桑利军

河南工业大学（450000）

关于工程建设资料全面有效管控的思考

桑利军

河南工业大学（450000）

这里对工程建设资料存在的问题进行分析，提出实行规范化管理和全面有效控制的思考。

工程资料；问题分析；有效控制

经济建设的快速发展，为建筑行业开创了广阔的发展前景。一座座高楼大厦——生活小区、学校、医院、商店、体育馆、文化馆等设施如雨后春笋般拔地而起，极大地满足了人们生活、学习、工作、文化、娱乐的需求，也提高了广大人民群众的生活水平。

然而，任何一个行业的快速发展，都不可避免地出现这样或那样的问题，建筑行业同样如此。作为一名从事工程建设管理的工作人员，笔者多年来参与了大大小小十几个建设工程项目。长期的工作实践，使我深切感受到建筑行业日新月异的发展和变化，也清楚地认识到在行业突飞猛进发展的过程中，应与其发展相适应的工程管理水平却相对滞后，由此所引发的工程延期、成本增加、资金浪费乃至工程安全等问题时有发生。百年大计质量为先。工程质量与人民群众的生活息息相关，一项优质的建设工程必须以严谨态度、科学高效、严格规范管理为基础。

下面结合笔者的工作经验，着重对建设工程管理中十分重要又容易被忽视的——工程资料管理工作所出现问题进行深入分析，并阐述其在工程建设中的重要性和迫切性。

工程建设资料是随着工程的立项、设计、施工、监理和竣工验收等活动的进行逐步积累形成的，它客观反映和真实记录了建设活动的整个过程。完整、准确、系统、规范的工程资料也是建设工程今后管理、维护、改建或扩建的重要依据。因此，必须对工程资料的收集、整编、审核、验收等工作实行严格规范的管理和全面有效的控制。

1 对工程资料规范化管理过程常见问题的分析

1.1管理不到位，导致资料缺乏完整性和真实性

每一个建设工程项目都须经历立项、勘探、规划、设计、施工、竣工验收、结算等漫长的过程，少则一两年、多则三五年，甚至更长的时间。在这个过程中积累形成的资料则涵盖了项目申请报告、可行性研究报告、地质勘探报告、上级批复文件、规划设计图纸、招投标文件、合同、预算、施工管理、竣工验收以及竣工图纸等各个阶段的原始资料，涉及到建设、设计、施工、监理等不同的参建单位和各个专业技术和管理人员。由此可见，工程资料的收集、整理、编制是一项内容复杂、文件种类繁多、数量巨大且要求规范、严格、准确、细致的庞大的系统工程。

在实际工作中，一些参建单位却往往把工作重点放在抓工程进度和赶工期上，忽视了工程资料的管理。工程资料管理制度的执行与落实、人员的配备等环节不够到位，如无专职和专业的资料管理人员，且相关人员更换频繁，工程资料交接不及时，甚至不按规定进行交接,出现管理上的失控和真空，造成工程资料的缺失。等到工程竣工验收时，再临时突击整理资料。例如，某个建设工程项目在进行结算前，工程项目负责人四处请人帮助，推荐和介绍工程资料管理人员，要求在规定的时间内尽快完成工程资料的收集、整理、编制等工作，并承诺给予高额回报。经过了解，该工程项目施工单位自认为工程规模不算太大，因此从工程筹备、开工、施工到竣工的过程中始终没有配备工程资料管理人员，到了工程竣工结算时，才急于寻找资料管理人员，应付差事，以求工程结算之需。结果送审的工程竣工结算资料中，关键的技术资料不齐全。技术变更、现场签证等资料与工程建设实际情况严重不符，施工日志等原始资料缺失，竣工图没有显示出设计变更的真实状况等等。因此，该施工单位报送的竣工结算资料几次被相关部门退回，进行重新修订、补充和整改……如此形成的档案资料无疑是缺乏完整性和真实性的,它即不能真实反映工程的实际情况，也不能使工程的验收、结算工作顺利进行。

1.2 工程资料管理人员专业素质不高,影响资料的的规范性

工程资料的收集、整理、编制、归档有其遵循的原则、标准、规范和要求，相关人员不仅要熟知《档案管理办法》、《建设工程文件归档整理规范》等专业的档案知识,还应具备一定的专业技术能力，以负责任的工作态度参与整个工程建设活动，才能编制出具有规范性、完整性、真实性的高质量、高标准的工程资料。

但由于档案管理意识的薄弱，管理队伍的不稳定，加之档案管理人员缺乏基本的管理和业务素质，在资料的收集、整理、编制、立卷中出现许多不规范、不统一、不合理等现象。

1）工程准备阶段文件不按规定使用原件，且无发文单位加盖的公章。所发文件的纸张、规格不符合规范要求。这样势必会造成二次返工、重新整理，以致于浪费不必要的人力和物力。

2）施工过程中设计变更单、现场签证单、技术核定单等资料不按照要求加盖参建单位印章或相关负责人签字不全；变更单编号与工程资料编号不一致。这类资料是将来的工程结算依据，牵涉到工程造价，若签字盖章不全，在工程结算时将被认为是无效的结算资料而不能作为结算依据，这样肯定会给施工单位带来巨大的经济损失。另外，签字盖章若不及时处理而采用事后补签完善的方式，由于人员变动大，时过境迁，从而导致签证内容与实际不符。

