对于信息的筛选，整理有一定的影响。

其次，学习政策时要注意具体问题具体分析，将理论联系实际。政策并不是死的，而是活的，学习政策也必须要变通。任何政策的下达不是具体的，而是指导性的，不是要盲目的执行。在《反对本本主义》中，毛泽东曾经说过“一味盲目执行，这种单纯建立在上级观念的形式主义态度是不对的，要沉下身子。”政策是下达了，但各级政府要根据自己的不同情况制定不同的实施方案，否则只会竹篮打水一场空。秘书绝对不能搞形式主义，不能上头说什么就照搬照抄，而需要收集组织各方面的信息，资料，提供信息依据，并根据内外坏境条件的变化，适时修改调整信息，以符合组织运转的实际需要。《三国志·魏志·华陀传》中记载“府吏倪寻、李延共止，俱头痛身热，所苦正同。华佗曰:‘寻当下之，延当发汗。’或难其异，陀曰:‘寻外实，延内实，故治之宜殊。’即各与药，明旦并起。”就是说有两个人倪寻和李延都患头痛发热的病，名医华佗为他们诊治时，却开出了不同的方子。他给倪寻吃泻药，给李延吃发汗的药，结果都治好了。别人问他这是什么道理，华佗回答:“倪寻是伤食，李延是外感，所以治疗的方法不能一样。”他的“辩证治疗法”不墨守成规，而是根据病人的不同情况治疗，其实就是在实践的基础上得出的结论。具体的情况不同，采取的决策也不同。要做到理论联系实际就必须收集大量切实可行的信息，以便给决策的形成做参考。特别是现代社会还需要联系市场的情况，了解竞争对手的情况。这又将收集信息与学习政策联系到了一起。

总之，秘书为决策提供了必须的信息。决策的制定不是凭空杜撰的，而是以大量的信息为依据的，而秘书掌管文件材料，便于为决策提供政策依据;秘书深入调查研究，便于为决策提供可行性信息依据;秘书在各职能部门之间沟通协调，并且集民意，重视接待信访工作，便于为决策提供群体性综合性的信息依据;秘书部门是组织对外联系的窗口，便于为决策提供环境状态变化时优化决策的依据。

[1]政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定[Z].北京:中华人民共和国国务院令，1951.

[2]R·亚历克·麦肯齐.新时间管理法[M].上海:上海翻译出版社，1988.

[3]尚书·尧典[M].长沙:岳麓书社，2001.

[4]国务院.国有土地上房屋征收与补偿条例.[M].北京:中华人民共和国国务院令，2011.

[5]陈寿.三国志·魏志·华陀传[M].郑州:中州古籍出版社，1996.