3）原始记录书写不规范、潦草、出现错别字等，使用铅笔或圆珠笔，而非要求的碳素墨水或蓝黑墨水。铅笔和圆珠笔字迹随着时间的推移会出现褪色、模糊不清的现象，不能长期保存，因此不能在需要存档的工程资料上应用。

4）原件缺失，以复印件顶替。按照建筑行业相关规定，需要存档和备案的资料必须要以原件为准，若以复印件顶替即违反相关规定。

5）竣工图不按规定进行编制。设计、技术变更部分未在图中标注或标注不完整。工程竣工图纸不仅是结算的依据，而且也是将来工程更新、维修、改造的基础资料，是十分重要的一项竣工资料。有些施工单位在提交竣工图纸时仅仅是在原来的施工图上加盖竣工图章，而不把相应的设计变更和新增内容标注在相应的位置，这样会为以后的工作带来很大麻烦。

2 对工程资料实行规范化管理和全面有效控制的思考

2.1 增强管理意识，强化管理措施、规章制度和用人政策的有效管控

参建各方必须充分认识到，工程资料管理与工程进度、工程质量管理在工程建设中具有同样重要的意义，是一项不可忽视、不可缺少的重要的管理工作。应从项目建设初期即制定行之有效措施，明确工作职责，注重相关措施的执行与落实，摒弃在用人上的随意性、随机性等不严谨的做法，配备符合专业要求、细心、耐心、有责任心的资料管理员；同时要适时做好专业知识和职业技能的培训和教育工作，确保相关管理人员的稳定性，为工程资料的规范化管理奠定基础，实现对规章制度和用人政策的有效管控。

2.2 对工程资料收集、整理等进行全过程的有效管控

参建单位须做到资料的收集整编与工程建设同步进行，严格落实工程资料编制“三同步”的原则，即工程立项开工与资料收集同步、工程施工过程与竣工资料形成同步、工程完工验收与竣工资料验收同步。配合工程进度定期对每一阶段资料的收集、整理情况进行检查、审核，对出现的资料不完整、不真实、不统一、不规范等现象及时发现、认真整改，并使该项工作制度化，对工程资料的收集、整理、立卷等每个环节实行全过程的有效管控。

工程资料管理人员要直接参与工程立项、设计、施工到竣工验收等全过程。根据工程的进展情况，每完成一个阶段，工程资料按照专业、时间等规范要求收集、整理一个阶段。同时，认真审核资料是否完整、分类和编排是否合理，防止资料的缺失，确保形成的工程资料符合规范化的要求。

施工现场资料和监理资料是工程建设资料中非常重要的两个环节，这两类资料的整理者是施工单位和监理单位。笔者重点阐述一下建设单位资料管理人员如何加强对施工单位和监理单位的资料管理。

1）建设单位应在相关合同中约定工程资料保证金制度。针对目前施工单位及监理单位在资料整理及移交方面存在的问题，建设单位可以在合同中约定从工程款中预留一定的数额作为工程资料保证金，待工程竣工结算完成后再返还，这样可以督促施工单位和监理单位对工程资料进行规范化管理,确保其移交的资料能真实有效地反映施工过程。

2）赋予工程资料管理人员一定的权利。责任和权利是相辅相成的，因此赋予工程资料管理人员一定的权利也是非常重要的。例如，如何从施工开始就对资料进行规范化整理,杜绝工程资料造假、与工程进度相比严重滞后的现象发生。笔者认为，可以与工程款支付联系起来，工程款支付要参考资料管理人员的意见,需经过管理人员的认可后才能支付，这样才能使施工和监理单位重视工程资料的收集和整理。

3）建设单位应制定规范的资料管理模板。一个大的建设项目的施工会由不同的施工和监理单位参建，各个单位整理和装订工程资料的模式形式各异，不可能统一，在这种情况下建设单位应根据自身的存档要求制定统一的模板，让参建单位作为参考，避免二次返工。

2.3 对工程资料移交、审核、验收的有效管控

作为工程资料管理过程的一个重要环节——资料的移交、验收，也须实施有效的管控。

参建单位应建立严格的工程资料交接、审核制度，对移交的工程资料必须严格把关。工程管理人员会同档案管理人员应高标准、严要求，依据《建设工程文件归档整理规范》及合同相关条文，认真审核资料内容是否完整统一，数据是否准确，文件整理、归类、书写、立卷是否规范，竣工图编制是否符合要求，移交的电子版资料是否与纸质资料相符合等。经审核工程资料符合规范要求，建设单位及参建单位相关领导及管理人员在移交清单上签字、盖章,然后接收、归档。

2.4 采用智能化管理，以提高工程建设资料的编制、归档、查阅的效率

目前，传统的资料管理还是以人工存档、计算机制表、复印机复印、手工填写等方式为主，这样不仅需要非常大的储存空间、消耗大量纸张，还不利于资料的查阅和检索。因此采取一种方便快捷的智能化管理软件就显得非常重要。目前，市场上已经研究开发出各种各样的档案智能化管理软件，供选择的范围也非常广泛。

工程资料的规范性、真实性、完整性、系统性决定了它的重要性，其重要性决定了它全过程有效管控的必要性、现实性和迫切性。只有做到了工程资料管理过程的有效管控，才能编制准确、规范的工程资料，并充分发挥它的科学和依据作用。